2．文书工作
(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。
3．生活管理工作
(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。
4．安全保卫工作
(1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。
1.3 会议的作用及缺陷
1．会议作用
（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象
2. 会议缺陷
（１）．造成时间、精力的浪费 （２）．造成经济的浪费 （３）．造成信息的重复、浪费 （４）．滋长不正之风
1.4 会议的种类
2、教学难点


案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布臵不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工 作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系， 一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上， 等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单 位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员 较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导 登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题 呢？
1 会议概述
1.1 会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。
1.2 会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
7、会议保密工作
1)会前保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席 人员及会议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘 书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采 取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其 数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定 的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及 会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃 密、泄密检测。
1.5 会议成本意识
会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
1.6 会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布臵会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。
2）记录主体
与会者的发言。议定事项。
3）记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
（2）、会议记录的要求
准确、完整、简洁、明确。
（3）、会议记录的重点


会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
11、制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 工作证 记者证 出入证
会议工作证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表 和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲 话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其 他会议材料等。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
报到及接待工作 组织签到 做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
12.2 会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
12.3 会务工作的具体内容
12.3.1 指导会务工作的原则
问题讨论
1．会议议程与日程的区别。 2．简述拟订会议议程与日程表的方法。 3．选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布臵工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？
12.2.3 会中服务工作
1、报到及接待工作
13、安排食住行



会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、 适合口味、方便节约”的原则，做好伙食 预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定 标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要 求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通 服务。
14、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用 品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、 宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他 费用。
12.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
12.2 会务工作流程图（会中）
（4）会议记录方法
1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、 决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录. 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修 改，或请发言者重复。 3）与会者提的意见、建议，要记人名。
（5）会议记录的修改
1）定稿打印前，请主席签字批准。 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。 3）会议记录一经签名，不能再改动。
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
12.3.2 会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据 会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确 定会期的长短应与会议内容紧密联系。
备 注
3、 9 上午
9：00 9：30
9：40
报 到
会议开始 ，张董致开 幕词 李总：年度经营报告
花园酒店大 会议厅 大会议厅
大会议厅
11：00 11：30
年度决算表 大会结束
大会议厅
10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、 与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式 通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
主席台坐次
礼堂型
教室型会场
③会场内外的布臵： 会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色 调、灯光、气味、旗臶、花卉。
会徽
会标
16、检查会场
（1）. 方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现 场检查。 （2）．检查的内容 A.文件的材料准备情况。 B.会场布臵情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、 值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会 议顺利结束，并随时应付各种突发事件。
（2）保卫工作
①重要与会者人身安全保卫 ②重要文件的保卫 ③会场和驻地的保卫 ④会议设备的保卫 ⑤与会者贵重物品的保卫
6、公司常见会议类型
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、 订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联 谊会、表彰会。
大家谈

你参加过一些什么样的会议？ 你是否喜欢这些会议？为什么？
1.4 会议的申报与审批
1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点