杭州华信园林绿化工程公司
管
理
制
度
集
二 0 0 九年六月
杭州华信园林绿化工程有限公司
档案管理制度
为了加强工程公司各类文件、报表等资料的收集、整理、归档, 规范工
程公司的档案管理工作, 特制定本制度:
一、公司档案管理的基本原则: 以公司办公室集中统一归档保管为主与
各
部门( 项目部) 分别收集、整理保管为辅相结合。

二、公司档案管理网络:
1、公司档案由办公室统一管理。

办公室设档案管理员, 负责公司各类
资料的收缴、归档入库及档案的保管使用工作;
2、项目部经理为工程档案管理工作的第一责任人, 工程部负责审核工
程资料。

项目部设一名资料员负责本项目各类原始资料的收集、整
理、立卷、上缴入库工作, 所有竣工资料经工程部审核后, 移交办
公室。

3、资料员、档案管理员如因岗位调动、离职或其它原因而缺额时, 应
及时补缺以保证管理网络的完整有效。

三、档案管理的主要任务:
1、准确、及时、齐全地收集、整理、立卷入库、鉴定、保管公
司具有
保存价值的各种载体的各类资料;
2、承担查阅、借阅档案资料的管理工作;
3、进行档案的鉴定、统计工作;
4、严格执行《档案法》按国家标准规范档案的管理工作, 提高档案的
质量和利用率。

四、收集、立卷的档案资料种类和范围:
1、上级部门发送的各类文件、通知、批复等资料;
2、公司报送上级部门的各类文件、报告、计划、报表等资料;
3、公司身份证明的各类证、照、证明、登记表、报表、批文等
资料;
4、具有保存价值的本公司内部文件、通知、登记表、员工名单等
资料;
5、各类工程项目资料:
( 1) 招、投标文件、公函、中标通知书、工程合同( 协议) 、合同附
件、工程方案图纸、项目负责人名单、施工人员名单、分包合
同书、施工许可证;
( 2) 开工报告、进场通知书、施工图纸、施工方案、施工日记、各
种联系单、工程签证单、隐蔽工程验收单、各种检测报告单,
植物检疫证、材料合格证、特殊技工上岗证;
( 3) 验收记录、竣工图、竣工报告、结( 决) 算文件、移交报告;
( 4) 监理资料;
( 5) 工程质量评定、项目当地主管部门业绩证明;
( 6) 造价、各种信息杂志、批文、业务来源; 各种图纸底片、施工
现场软件;
( 7) 公司各合作项目的合作协议及相关资料。

6、其它应当归档的资料。

五、档案资料的收集、整理、立卷、移交。

1、工程项目资料由项目部资料员按照国家标准的规定收集、整理、立
卷, 经工程部审核完毕并按顺序装订成册后, 上交办公室。

移交归
档前的资料保管责任由项目部经理承担。

2、其它资料由办公室档案管理员收集、整理、立卷并承担保管责任;
3、档案资料应及时收集、整理, 资料的收集、整理、立卷、归档
保管
应符合相关国家标准的规范性要求;
4、工程竣工后, 项目部应及时将工程资料交工程部审核并装订成册
后,
移交办公室。

对竣工后30日内仍未移交档案资料的, 由工程部负责
人责成项目部经理限期移交。

六、档案的移交和登记归档保管
1、移交的档案由办公室档案管理员接受。

移交应办理移交手续, 填
制。