EXCEL在办公自动中的基本应用
摘要:EXCEL在办公自动化应用的领域越来越广泛,本文主要介绍了EXCEL常用功能,具体内容包括数据的录入、格式的设置、数据的处理等操作,并通过成绩表案例对EXCEL常用功能作简单介绍。
关键词:EXCEL 数据录入格式设置应用
随着计算机的普及,EXCEL在办公自动化应用的领域越来越广泛,本文主要介绍一些日常办公中常用功能的基本应用,最后通过一个具体案例来分析。
1 数据录入
在日常办公中一些数据需要重复输入,这类问题可以通过应用EXCEL快速解决,然后在EXCEL中可以通过“复制粘贴”或“选择性粘贴”根据需要对数据进行选择粘贴;应用“填充”功能可以实现向各个方向填充需要的数据,(包括手动拖拽、“填充”功能),还可以能过“导入外部数据”功能从其它文档程序中导入要使用的数据,比如:在考试后我们需要进行成绩统计,需要录入班号,通过“复制粘贴”或向下“拖拽填充”功能快速完成该操作,从而节省大量时间。
这些功能都可以快速完成数据的录入工作,减少人工输入数据的工作量,大大提高了工作效率。
2 数据格式设置
数据的输入操作完成后,需要对录入的内容进行格式的设置,选中设置格式的内容通过“单元格格式”功能完成对数据类型、对齐方式、字体、字号、字体效果、表格边框以及背景的设置,也可以通过对“格式”工具栏中一些格式设置按钮的应用来完成该操作。
通过“样式”功能自定义需要的样式,然后对要设置的格式的数据区域应用已定义样式,可以快速完成样式设置。
行、列、单元格的功能,便于对行、列、单元格进行大小、增加/删除、隐藏/显示功能的操作,可以对连续或间隔的行列进行操作,此类操作可以椐据需要对数据进行不同格式的标记,美化表格格式,对一些特殊的数据可以进行一些标记便于查看。
3 对数据的操作
实际工作表如果无法用手工计算和分析,EXCEL可以提供强大的计算工具,全面的函数,以及快速的数据分析功能。
在EXCEL中提供了函数、分类汇总、数据透视表、筛选、排序、有效性、记录单功能,这些功能实现了快速对数据的计算、统计、筛选和排序操作。
通过应用平均值、求和、最大、最小、统计函数就可以快速统计出一次考试后,每个学生的平均分、总分,以及每一科的最高分、最低分,实际参加考试的人数。
EXCEL超强的计算分析功能可以大幅减轻工作量,从而提高工作效率。
4 EXCEL的实际应用
一些数据通过手工计算工作量大,效率低,而且容易出错,使用EXCEL可以准确、快速的完成这类工作。
下面是XX年级一次考试后成绩统计,附成绩表,通过该成绩表介绍一些EXCEL常用功能的使用。
(表1)
4.1 数据录入
在上述成绩中进行数据录入时,“班别”便可以进行“复制粘贴”功能快速完成,“座号”是一组递增的数据,在输入1、2后,选中这两个单元格直接p选中要设置格式的数据通过“单元格格式”对话框中的功能或“格式”工具栏中的按钮根据个人需要对数据进行格式设置,比如设置“平均分”的小数位数是“两位,选中平均分一列在“单元格格式”对话框“数字”选项卡中设置类别为“数值”,小数位数“2”,保存设置;在对齐、字体、边框选项卡中设置表格的对齐方式、字体、字号及以字体效果,设置表格的边框,不同位置处线条的类型、颜色。
保存设置后,成绩表以设置的样式显示,其中字体颜色、单元格背景便于对一些特殊数据进行标识,也可以应用“样式”设置单元格格式。
对于此类问题如果手动完成需要花费大量时间和精力去筛选和标记,而且容易出错,应用EXCEL后不仅可以节省时间和精力,而且可以避免手动操作时的错误。
成绩统计:每一次考试结束,学校都要对学生各科目成绩进行统计和分析,其中包括学生的总分、均分、名次,各科目的平均分、及格率、优生率等项目。
通过手工计算,不仅工作效率低,而且工作量大,容易出现错误,通过应用EXCEL后,就可以快速准确的完成该项工作。
(1)计算总分:在K2单元格中输入“=sum()”光标定位在公式的括号内拖动鼠标选中D2:J2单元格区域,按回车键确定计算总分;向下拖动填充其他单元格,便可直接汇总所有同学的总分。
(2)计算平均分:在L2单元格中输入“=average()”光标定位在公式的括号内拖动鼠标选中D2:J2单元格区域,按回车键确定计算平均分,向下拖动填充其他单元格,便可直接得到所有同的平均分;
(3)计算及格率:如计算语文的及格率,输入公式“=countif(D2:D10,”>60”)/count(D2:D10)”便可得到语文的及格率;
(4)成级排名:选中整个成绩表,打开“排序”对话框,选择按“总分”列进行升序排序,可以得到该班级的名次。
通过上述公式便可快速准确地分析成绩表,从而节省大量时间,可以应用筛选功能显示一次考试成绩的前10名,或成绩在某一科某一分数段的同学,应用max、min查找某一科的最低分、最高分。
5 结语
随着办公自动化的普及,EXCEL也被应用到各个领域,本文介绍了EXCEL中最基本的数据的录入、格式设置、数据处理,结合事例对此类功能作简单说明。
结果表明,使用EXCEL软件可以较大幅度地提高工作效率。
参考文献
[1]邵士媛.计算机应用基础[M].清华大学出版社,2008.7.。