西城区会计档案整理操作手册
会计档案是整个国家档案的重要组成部分，是各单位经济活动的原始记录。
为了配合本区财政管理改革，创新和规范会计档案管理模式，便于档案的完整收集、安全保管和有效利用，特制定本手册。
1 范围
本手册规定了会计档案的整理程序和使用的装具。
本手册主要适用于区属党政群机关、街道、企事业单位。
2 定义
本手册采用下列定义：
2．1 会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
2．2 会计核算材料的整理
将归档的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他核算材料，按照操
作程序，以卷为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒的过程。
2．3 件归档会计核算材料的整理单位。
一般以经过装订的每册（卷）为一件。
3 整理原则
会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律，坚
持由会计部门负责整理的制度，区分不同保管期限，便于保
管和利用。
4 质量要求
4．1 归档的会计核算材料要真实、准确、齐全、完整。
4．2 会计账簿要做密封装订。
4．3 整理时，应使用统一要求的纸张、装订材料、档案保管装具等。
5 整理方法
5．1 分类
会计核算材料应采用类别——会计年度——保管期限的方法进行分类。
分类方法不能随意改变。
5．1．1 类别
将全部会计核算材料按会计凭证、会计账簿、财务报告、会计其他核算材料四类分开。
5．1．2 年度每类之下的会计核算材料再按会计年度分开。
5．1．3 保管期限每一年度内的会计核算材料根据保管期限依次分
开。
会计档案保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3 年、5 年、15年、25 年四类。
（参见《行政单位、事业单位会计档案保管期限表》、《企业和其他组织会计档案保管期限表》）。
5．2 装订方法及质量要求
归档的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料应进行装订，会
计核算材料的装订，首先要按类别分开，即会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料等不要混杂，每一类别的材料按照形成的时间顺序，结合数量多少，根据不同价值，组成若干个保管单位，一卷为一
件。
5．2．1 会计凭证装订方法及要求会计凭证按月分别装订成卷，一卷为一件。
每月可装订成一件或若干件。
5．2．1．1 按记账凭证的编号顺序排列，防止漏号、颠倒。
5．2．1．2 记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。
5．2．1．3 使用财务软件的记账凭证采用统一规格打印，页号由财务软件自动生成。
手工填写的记账凭证按要求编写页号。
5．2．1．4 记账凭证用线绳在左上角装订，厚度一般在1-2 厘米。
装订后要在凭证左上角包斜角，并在正面包角接缝处加盖单位财务专用章，背面加盖经手人员印章。
5．2．1．5 凭证封面填写要项目齐全、规范清楚。
5、2．2 会计账簿装订方法与要求会计账簿要按照账簿形成的特点，在同一年度中，将不同保管期限和不同种类的会计账簿分别装订成卷，一卷为一件。
5．2．2．1 会计账簿要有连续页号，页号填写在账簿右上角，使用钢笔或签字笔填写。
5．2．2．2 使用财务软件的会计账簿统一用A4 纸打印，采用规范的会计账簿封面进行热融密封。
5．2．2．3 手工记账的订本账应保留原有面目，账簿封面要加贴不干胶标签，并填写规范；活页账要将空白页撤除，采用上装订方法进行装订。
5．2．2．4 封面、备考表填写规范。
5．2．3 财务报告装订方法及要求财务报告由会计报表、编制说明等相关材料组成。
将同一年度形成的财务报告，按价值分开，永久保存的年度财务报告组卷后，随当年文书档案一同编目；月、季财务报告按月季分别组卷，一卷为一件。
5．2．3．1 财务报告要有连续页号，页号填写在财务报告右上角，使用钢笔或签字笔填写。
5．2．3．2 使用财务软件的财务决算报告用A3 纸打印，采用三孔一线左装订方法；财务月季报告使用B4 纸打印，采用三孔一线上装订方法。
手工制作的财务报告，采用三孔一线左装订方法。
5．2．3．3 财务报告的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章。
5．2．3．4 封面、备考表填写规范。
5．2．4 会计其他核算材料的装订方法及要求会计其他核算材料包括
银行余额调节表和银行对账单等。
5．2．4．1 将同一年度的银行余额调节表和银行对账单，按形成的时间顺序分别排列，可适其材料多少，按名称分别组卷或一起组卷，一卷为
一件。
5. 2. 4. 2卷内材料要有连续页号，页号填写在其他核算材料的右上角，使用钢笔或签字笔填写。
5. 2. 4. 3会计其他核算材料应按A4规格进行托裱，采用三孔一线左装订方法。
5. 2. 4. 4封面、备考表填写规范。
5. 3封面填写要求
会计核算材料封面内容要逐项填写，字迹应符合归档要求，便于档案的保管利用。
5. 3. 1会计凭证（见图1 ）
5. 3. 1. 1单位名称：填写本单位全称。
5. 3. 1. 2题名：由单位名称、时间、凭证名称组成。
例1:西城区档案局2002年1月记账凭证（1）一指该月第一册
例2:西城区档案局2002年1月记账凭证（2）
5. 3. 1. 3件号：每件排列顺序号。
5. 3. 1. 4凭证起止日期：每件凭证开始时间和终结时间。
例：2002年1月1日至2002年1月15日
2002 年1月16日至2002年1月31日
5. 3. 1. 5凭证起止号数：记账凭证的起止号。
5. 3. 1. 6保管期限：15年。
5. 3. 1. 7凭证张数：记账凭证总张数。
5. 3. 1. 8单据张数：原始单据总张数。
5．3．1．9 经办会计：凭证整理人员。
5．3．1．10 整理人：财务部门的档案人员（出纳员不得整理和兼管会计档案）。
5．3．2 会计账簿（见图2 ）
5. 3. 2. 1 单位名称：同5.3.1.1O
5．3．2．2 类别：会计账簿。
5. 3. 2. 3 题名：由单位名称、时间、账簿名称三部分组成。
例1 ：西城区档案局2002 年现金日记账。
例2 ：西城区档案局2002 年总分类账。
5. 3. 2. 4 年度：会计账簿形成年度。
5. 3. 2. 5 保管期限：该件保管期限。
5. 3. 2. 6 页数：每件总页数。
5. 3. 2. 7 件号：每件排列顺序号。
5. 3.3 财务报告（见图3、图4 ）
5. 3.3. 1 单位名称：同5.3.1 . 1。
5. 3.3. 2 类别：财务报告。
5. 3.3. 3 题名：由单位名称、时间、财务报告名称组成。
例1 ：西城区档案局2002 年财务决算报告。
例2：西城区档案局2002 年1 月财务报告。
例3：西城区档案局2002 年第1 —12 月财务报告。
5. 3.3. 4 年度：财务报告形成年度。
5. 3.3. 5 保管期限：永久、5 年、3 年。