GML财务系统用户操作手册应付账款模块（AP）文档作者:创建日期:更新日期：当前版本: 2.0文档控制变更记录日期作者版本变更参考2008-04-01 Joyce Zhang 1.0 没有以前的文档2008-05-06 Joyce Zhang 2.0 统一文档格式审核姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1234备注:出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的电子版本，请打印出来并在封面的相应位置写上您的名字。
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Page 2 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44 PM目录文档控制........................................................................................................... i i 概述. (5)文档说明 (5)文档内容 (5)相关文档 (5)发票业务处理 (6)标准发票 (6)借项通知单 (15)贷项通知单 (17)预付款发票 (19)费用报表 (27)退回借支款业务 (29)付款业务处理 (30)单一付款 (30)付款批 (36)发票和付款的调整 (44)取消发票 (44)冲销分配 (47)取消付款 (50)应付账款查询 (53)界面查询 (53)报表查询 (60)月末结账 (65)月末关账检查 (65)应付款导入总账 (66)关闭/打开会计期 (67)应付模块信息维护操作 (73)供应商维护 (73)Page 3 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44 PM银行账户维护 (76)分配集维护 (79)Page 4 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44 PM概述文档说明本操作手册用于指导Oracle系统应付账款用户的日常业务和维护操作。
文档内容最终用户操作手册的每一章节将按应付账款模块涉及的基本业务类型结合系统的标准功能来展开，主要包括以下两个方面：业务描述：简要描述操作的背景、用途等。
操作过程：简要描述的步骤。
相关文档相关文档名称:GML Accounting Payables Solution(CN) 24 Mar.08 .docGML_应付关键用户培训材料(CN) 24 Mar 08.pptGML_应付最终用户培训材料(CN)_25 Mar 08.pptPage 5 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44发票业务处理Oracle应付账款模块中常用的发票类型主要为标准、预付款、借项通知单、贷项通知单和费用报表等。
标准发票业务描述标准发票适用于如下业务：商品采购发票、非商品采购发票、商品类供应商押金、促销员押金、代收业务和摇摇车业务。
本节为Oracle应付模块应付发票的基本操作，是后续章节的基础，请相关人员熟练掌握本节的操作。
操作过程发票录入职责：应付会计路径:>发票批1.在发票批上点击鼠标左键两次，“发票批”界面打开。
双击进入,输入发票批名录入发票批名，建议批名命名规则为“录入人姓名拼音缩写-年月日”，如王静2008年4月1日录入的发票批，批名为：WJ-080401。
Page 6 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44点击发票按钮,进入发票录入界面2.在“发票”窗口中选择“标准”发票类型。
点击确定3.在“供应商”下拉列表中选择供应商名称，供应商编号系统会自动默认出来。
注释：选择供应商时可在查找栏输入供应商名称的关键字，前后再加上通配符“%”,如，要查找供应商: 湖南中粮可口可乐饮料有限公司，可输入查找条件：%可口%，点击查找，在弹出的供应商名称列表中用光标指定符合条件的供应商，然后点击“确定”按钮。
Page 7 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44点击确定4.在“地点”下拉列表中选择供应商地点。
点击确定5.输入“发票日期”，或通过选择[TAB]键接受应付款管理系统的默认值：当日。
Page 8 of 80 Printed: 4/25/2022 2:446.输入“发票编号”：注释：应付款管理系统不允许为同一供应商输入重复的发票编号。
如果有原始发票实际编号的，直接采用原始发票实际编号作为发票编号；如果没有原始发票实际编号的，则建议采用如下规则手工编号：发票批名-2位流水号，如王静在发票批“WJ-080401”中输入的第一张发票的发票编号为：WJ-080401-017.输入发票的“发票额”和“摘要”。
8.在“分配集”下拉列表中选择发票的分配集（可选操作）。
注释：选择分配集后，应付款管理系统会自动将分配集上定义的会计科目作为此发票的分配行科目。
Page 9 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44点击确定9.在描述性弹性域中录入发票头上的现金流量类别。
点击确定10.其他信息如无需更改，可直接采用系统默认值。
注释：GL日期决定了该发票入账期间，系统默认的是当前日期。
如果在下月初补录上月的发票，则应将GL日期修改为上月的日期。
例：4月1日补录3月31日的发票，则应将GL日期改为“31-Mar-2008”Page 10 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44如无需更改，可直接采用系统默认值点击“分配”按钮，进入发票分配界面11.点击“分配”按钮，进入发票“分配”界面。
“分配”界面中的“编号”、“类型”、“账户”由系统自动默认，手工输入“金额”和“摘要”。
注释：由于在发票头上选择了“分配集”，因此分配行的“账户”会由系统自动默认。
如果在发票头上没有选择“分配集”，则需要手工输入分配行的“账户”。
Page 11 of 80 Printed: 4/25/2022 2:4412.如果行项目上的现金流量类别与头上指定的现金流量类别不一致，则需要在行的描述性弹性域中指定行项目的现金流量类别。
录入完毕后保存，然后关闭分配界面，返回到发票界面，再录入下一条应付发票。
关闭分配界面，进入发票界面点击确定发票验证职责：应付主管路径:>发票批>发票13.验证发票。
用应付主管的职责进入“发票批”，查找到需要验证的发票，点击“活动”按钮，进入“发票活动”窗口，勾选“验证”复选框，点击“确定”按钮。
注释：发票在进行“验证”前，除发票类型信息不能更改以外，其他信息如供应商、日期、发票编号、金额、摘要和账户等信息均可以更改，而一旦验证了发票，则发票的各项信息都不允许修改，如果发现发票有误，只能采取取消发票，再录入一张正确的发票的方法进行更正。
勾选“验证”复选框Page 12 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44点击确定创建会计分录职责：应付主管路径:>发票批>发票14.为发票创建会计分录。
发票验证后，如需要立即查看发票的会计分录，可再次点击“活动”按钮，进入“发票活动”窗口，勾选“创建会计科目”复选框，点击“确定”按钮。
Page 13 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44勾选“创建会计科目”复选框点击确定15.查看发票会计分录。
点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到此发票对应的会计分录。
Page 14 of 80 Printed: 4/25/2022 2:44账户的中文说明借项通知单业务描述借项通知单适用于商品类供应商的扣点业务。
操作过程职责：应付会计路径：>发票批1.录入发票头信息。
查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“借项通知单”，发票金额必须为负数，其他信息的录入方法同标准发票。
Page 15 of 80 Printed: 4/25/2022 2:442.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息，保存。
3.验证发票，创建会计科目。
操作过程同标准发票。
Page 16 of 80 Printed: 4/25/2022 2:444.查看会计分录。
可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额是正数，而不是负数。
转换借贷方，金额为正。
贷项通知单业务描述贷项通知单适用于GML的代付业务。
操作过程职责：应付会计路径：>发票批1.录入发票头信息。
查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“贷项通知单”，发票金额必须为负数，其他信息的录入方法同标准发票。
Page 17 of 80 Printed: 4/25/2022 2:442.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息，保存。
3.验证发票后，创建会计科目。
操作过程同标准发票。
Page 18 of 80 Printed: 4/25/2022 2:444.查看会计分录。
可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额是正数，而不是负数。
转换借贷方，金额为正。
预付款发票业务描述预付款发票适用于如下业务：商品类供应商预付款、非商品类供应商的预付款、现采员的现金支票借支以及员工借支和备用金借支业务。
供应商预付款申请后，应付会计根据已批准的预付款申请单据，在应付模块录入预付款发票。
将来收到供应商发票后，由财务确认是否需要冲销预付款，如需冲销，则在应付模块中录入标准发票核销原预付款发票员工向公司借支现金时，也应先录入预付款发票，以后再用费用报表发票来核销预付款发票。
如果有余款退回，则应录入一张标准类型的虚拟发票来核销预付发票。
操作过程预付款录入职责：应付会计路径：>发票批Page 19 of 80 Printed: 4/25/2022 2:441.录入发票头信息。
查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“预付款”，其他信息的录入方法同标准发票。
注释：“预付款类型”默认为“临时”，对于一般预付款/借支发票，取默认值；对于备用金借支发票，需要将其更改为“永久”。
Page 20 of 80 Printed: 4/25/2022 2:442.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入“金额”、“摘要”和现金流量类别等信息。
注释: 预付款发票的分配行账户由系统根据对应供应商地点下定义的预付款科目自动带出，但可修改。
3.验证发票后，创建会计科目操作过程同标准发票。
4.查看会计分录系统默认的账户，可更改。
手工输入金额Page 21 of 80 Printed: 4/25/2022 2:445.支付预付款发票。
预付款发票验证通过后，由应付会计在付款工作台进行支付操作。
付款操作步骤参见“付款业务处理”。
注意：对预付款发票只能进行全额支付。