光说不练 假把式真把式 永远是又会说又会练
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经验1：听话的文件名 文件名或目录中的数字如果采用阿拉伯数字会使
计算机显示时按数字大小顺序显示。会更有利于计算 机显示的排序，不会出现显示顺序混乱的问题。
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经验2：操作方便与文件安全兼容
有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中， 而又经常编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间， 可以采用将其选中，右击选择“发送快捷方式到桌 面”，文件夹或其他计算机通过网络共享过来的也可 同样建立快捷方式，这样既方便使用又便于分类存放。
对无用文件清理你做到了吗？ 对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理！
有用文件 无用文件
对有用文件整理你做到了吗？ 对同一个有用的不同版本的文件，确认后保留一个最终版本！
有效版本 多余版本
在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机， 包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于 自己的文件，有各种内容和各种格式。随着时间的延长， 日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自 己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能有一 套自己的切实可行的办法，我也见过许多人的文件管理方 式，发现还有很多人管理文件的方式和方法不是很恰当， 不够清晰和明了，当你打开他的计算机时，看到桌面上文 件到处都是，硬盘和目录中到处是文件和大量目录，进入 目录后，即使是WORD文件而从文件名字也根据看不出来是 什么内容。

我们可将E盘中的文件夹的结构分级分为三等： 一等：一级目录（文件夹） 二等：二级目录（文件夹） 三等：文件
注：文件夹的数目不宜过多，过多的分级会造 成操作上的不便，也不便于记住文件夹的结构！
文件命名原则
① 使自己和工作组的每一个成员能够方便的理解每 一个文件的意义。
② 名称在能知道意义的情况下越短越好。 ③ 当我们在文件夹中使用“按名称排例”的命令时，
同一种大类的文件能够排列在一起，以便我们查 找、修改、替换等操作。 ④ 电脑排序时会按照文件名称从左到右的顺序进行 排列。
主题+部门+日期 日期+主题+部门
部门+主题+日期 日期+主题
6个原则
1. 文件夹结构分级不超过三级 2. 同级别文件夹不超过15个 3. 文件夹中文件不超过50个 4. 文件夹名称统一字数（4~8个字符） 5. 办公文件命名适用这种型式的命名主题+部门+日
不能反映文件归属时期
文件规范化命名模板
2013.xls 部门年终总结.xls
员工工资表.xls
2013年年度培训计划表 2013年人事行政部门年终总结 2013年12月份员工工资表
电子文件三要素
电子文件
文件怎样 存放才好
文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件
怎样快递 找到文件
文件与文件夹
文件
1. 看看你的电脑中计算机的文件，到底有哪些，一个 一个的找出来。
2. 将这些文件按文件命名原则重新命名。 3. 根据文件类别设置文件夹名称－参考文件夹名称设
置原则。 4. 设置文件夹层次类别。 5. 将文件放入新设置文件夹中。
那么通过上面的讲述 怎样保持电脑文件景然有序？
1
结构
建立完善的 文件结构
某一个文件所在的地方：分区/文件夹/子文件夹/文件名
文件规范化命名目的
沟通的需要 让接收方一眼明白文件的主题
索引的需要 方便快速检索到所需要的文件
回溯的需要 区分版本并随时回溯以前版本
文件规范化命名分析
2013.xls
错误原因
不能反映文件的主题
部门年终总结.xls
不能反映文件的归属部门
员工工资表.xls
总结了一下，综合起来大概有以下几个方面的问题： 1、不会起文件名 2、不会建文件夹 3、不良习惯
专用名词的解释
硬盘-一棵树 分区-大的枝桠 文件夹-分枝 子文件夹-小枝桠 文件-树叶
文件管理的真谛
在于文件方便、快速提取、 科学地分类、规范化命 名是文件管理的精髓所在
文件管理的目的
便于查找 保持电脑桌面的清洁 规范文件名 规范文件夹结构
期 6. 图片命名适用这种形式的命名日期+主题
定期归档 1.发辉快捷方式的便利：如果我们经常要快速访问文
件或文件平面，那可以右击选择“创建快捷方式”， 再将生成的快捷方式放置到你想要的地方。 2.定期归档文件：将电脑保持在无垃圾文件、桌面整 洁的状态 3.发挥E盘的作用：能快速的找到自己想要的文件
电脑合理区分 电脑硬盘中有C、D、E、F四个硬盘，我们可以将它们标 准规划为：
C：操作系统盘
D：应用软件盘
E：工作文件盘 F：私人文件盘
文件夹结构的建立 根据文件的不同内容信息及类型建立合适的阶梯结构，
将同类型的文档存放于相同的文件夹
文件夹合理结构
骨架
适合的文件夹 科学的分类
层级
数量
适中的层级数 结构的深度
电脑文件管理培训
为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有木有？
老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了
客户 资料 电话的一端
的
怎么也找不到？
面试简历 应聘人来了，收到的
在茫茫的文件中分不清！
电脑文件最容易乱的地方在哪里？
个人下载目录
有木有？
理想中文件是什么样呢？ 存放方便、查找便捷
文件管理的本质？ 科学分类、命名规范
2
命名
规范化地命 名文件夹
3
归档
周期性地将 文件归档
培养每天清洁的良好习惯
1.下载软件 下载时，把软件存放并安装在
规划好的盘中
2.安装软件 卸载软件后要到软件安装盘中
将目录彻底删除
1.下载资料 下载的各种资料放在临时文
件夹
2.归档资料 对资料要及时看阅，有用的
要整理到分类文件夹中
整理 电脑
清理 环境
管理 工作
电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！
总结 思想
科学的电脑文件管理带来什么！
高效 工作
避免 失误
个人 品牌
良好 状态
优秀 成绩
科学的管理电脑文件让我们的工作更轻松和效率更高！
看，这就是我要找的文件！ 访问快捷 清晰导航
文件管理的最大问题在于： 贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯
电脑中各种数据的表现方 式就是文件。文件的各类 很多，但其外观都是由文 件图标和文件名称组成， 其中文件名称由文件名和 扩展名（包括小黑点）两 部分组成。
文件夹
文件夹的作用是存放文件 或其他文件夹。
文件夹
文件
文件可以是文字、图形、图像、声音等，也可以是一个程序。每个文件 必须有名字，操作系统对文件的组织和管理都是按文件名进行的。