核电站基准文件的管理
作者：陈丽嫔
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期
文档与设备、人才并列为核电站管理的三大要素，文档记录着一个企业的建立、成长、发
展的过程，是企业开展生产经营活动的基础，是企业的宝贵记忆和财富。

核电文档从大的阶段分，主要分为工程文档和生产文档，生产文档管理中有一个特殊的名词“基准文件”，这个被
核电运行维修等一线员工耳熟能详而又青睐有加的文件是什么，它是如何管理进而成为生产一
线工作人员的工作宝典。

一、什么是基准文件
基准是机械制造中应用十分广泛的一个概念，在测量工作中用作起始尺度的标准作用，而
基准文件就是一线人员工作的标准文件，基准文件是核电站在生产运营活动中使用的文件的原
件或主件，因职能活动而处于被经常利用状态，主要范围包括：技术程序和技术支持文件，其
中技术程序包括运行技术程序、维修技术程序等，技术支持文件包括系统设计手册、设备运行
维修手册、安装竣工图、土建竣工图等。

基准文件保持与现场系统、厂房、设备实际状态一致，而又随着现场工程改造和物项替代发生变化而升版，基准文件始终处于现行文件状态。

二、基准文件的管理要求
基准文件是电站运行、维修、工程改造、物项替代等使用的依据文件，具有最高的有效性。

其遵循文件管理的一般流程，而又由于重要性和核电站的特点而具有特殊的管理要求。

（一）
基准文件的产生。

技术支持文件和技术程序同属基准文件范畴，技术支持文件来源于工程技术
文件移交，是反映核电站厂房、系统、设备的功能和存在状态的一类重要文件，技术程序来源
于生产部门编写，是指在所有工况下进行生产活动的技术要求、操作步骤和（或）指导说明。

虽然来源不同，文件产生的要求却是相同的，所应用的计算机软件版本必须统一，所有文件
（含图纸）必须使用规范的格式（合同商提供的文件也不例外），包括规范的封面格式、规范
的内容要求和唯一的文件编码，任何不规范的文件不得生效使用；产生、升版、取消须制订规
范的编审批流程，文件的生效须经过相应级别责任部门、有授权人员的编写、审核和批准；变
更时必须由审核和批准原文件的同一单位进行审核和批准，或由其专门指定的有资格的其他单
位进行审核和批准。

（二）基准文件的流转。

流转是基准文件管理最关键的一个环节，已生效的文件需快速、
准确的分发到各卫星库和一线部门，用于作为现场工作指导和依据的文件，为了实现高时效性、高准确率的要求，需引入标准分发清单的工具，即根据文件编码、责任部等属性对应出需分发
到的卫星库或部门，并将分发清单配置入系统，通过系统自动判断分发范围后再辅以人工检查。

纸/电文件需同步考虑，电子文件分发效率更高，方便各部门在系统中快速查询、阅览，作为现场工作使用文件，纸质文件却更为便利和实用，纸质文件分发须在其封面进行标识，标明是基
准文件和分发到哪个卫星库，有标识的文件，才会被一线部门认定为是通过合法渠道分发的文件。

同时文件接收部门应在接收文件时，根据清单，检查文件是否完整、文件版本是否正确、
文件格式是否符合要求，一旦发现问题及时联系解决。

（三）基准文件的保管。

电子基准文件保管于系统中，纸质基准文件保管于库房中，库房
必须能防止文件被火灾、水灾、虫和有齿动物等损坏，库房管理遵循“八防”原则，应有通风
和温湿度控制，并备有消防器材。

基准文件需进行分类存放管理，其文件排架规则应遵循方便
存储、易于查找的原则，台山公司采取的排架方式是，技术程序按专业类别、系统、机组、流
水号排列，这些信息都呈现在文件编码里，技术程序全部出版完成将约上万份，后续主要是在
已出版程序的基础上不断的升版，新增的量将比较少，所以采取分类维度较细的排列方式；技
术支持文件没有定量，逐渐增多且分类复杂，采取按核岛、常规岛、电站辅助设施别分大类，
按文件接收的先后顺序取流水号，并按此流水号进行排列。

基准文件保管须建立检查制度，对
文件的完整性、版本状存储状况进行检查等，发现问题及时纠正。

（四）基准文件的利用。

基准文件利用主要以电子文件查询、阅览为主，为提高文件的查
询利用效率，台山公司在文件元数据著录和系统搜索功能建设中做了很多努力和提升，编写文
件著录规范，保证每个数据的著录标准统一，质量有保障，并以用户需求、便利搜索为导向扩
充数据著录的广度和深度，如为了实现快速找到某系统或设备的所有相关文件，著录设备功能/位置码（11位字母和数字混合的字符），有时候一份文件的设备功能/位置码有上千个。

在系
统搜索方面，硬件上采取搜索响应速度快的软件产品，功能上采取全文检索、属性检索相结合，并根据常用属性设置聚类，即可在一次搜索的结果中根据常用属性二次、三次、多次聚类结果，提高搜索结果的准确率，根据后台搜索词的统计，总结出搜索的热词显示在搜索按钮旁供用户
参考使用。

纸质基准文件一般只在工程改造、物项替代或文件修正等情况才提供外借服务。

三、基准库与卫星库建设
基准库与卫星库是基准文件管理的重要组成部分，关系到基准文件在生产线部门的顺利流
转和利用。

（一）基准库与卫星库的定义。

基准文件库简称基准库，即存放基准文件的库，分为电子
库和实体库，由文档部门进行直接管理，电子库位于信息系统中，分类有序存放着所有基准文
件的电子版，实体库为存放纸质基准文件的库房。

卫星文件库简称为卫星库，是为方便技术人
员对文件的利用需求，在生产线运行、维修等部门设置的基层文件集中管理机构，卫星库仅管
理与本部门密切相关的技术文件，文件来源于文档部门的分发，卫星库也分为电子库和实体库，电子库位于与基准库同一信息系统中，存放着各部门提出需求的文件，实体库则根据各部门使
用文件的便利性安排在相应的位置。

（二）基准库与卫星库的文件关系。

基准库与卫星库的文件关系可从几个维度说明，文件
范围方面，基准库的文件是基准文件的全集，卫星库的文件是子集；电子文件方面，基准库存
储电子实体，卫星库存储的是指向基准库的链接，文件在卫星库的查阅效果和基准库是一样的，并随着基准库的变化而变化；纸质文件方面，基准库存储元件，卫星库存储复制件；文件效力
方面，基准库与卫星库的文件具有同等的效力，同样可以直接作为工作文件使用。

基准库和卫
星库联合起来构成了基准文件高效传输的网络，同时成为基准文件查询利用的网点，为生产线
各部门提供了有效的文件支持。

（三）卫星库的管理要求。

卫星库作为为部门提供基准文件服务的机构，其管理须严谨有序，如在文件管理方面需及时签收电子文件、纸质文件，及时销毁下架低版本文件；每月进行
文件自查工作，重点检查上架的纸质卫星文件是否为最新版；建立相关外借管理规定，对外借
文件进行有效的跟踪。

卫星库文件管理人员上岗前需参与文档部门组织的培训，并经过严格的
笔试和系统实操考核，通过考核后才会给文件管理人员授权。

为确保各卫星库管理工作的规范
化和管理文件的正确性及有效性，文档部门对卫星库进行日常检查和突击检查，采取实地走访、人员访谈和抽查文件相结合的方式。

核电站文档管理细致有效，基准文件作为运行、维修等一线活动的工作文件，其管理更是
严谨规范。