文书立卷操作程序一、什么是文书立卷？它的意义及案卷质量要求。

文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。

其意义在于保护文件安全，为开展档案工作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

二、文件材料的收集１、文件材料从以下八个方面收集（１）收集“红头文件”。

所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。

（２）收集“白头文件”。

如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

（３）收集本单位内部使用的文件材料。

如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。

（４）收集证明性文件。

如党、团组织关系介绍信及存根。

（５）收集契约性文件。

如协议、合同、意向书等。

（６）收集报道性文件。

如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。

（７）收集记载性文件。

如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。

（８）收集公布性文件。

如通告、公告等。

２、文件材料的收集应该注意问题（1）要完整、准确地收集文件。

（2）收集文件必须“以我为主”，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。

３、开展文件材料收集的途径、范围（1）建立归档制度，定期收集文件材料（2）做好平时文件材料收集（3）从领导、分管领导、经办人手中收集材料4、区分归档和不归档文件材料(1)了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》(2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料三、文件材料的分类、组卷１、确定分类方法，制定分类方案（1）根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，《村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表》附后。

目前村级分为：党群工作类农村工作类行政综合类治保民政类(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座２、确定文件材料的保管期限根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。

永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。

凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

３、卷内文件的排列（1）文件的一般排法原则：正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。

（2）卷内文件排法：同一具体问题的，同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。

如卷内文件有农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。

４、卷内文件的编号（编页码）卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。

５、填写卷内文件目录(1)顺序号。

即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。

(2)文号。

即文件的制作机关的发文字号。

填写时，要把文件的字号填全来。

如“建政办［2005］123号”，不能填写成“建政办123号”、“［2005］123号”或“123号”。

没有发文字号的文件材料则不必填写。

(3)责任者。

即文件的制作机关、部门或个人。

责任者一般要写全称，全称过长的可写规范性的简称。

如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”，但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。

责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等”字。

（4）题名。

即文件的标题。

①题名很明确的，照原文填写。

②有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告、申请、通知”等，应先填写“报告、申请、通知”，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。

③没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。

(5)日期。

日期指文件的形成的时间。

手工填写卷内目录时一般可省略“年”、“月”、“日”字，如“二○○五年五月八日”可填写为“5.8”，跨年度的文件要填全，如“二○○六年一月八日”应填写成“2006.1.8”。

用档案管理软件时录入时应为“20050508”、“20060108”八位数字，不足的应补“0”，如“二00五年十二月”应录入为“20051200”文件没有日期的，要考证清楚后填写。

(6)页号。

页号指卷内文件所在之页的编号。

填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。

(7)备注。

其它需要说明的问题。

６、装订案卷的基本要求(1)除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物。

(2)对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱；对字迹不清的文件要修复。

(3)文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。

(4)取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平，将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。

(5)将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或旧书报，手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。

(6)用档案装订线装订案卷，一般采用三孔一线法。

(7)装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料、不妨碍阅读。

７、拟写案卷题名案卷题名就是案卷标题，是对卷内文件材料的总概括，揭示卷内文件材料的内容和成分，为查找文件材料提供线索，也为编制案卷目录检索工具提供依据.(1)拟写案卷题名的基本要求：一是要研究案卷的主要内容和成分；二是要有一定概括能力，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三部分组成，字数一般控制在30－40个字以内，以不超过50个为宜；三是用毛笔或书画硬笔书写。

（2)拟写案卷题名的基本格式对于大多数案卷来说，以问题特征为主，其格式为：责任者＋问题＋文种。

如：建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见（责任者）（问题）（文种）８、案卷的排列案卷排列就是确定案卷的前后顺序和存放位置，并反映出案卷之间的某种联系。

案卷排列方法应统一，前后保持一致。

村级一般按年度－－保管期限－－组织机构（或问题）排列法。

这种排列法是把一个年度形成的案卷，先排永久卷，再排长期卷，后排短期卷。

例如：2005年永久党群工作类农村工作类行政综合类治保工作类长期党群工作类农村工作类行政综合类治保工作类短期党群工作类农村工作类行政综合类治保工作类９、编制案卷号、归档号(1)案卷号。

案卷号是案卷的排列顺序编号。

案卷采用年度－－保管期限－－组织机构（或问题）排列的，案卷号的编制是一年一个顺序号，先编永久卷，再编长期卷，后编短期卷。

如某单位2005年立案卷15卷，其中永久7卷、长期6卷、短期2卷。

则案卷编号是永久1－7号，长期8－13号，短期14－15号。

(2)归档号。

归档号是文书案卷年度归档处理编号，它起着统计年度立卷数量的作用。

归档号的编制方法和案卷号的编制一致。

１０、填写案卷封面、卷脊(1)全宗名称栏。

即案卷封面最上一栏，用来填写立卷单位名称。

如“建宁县黄埠乡黄埠村”；(2)类目名称栏。

即案卷封面第二栏，用来填写案卷分类方案的类目名称。

如：“党群工作类”、“行政综合类”。

(3)案卷题名栏。

即案卷封面第三栏，用来填写案卷题名。

要根据卷内文件制发单位来确定，如：“建宁县政府关于做好农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见”，填写时第一行空两格，回行顶格书写。

(4)时间栏。

填写卷内文件的起止年月。

(5)保管期限栏。

填写案卷的保管期限。

(6)件、页数栏。

填写案卷有几份文件和案卷的总页数。

(7)归档号栏。

填写年度文书案卷归档处理编号。

(8)档号栏。

填写案卷封面和卷脊有全宗号、目录号、案卷号。

(9)卷脊年度栏。

填写案卷年度。

１１、要求各村每年在６月底前要完成上一年度的档案材料立卷归档工，并把案卷目录报送县档案局。

四、档案的保管和利用１、做好档案保管工作需要具备以下条件：（1）要有档案室、档案装具（厨、柜），要有专人管理，并要求做好“八防”措施，即：防火、防光、防尘、防潮、防盗、防霉、防有害生物、防有害气体。

（2）不要将档案存放在最底楼或最顶楼，最底楼不宜防潮、防霉、防水灾，顶楼不宜防高温，纸张容易老化、碎，不利于永久保存档案。

（3）档案室、厨、柜要保持卫生清洁，档案排列要整齐，厨内每年要更换防虫药剂（樟脑片）。

２、怎样开展档案利用工作（1）制定利用档案规章制度《档案查阅利用制度》。

建立查阅档案登记簿，在提供利用过程中，要根据实际情况，规定不同的审批手续：如档案外借、复制，一般要通过领导批准，并办理借阅手续，限期归还。

一般情况下档案不外借，预防涂改、损坏、遗失档案。

（2）为了便于查找档案要健全检索工具：案卷目录、全引目录、卷内目录，并建立档案统计台帐。

在人员变动时要办理档案移交手续。

建宁县各行政村档案保管情况统计表说明：1、一卷档案既有霉变又有虫蛀时，只统计一项；2、档案遗失卷数指过去丢失的档案数量；3、本表一式三份，两份报乡镇综合档案室，另一份存底。