函件管理作业规范
1.目的
为确保本所各类函件的发放、使用、回收等过程得到有效控制，特制定本规范。

2.适用范围
本规范适用于本所函件管理的过程控制。

3.职责
3.1法务专员负责函件的登记，发放和回收；负责对补函申请中已领函件情况的审核；
3.2承办律师负责函件的领取、使用和上缴；负责申请补函；
3.3法律事务部负责人一般法律事务函件申领的审批，负责审核补函申请；
3.4执行主任负责法律事务部负责人函件申领的审批；负责审批补函申请；
3.5主任负责审批法律法规规定和相关方要求其审批的申请。

4.程序
4.1本规范所称函件包括：
a)《律师事务所函》（律师事务所民事/行政专用文书）；
b）《律师事务所函》（刑事诉讼格式文书一）；
c)《律师事务所函》（刑事诉讼格式文书二）；
d）《律师事务所函》（刑事诉讼格式文书三）；
e)《指定辩护函》（刑事诉讼格式文书六）；
f)《律师会见在押犯罪嫌疑人、被告人专用介绍信》（刑事诉讼格式文书八）；
g)《律师会见在押犯罪嫌疑人的函》（刑事诉讼格式文书九）；
h)《会见在押犯罪嫌疑人申请书（涉及国家秘密案件用）》（刑事诉讼格式文书十二）；
i)《提请手机、调取证据申请书》（刑事诉讼格式文书十三）；
j）《调查取证申请书》（刑事诉讼格式文书十四，向检察院或法院提交）；
k）《通知证人出庭申请书》（刑事诉讼格式文书十五）；
l）《接触强制措施申请书》（刑事诉讼格式文书十八）；
m）《延期审理申请书》（刑事诉讼格式文书十七）；
n）《重新鉴定、勘验申请书》（刑事诉讼格式文书十八）；
o）其他需要向公安、安全、检查、审判、仲裁等机关出具的函件。

4.2函件的登记和发放
4.2.1法务专员在领取函件后，应在《函件清单》上登记后妥善保管。

4.2.2本所执行一案一函制度，但下列情形除外：
a）因变更承办律师需要另行出具函件的；
b）刑事诉讼案件会见犯罪嫌疑人、被告人的；
c）其他需要另行出具函件的情形。

4.2.3法务专员根据经审批的《收结案审批表》，将函件填写完整，提交有审批权限的人审批。

不能确定函件送交单位完整名称的，可不填写送交单位名称一栏，但函件存根送交单位一栏应写明单位简称。

4.2.4法务专员将函件向承办律师发放，并将发放情况在《函件发放/回收登记表》上登记，由发放人和领取人签字确认。

4.2.5法务专员不得出具空白或未经批准发放的函件。

4.3函件的使用和回收
4.3.1承办律师领取函件后，应妥善保管，不得损毁、遗失，并按规定的用途向送交单位提交。

4.3.2函件损毁、遗失或者有4.2.2规定情形之一的，承办律师应填写《补函申请表》，经法务专员审查、法律事务部负责人审核、执行主任批准后，由法务专员补发函件。

补发函件，按本规范4.2.3、4.2.4的规定执行。

4.3.3下列情形下，承办律师应将函件上缴给法务专员：
a）因损毁等原因不能使用的函件；
b）填写错误的函件；
c）未向送交单位提交的函件。

4.3.4法务专员回收函件，应回收情况在《函件发放/回收登记表》上登记，有提交人、回收人签字确认，在回收的函件上加盖“作废保留”印章后归档保存。

4.4本规范涉及的审核、审批时效为：收到材料之日起三个工作日内。

5.相关文件
无
6.记录
《函件清单》
《函件发放/回收登记表》《补函申请表》。