倾听的技巧
倾听的技巧
第七章 如何对待会议中的意外情况
与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇
与“cicada蝉”相 遇
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
会议频率
会议频率
一 对 一 会 议
第二讲会议效率不高的原因及解决方案
会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范
效率不高的原因
项次
（1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因
时间
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
会议时间分配
主持人的发言发言 时间要占到20%
畅所欲言
会议进程的控制
权 力 方 式 语言方式 非语言方式
如何组织达成共识
在“论议纷纷”基础做成的，而不是在“众口一词”的基础上做成的。
的邀 监请 督议 单案 位执
行
会议决策方法
群体决策法
团队决策法
权威决策
共识决策
相互
少数服从多数决策 交流
无异议决策
与蝉相遇
主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
与“shark鲨鱼”相遇
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
与鲨鱼相遇
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
保工 障具 控效 制果
执行策略
纪分 归要工 档发落
布实
策划方案 批准会议
会务准备
会议实施
后续工作 评估反馈 补充会议
提出问题
应信决 急息策 性性性
专家咨询
设计和布置
会议管理机构
编制预算
设施 环境 场所 配 和文化
会议本身要遵守的规则
第三讲开会前的准备工作
• 是否要开会 • 准备工作的作用 • 5W1H • 准备工作核对单 • 主持人的准备工作
头脑风暴法 德尔菲法 思想转换法 易地思考法
第五章 会议的有效沟通与反馈技巧
会议中的沟通 会议中的反馈技巧
会议中的沟通
沟通的定义：
为了实现一个目标，将信息、思想 和情感在个体或者群体之间相互交流， 达成共识的过程。
会议中的沟通
理想的100% 说出了80%
听到的60%
听懂的40%
执行的20%
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会 议毫无意义、宣告失败。
高效会议预防性管理
高效会议的特征
如何会议规范
• 时间安排方面的规范 • 固定的会议流程规范 • 会议本身要遵守的规则
会议流程图
内时费 容间用 对地会 象点务
开会方法
领组 导织 和保 机障
文各 件项 内会 容务
构者 议程和程序
会议的作用
会议种类
团体
会议 按
按
人
数
一对
层
分
一会
议
次
分
• 规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 • 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 • 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 • 对象：内部、外部、国际、层次 • 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会
会议的频率
会议的频率
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到 会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失 败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
开会的原因、目的和结果
开会的条件
必须把信息同时传 递给很多的人
树立典范、发挥榜 样作用
共同讨论、集思广 益
如果
外部环境要求
听取部门工作汇报、 并委派任务
突发意外事件需要 解决的问题
准备工作的必要性
会议准备的5W1H法
Why
when where what who
how
会议准备工作内容
• 了解会议的目的 • 是否一定要开会 • 确定会议的形式 • 安排会议的议程 • 决定会议的时间 • 确定会议的主持人 • 决定会议的地点 • 研究会场如何布置 • 确定出度人数 • 安排出度者座位
第一讲当今会议面面观
会议的意义 会议的目的 会议的作用 会议的种类 会议的频率 会议的成本
集思广益 形成决策
会议的意义
会议是一个集 思广益的渠道
会议显示不部门的存在
会议是一种群 体的沟通方式
思思考考
会议的目的
开展有效的沟通
传达资讯
会
监督员工、协调矛盾
议 目
达成协义
的
资源共享
激励员士气
开发创意
巩固主管地位
沟通 行动 目标 计划
预备 可能 的争 执
–…
进行 SW OT 分析
–…
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SWOT分析
自
优势strength
身
劣势weakness
环 境
机会opportanitg
威胁threat
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第四章 成功会议的六种策略
如何做 开场白
…
……
如何达 成共识
如何做开场白
定义 3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨 内容 开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等 程序 概观程序、提供资讯、会议记录、征求意见
会议准备工作内容
• 是否准备会议名签 • 是否安排与会者住宿 • 是否安排交通工具 • 是否发出了会议通知 • 确定视听教材 • 确定辅助教材 • 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备资料 • 确定自己人的相关资料 • 是否安排会后娱乐项目并并做好事先通知
主持人的准备
四个… 准备工作
设定 制订
沟通的桥梁
会议中的反馈技巧 反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
会议中的反馈技巧 三 部 曲
第六章 主持人的会议管理技巧
倾听的技巧 实际的说话技巧
倾听的技巧
倾听 ：
是暂时忘掉自我的思想、期待、 成见和愿望。全神贯注的理解谈话者 的内容，与他一起去体验，感受整个 过程。这是一种管理技巧，可以通过 学习和锻炼得到提高。
沟通的漏斗
会议中的沟通 沟通的金三角
设身处地
自己
对方
会议中的沟通 沟 通 的 冰 山 理 论
会议中的沟通
努力达 成目标
积极 倾听
有效 沟通
有明确的 沟通目标
重视每一 个细节
有明确的 时间约束
会议中的沟通 如何建立信任
坦诚相待
找共同点
不必说出所 有的真象
适当展示自己 的能力和水平
适当暴露自己 脆弱的地方