科技档案与文书档案鉴定标准、原则及组织方式之比较2(]01年3月第1期教学与科技47科技档案与文书档案鉴定标准,原则及组织方式之比较金鑫张明陈华(中国工程物理研究院职工工学院四川绵阳621900)档案鉴定就是根据一定原则,标准,科学地判定其历史与现实的价值,确定其保管期限;通过价值核查和质量核查,对失去保存价值或者内容失真和不完整的档案,按照规定手续进行处理的档案业务管理活动,这个定义揭示了:(1)鉴定档案价值标准;(2)确定档案保管期限;(3)按规定进行销毁或作相应处理.标准的制定应是档案鉴定的前提,因此,本文只从标准,原则及组织方式上对科技档案与文书档案进行比较,以区别两者的不同.一,从鉴定标准上看两者的区别1.档案来源标准:文书档案:一般产生于企事业单位,社会团体中的本机关与来文机关.主要包括机关领导人,决策机关,综合性办公机构,主要业务职能机构,人事机构,外事机构等单位,同时也包括行政事物机构,后勤机构,某些辅助机构.这些机关有隶属关系和非隶属关系.在这些部门或单位工作中形成的各种形式与载体的公文材料都属归档范围,亦即文书档案的来源.但这些材料应是办理完毕且具有保存价值的公文材料.科技档案:一般产生于生产,科技技术部门以及科技人员;它是在科技,生产活动中直接形成的,处于使用和运动过程中的文件材料,以及科技档案部门协同其它科技管理部门,根据有关规定,协助,指导和督促科技人员形成完整和符台质量标准的科技文件.它是处于现行过程中的文件.两者价值鉴定标准在来源标准上有截然不同.这使两者在收集范围的基本根据不一样,可以注意区分不同作者以便根据两者各自不同的性质来分别筛选价值高的文件确定保管期限.2.档案内容标准:档案内容是决定档案价值最重要,最本质的因素,因为人们对档案最普遍,最大量的需求来自档案的内容.文书档案内容标准主要是指:(1)档案内容重要程度:①反映党和国家方针政策,重太事件,主要管理业务活动比反映一般性事物活动重要;②反映全面性问题比反映局部问题重要;③反映本机关主要职能活收稿日期:∞∞一∞一2648科技档案与文书档案鉴定标准,原则及组织方式之比较第14卷动,中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动,日常工作和一般情况的重要;④反映典型问题的比反映一般问题重要.(2)档案内容独特性:以孤本而稀有,其内容”独一无二性”来决定文书档案特有价值,在鉴定某全宗档案价值时,除应对具有本机关特色档案特别给予重视外,还应注意记述本机关特殊事件,特殊人物以及反映本机关改革,发展过程中具有开创意义的新人,新事,新政策,新做法的档案给予重视.此外,档案内容独特性还应包括最太限度减少档案归档重复现象的含义,即:对部分重复文件要具体情况具体分析,从不同文件记述事物的角度,意义,法律效用以及利用者查阅习惯等方面综合考虑,决定取舍和保管期限.总之,应以反映机关主要职能活动面貌为出发点.(3)档案内容的时效性:文件作为处理事物,记录事实,传递信息的手段,在行政,业务,法律上具有一定时效性,其有效期长短以及对档案价值发生直接影响程度也不相同.因此在鉴定档案时要注意具体分析每份文件的时效性对其价值的影响,同时对形成历史久远的档案,应体现高龄原则.科技档案内容标准主要指:(1)档案所属项目重要程度:是相关科技档案基础,而且非常明确.主要包括:①项目的重要性;②项目管理级别;③项目鉴定验收的级别;④项目的使用生产寿命”;⑤项目的典型意义或纪念意义.(2)档案所属项目科技水平:它集中体现了科技档案的内容及利用前景,是鉴别其价值主要依据,包括:①科技项目获奖种类与级别;②科技项目的新颖性;③科技成果公布(发表)的级别;④推广,应用的范围.(3)档案所属项目投入产出情况:科学技术与经济建设密不可分,科技项目投入产出情况直接影响,规定着科技档案的价值,具体包括:①项目的投入;②科技贸易额;③技术,经济效应;④科技档案社会效益.(4)科技档案形成时问:主要指对于阶段性或渐进性的科技活动,后一阶段或时期形成的科技文件一般比前一阶段或时期形成的科技文件更成熟,其价值更高一些;同样内容的科技档案,持续形成的比间断形成的,价值更高.(5)科技档案状况:由于科技档案保管较之文书档案要复杂,并且影响其价值及实现.所以科技档案自身情况对其长期保管可能性有一定的影响,包括:①科技档案材料的名称;②科技档案的质量;③科技档案的利用状况.通过上述对文书档案和科技档案鉴定标准的区别可以看出.文书档案鉴定标准更多体现其宏观性,科技档案标准更多体现微观性;文书档案鉴定标准更多体现重要性,真实性上,科技档案标准更多体现客观性,可靠性和实用性上;文书档案鉴定应体现完备性,科技档案鉴定应体现成套性;文书档案具有很强主体认识性,科技档案则具有对未来需求的预测性.二,从鉴定原则上看两者的区别1.文书档案鉴定必须从党和国家根本利益出发,用全面的,历史的,发展的点,判定2001年3月第1期教学与科技其价值.(1)所谓全面的观点,就是:①要以党和国家方针政策为指导,正确鉴定文件保存价值.这是由于文件的形成从总体上说是反映各项有关方针政策的贯彻执行特点所决定的;②全面预测社会对档案利用需求,多层次,多角度,多方面地考虑,要在对不同需要及其程度的综合把握中判别档案价值.如:本机关与社会其它部门,长远与当前,行政业务与学术研究,编史修志等各方面需求.(2)所谓历史的观点,就是把握其历史纪录这一本质,分析档案的价值必须把档案放在所形成的历史环境中,去具体分析档案的内容和形式以及档案文件的相互关系,主要包括:①由于文书档案存档目的是为了保留机关工作活动形成的历史记录以便查考,因此”要保持历史的本来面貌,不管对人对事,都要实事求是地立档案”,这是鉴定工作能否持有”真实地反映出机关工作的历史面貌”.②按照机关工作本来面貌,保持文件之间的历史联系.文件之间联系,是在工作中客观的历史形成的,文件的联系反映了工作活动的发展过程,因此鉴定文件之间的历史联系,必须要注意保持文件形成的来龙去脉.要用联系观点分析相关文件和文件舶各种因素.要尊重历史,以求”今世赖之以知古”.(3)所谓发展观点:由于档案的价值有时效性的扩展性的特点,现在有用的档案,随时间推移,将来可能没有用处;现在尚未用上的档案,将来可能有用处.因此文书档案鉴定必须要有眼光,以”后世赖之以知今”.2.科技档案鉴定除了上述三点与之相似外.更主要则体现在下述几个方面:(1)技术原则.这是因为技术因素是影响规定科技档案价值量大小的决定因素,也是科技档案诸价值因素的首要因素.技术水平是科技档案利用的焦点,因此科技档案鉴定必须以技术水平高低,作为鉴别和衡量科技档案价值的主要尺度.此原则是最普遍,最重要的原则.(2)典型原则.要求充分考虑科技档案的典型意义,特别是其在技术方面和历史方面所具有代表性的典型意义.典型的科学技术成果,既反映了特定阶段科技活动的面貌,又从科技发展角度表现相关科技活动的不断进步.因此要注意保存(重点全面地)下来,另一方面,尤其要注意立足全局,把那些对于整个国家科技发展,对专业技术领域发展具有典型价值的科技档案重点保存下来.(3)功能原则.要求鉴别科技档案价值必须密切联系科技档案具体功能作用.功能原则是对技术原则不可或缺少的重要补充.因此,鉴定科技档案价值,除了要把握其内容的技术水平外,还要从科技档案特定功能效用角度具体判断其价值的大小,这是因科技活动的多样性,复杂性特点所决定的.通过上述两者鉴定原则相比较,我们可以得出:相对文书档案,科技档案是一个深人分析过程,是研究性和业务管理性的统一,有其自身特殊性,难度更大.故”常常是许多国家的档案工作者不得不应付的最困难的问题之一”.50科技档案与文书档案鉴定标准,原则及组织方式之比较第l4卷三,从鉴定组织方式上看两者的区别1.科技档案价值鉴定方法有:(1)定性分析方法:是以实践经验为基础,在价值鉴定原则指导下,依据价值表征,认真分析科技档案中蕴含的价值及其大小,从而确定科技档案保管期限方法.它是一种经验性判断方法,以”套”为基础,以保管期限表为依据,直接审阅科技档案内容,逐卷地判定其价值.而这个价值是不能脱离”科技项目”,必须以科技档案整体价值水平为鉴定基础.这个价值表征为:①科技档案所属项目特征;②科技档案所属项目的科技水平;③科技档案所属项目投入产出情况;④科技档案状况.(2)定性与定量分析相结合的方法:这是主要指具有代表性的加权平均法,即运用综合评断方法,按科技档案具体价值因素(技术,功能,时间,典型,作者,名称等请因素)分析计算,计算科技档案价值量的方法.如果直接鉴定法是经验性强,方法灵活的话,那么加权平均法则是数学方法与经验方法相结合,其准确性比直接鉴定法更进一步.(但其计算复杂).2.文书档案价值鉴定方法有:(1)直接鉴定法:文书档案鉴定此方法与科技档案鉴定方法不同之处在于,它是以”卷”为单位进行的,并且在卷内中以其最重要的文件价值,文件的重要性来确定该案卷的保管期限的.原则上与科技档案鉴定是一样的.(2)根据现行机关档案价值进行鉴定:一般是在由机关档案室会同文书部门和业务部门进行的.确定文件保管期限往往只从现行机关工作角度来鉴定考虑其保管价值.(有一定局限性)其主要从两个角度考虑:①根据文件特征,分析文件之间主要联系来鉴定其价值,即有共同特征文件或案卷之间是否有比较密切联系,是否按一定规律进行排列,是否反映(系统地)机关历史活动,又可以使检索文件有规律可循;②适当照顾文件不同保存价值.由于每份文件的重要程度及对本机关工作所起作用的区别,各种文件需要保存期限是不同的,为便于13后管理和定期鉴定与销毁那些已经失去保存价值的文件,故鉴定时必须适当区分文件的保存价值,区分是否按不同保管期限分别立卷.。