公司文档管理规定
一、目的：保证公司各类文件接受准确无误，传阅、借阅及时，按期整理归档，实现规范化管理。

二、公司文件接收建档范围
1、公司股东会形成的文件资料；
2、公司上报下发的文件材料（包括经营管理制度）；
3、公司及部门年度及月度工作计划报表；市场信息收集、月度分析报告及小型多样化活动评估报告；
4、财务、会计档案资料；
5、人力资源管理资料（包括员工培训记录、申请表、员工考核资料等）；
6、人事档案资料；
7、客户档案资料；
8、维修技术管理方面文件资料；
9、销售产品资料、商务政策资料；
10、工程建筑方面的档案资料；
11、销售、售后服务方面电子文件资料。

三、公司档案管理
1、公司档案实行集中与分散管理相结合的办法，由行政部文档员负责日常档案的管理，并对其他部门档案的建立及保管进行督促和指导。

公司设立专门档案室，指定专人管理。

2、对档案管理实施分类及分部门管理，明确责任，公司级别文件及外来文件一般由行政部负责接收，建档。

各部门形成的文件材料由本部门负责立卷和建档，并定期移交至公司文档管理员保管（通常为一年）。

具体分工如下：（1）公司文件资料、计划报表、人事档案资料、办公以及维修设备购买及
保修合同、工程建筑资料、维修技术及销售产品资料、销售及售后电子商务资料，由行政部文员负责接收、建档。

（2）财务会计资料由公司财务部指定专人负责整理建档，并由财务部自行管理。

（3）客户档案资料。

销售客户档案由销售部指定专人整理建档，每月移交客户管理员；售后服务客户档案（委托书）由售后服务部指定内勤负责收集、整理，次日移交客户管理员，由客户管理员统一保存。

（4）销售及售后的员工内部培训资料由本部门设专人整理、建档，由本部门保存。

（5）市场信息资料、分析评估报告由销售部负责建档，保存，一年后移交行政归档保存。

3、文件资料的收集。

各类文件资料自接收到5日内必须完成登记、归类、编号、装订、入卷等工作。

分类要依档案来源、题目、内容等进行，由专管员负责按顺序排列编制案卷目录，以便查找借阅。

4、每年对档案清理一次，清除不必要保存的资料，对应保存的做好防护工作。

5.档案的销毁。

对已失效的档案资料需销毁的必须办理销毁手续，经总经理批准后方可销毁。

四、档案资料借阅
1、凡需要借阅档案资料的，均需填写借阅单．
2、借阅档案者需要带走使用的，必须办理外借登记手续，借阅时间不超过二周，到期归还，如连续使用，应办理续借手续。

五、文档的保密
公司各级负责文档管理人员必须做好文件、资料的保密工作。

1、未经许可和授权任何人不得将公司文档资料外借他人，外部人士借阅公司文件资料的，必须经过总经理签字批准后，方可借阅；
2、内部员工借阅公司文档资料的，要根据文档保密级别的不同，由不同的分管领导签字方可借阅，如公司商务政策、客户档案信息、重要财务数据、重要电子商务文件等必须经总经理批准后方能借阅。

文档的借阅级别由行政部文档管理员制订。

3、电子文档的管理，公司根据工作需要，经公司总经理授权后，按一定权限分配给公司各部门相关人用使用并管理，行政部统一设定密码，该密码只允许行政部文档管理员及使用人掌握，其他人无权获取。

六、对违规者的处罚
1、各文档管理员必须在规定的时间案内对接收到的文件进行登记、存档并及时传阅，对不能及时归档或不及时传阅的，每发现一次罚款10元，造成文件丢失的，视文件的重要程度，每次给予50—200元罚款；
2、文件的归档整理要认真，做到有编号、有目录，按类别归档，对文档整理不及时，归档不规范，每发现一次罚款20元；
3、对将公司文件擅自外借我或泄露公司商务机密信息的，一经发现，视情节及给公司造成的经营损失程度，分别给予1000元罚款，直至予以除名。

印信管理制度
为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。

一、公司各类印章必须有专人保管。

其中：董事长手章、公司印章、合同印章由公司行政部保管；财务印章由财务部保管；各部门印章由各部门指定专人保管；
二、印章保管必须安全可靠，需加锁保存。

财务印章要放保险柜。

印章要在
办公室使用，不得擅自拿出办公室和随身携带（特殊情况外带的须经总经理批准），不准委托他人代管。

三、印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。

四、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章，用印要履行审批手续，填写用印申请单，按规定程序批准后方可用印。

五、使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

严禁在空白信件、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时需将印章妥善移交，以免贻误工作。

六、公司介绍信由行政部负责保存。

介绍信开具要严格履行审批手续。

一般事宜由部门经理签字审批；重要事宜需由总经理审批。

严禁开出空白介绍信。

七、未按本制度要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任人分别进行警告、罚款直至追究法律责任。

八、本制度由行政部解释、补充。