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商务礼仪之发送邮件及递交名片礼仪PPT教学课件

商务礼仪之发送邮件及递交名片礼仪
Jenny Liu 2009-05-06
培训大纲
一、如何有礼貌的发送邮件 二、如何有礼貌的接递名片
一、如何有礼貌的发送邮件
发送邮件无论长、短,都要让接收邮件的一方感觉到自己所发出的邮 件有礼貌,且语言简练、条理清楚。使对方在最短的时间内可以抓住 邮件重点;
1、 首先要分清楚哪些人是处理此事情的主要对象,即用TO:XXX,如 果是此事情只是告知某人,而不需要此人处理则用CC:XXX;
2、其次用最简单的语言在标题栏写明主旨。如果是给供应商发送邮件, 为了日后便于查找,请先写供应商名称,再空两格写名主旨;
3、 邮件开头请顶格写XXX小姐或XXX先生,以逗号或冒号结束此行;
4、 空一行顶格写:“您好!”此问候非常重要,代表5、简单的问候以后就可以开始您的正文描述了,如果是几句话就可以说明清楚的,可以在一 段中描述清楚;如果是几句话也说不清楚,需要很长一段话才能说明清楚的,请分点来描 述,即1、2、3等来使看邮件的人很快看完;
6、但是在分点时,对于每点之前请以段的形式隔开,不要在一行中写两点或几点连成一片来 写,这样不容易让收件人快速阅读及抓重点;
7、所有要说明的观点或意见已经说明清楚,请提出自己建设性的意见,即有主观因素及客观 条件,目前此事需要收件人做什么?这点很重要;
8、最后可以顶格写:“以上(或综上),请参考,如有疑问请帮忙提出,谢谢!”或是其它 表示感谢的语言;
9、请以“Best Regards,+署名”结尾,以让收件人可以很明确的知道发件人是哪一位?
10、如果有附件的,在发邮件之前确认附件是否有附上?再发送;
11、对于个人代表部门向其它部门发送邮件时,请将要发送的内容与部门经理确认无误后再 发送;
二、如何有礼貌的递接名片
有礼貌的递接名片是在商务礼仪上的展现自身礼仪素质的表现,具体步 骤如下: 1、当接名片时,需要双手接起对方的名片,然后有礼貌的读出“姓+职位, 您好!”; 2、将自己的名片名字正方向对向将要发名片的对象,然后双手递交; 3、有礼貌的说“这是我的名片,请多指教”的客套话;
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