第九章应用文写作概述本章对秘书写作的特点，应用文的作用、产生与发展等问题作概括的阐述。

一、秘书写作的特点秘书写作涉及的文种较多，了解它们的特点，有利于掌握每个文种的个性，增强写作的文体感。

秘书写作的主要特点如下：1．综合性秘书部门是一个综合性的工作部门，其中包含的文字工作，同样具有综合性的特点。

比如说上情下达要用下行公文，下情上达要用上行公文，平行和不相隶属的机关单位之间商洽工作，要用平行公文。

此外，还要拟订计划、起草总结和讲话稿、调查研究、编发信息等等。

处在这个岗位上，如果笔杆子不过硬，不善于写多种体裁的文件、文章，就难以适应工作的需要。

2．实用性文学艺术作品用形象说话，着眼于供人阅读、欣赏，对人的思想感情起潜移默化作用，应用文写作以事晓人，以理服人，旨在提高认识，规范言行，推动工作。

秘书写作具有明显的应用性、实用性。

由应用性、实用性特点所决定，秘书写作的内容必须真实，即要如实地反映事物的本来面目，实话实说，不容许任何意义上的想象、虚构。

具体来说是：汇报成绩不夸大，反映问题不缩小，分析现象见实质，作出结论不片面。

在这方面稍为失实、失真，就会给领导决策带来失误，给工作造成损失。

3．政策性通过秘书人员起草的文件、文章，大多数是直接传达、贯彻党和国家的方针、政策的。

因此，政策性强是这类文章的共同点。

即使是以反映情况、问题、经验为主的文字材料，提倡什么，反对什么，都要准确地体现政策精神。

政策走样，会产生不良影响。

4．直书其事，排斥曲笔文学作品讲悬念、讲含蓄，而应用文一般是开门见山，有话直说，不搞“犹抱琵琶半遮面”。

由此决定实用文特别注重写好开头，使人一看就知道文件、文章的写作目的或基本看法，这对于准确地领会意图和快捷地办事很有好处。

5．主要用逻辑思维通讯、新闻小故事用叙述和描写，调查报告和工作总结有时也借用描写手段，用一点形象思维。

但从总体上看，秘书写作主要用逻辑思维，侧重通过系统的分析、综合，使文字材料条理清晰，纲举目张。

在表述方面它力求概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。

6．有相对固定的文体格式秘书写作的是应用文，在应用的过程中逐渐形成了相对固定的文体格式。

这些格式都是人们在长期实践中共同约定的，有一定的历史继承性，相对稳定。

写作时要合乎约定俗成的习惯，特别是公文，要遵守特定的格式。

7．讲求时效秘书写作是为解决现实存在的问题而写的，这就要求必须在规定的时间内写成和运转，不允许慢条斯理，拖拖拉拉，否则时过境迁，问题变化了，你写出的文章无的放矢，也就毫无用途，连阅读都没有必要。

而一篇文章当它完成使命以后，也就“刀枪入库，马放南山”了。

8．语言要精确、朴实、通顺、简洁语言采用严格合乎语法规律的书面语言，条理要清晰，直截了当，晓畅不曲折，使人容易明白、执行，不能让人揣测或摸不着头绪。

总之，要办什么事情，写清楚说明白就行，不要再加上一堆浮词虚语。

二、应用文的作用在长期的发展过程中，应用文为推动社会的进步起到了不可替代的作用。

具体讲，它有以下五个方面的功用：1．规范和约束人们的行为应用文中有不少是法律文件以及根据宪法和各种法律制定的规章制度。

它们经过一定的法律程序通过后，就具有法律约束力，在它所涉及的范围内对任何单位和个人都具有规范和限定的作用，任何人不得违反，除非制定和发布的机关经过修改重新发布。

如《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国治安管理处罚条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党章程》等，都是一定范围内人们行为的规范和准则。

领导机关所制发的下行文，如命令、决定、决议、意见、批复、公告、通告、通知等，是要求下级机关和有关人员遵照执行的，具有规范和约束的作用。

此外，经济活动中的各项技术标准、技术安全规程，民间的乡规民约，都对相关人员的思想和行为起到一定的规范和约束作用。

2．协调关系，指导工作行政管理的重要内容是指导工作、协调关系，它通常是通过应用文来实现的。

如为了更好地开展工作，各级党政领导机关常常通过通知、批复、通报、总结、计划、简报、意见等等形式，对下级提出要求、部署任务，或尽可能及时准确地把有关情况传达下去。

下级则常常通过请示、报告、简报等形式向上级反映情况，请求指示和指导，以便上下一致，协调行动，共同完成工作任务。

经济活动中的协议、合同等，既是为了规范签约双方的行为，也是为了协调有关有各方的实际活动。

3．传递信息、宣传教育、相互交流应用文在人们的社会生活中经常起到传递信息、宣传教育、相互联系和沟通的作用。

如一则租房启事，一则产品广告，就把互不认识的供求双方联系起来；召开会议，发个通知，有关人就知道；联系业务，可用公函来往；等等。

应用文像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强人际往来，提高工作效率，促进经济发展起到积极的作用。

4．用作凭据“口说无凭，有书为证”。

应用文作为一种以记录实事为主的书面语体，对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后查考提供了依据。

比如会议记录就是了解会议进行情况的依据；合同、协议书是确定、变更或终止签约各方相互间权利义务的一种凭证。

护照、聘书、介绍信、证明信、公证书是证明使用人身份、经历的一种凭证。

各种法规性文件、公务文书都在各项事务的处理过程中具有引证和参考的价值。

我国古代丰富的应用文献资料和典籍，记载着各个社会历史阶段社会生活的真实情况，是我们研究过去的社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料；而我们今天的应用文献资料，也是留给后人的最珍贵的精神文化遗产。

三、应用文的分类应用文种类繁多，按照使用领域划分，可分成：(一)行政类应用文行政类应用文包括通用公文和事务文书两类。

1．通用公文指机关、团体、企事业单位普遍适用的法定性公文，有别于只用于某些系统、部门的专用公文，如司法公文、外交公文等。

包括国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13个文种和《中国共产党各级机关公文处理条例》中规定的14个文种。

通用公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。

公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。

2．事务文书是指上述党和国家法定的机关公文以外的一些事务文件，包括简报、计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。

它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。

日常事务公文不具有法定的权威，如按法定公文处理，一般不单独行文。

有些日常事务公文如调查报告等可在报刊上发表。

(二)专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。

由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。

这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。

专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等；司法部门常用的起诉书、上诉书、判决书等；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例等；外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等，如果没有相应的专业知识是无法写好的。

（三）日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记等。

日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。

日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

四、应用文的产生与发展真正的应用写作，应该是在出现文字以后。

应用文产生的两个前提条件：中国文字的产生；阶级集团的出现和国家的产生。

公务活动和文字同时具备，才是应用文产生的必要条件。

正如斯大林所说：“生产往前发展了，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业发展了，需要有条理的书信往来。

”由此可见，应用文的产生是因为社会的需要，这也就确定了它的性质是“缘事而发”，即实用性。

纵观中国应用文发生、发展的历史，应用文是在社会实践中产生，并随着社会的发展而发展的。

最初，原始社会没有文字，人们只能听说，无法读写，相互间的交流主要依靠口耳相传，范围极其有限。

经过长期的摸索，人们在社会实践中逐渐找到了两种较有效的记事方法：一种是实物记事，主要方式是结绳、讯木(在一根木棒上刻各种花纹或插进各种东西来帮助记忆或传递信息)、结珠等；一种是图画记事，即要把办的事情用图画表达出来。

可以说，这就是最初的应用物画。

这些方法虽然也能够起到一些辅助交际、帮助记忆的作用，但是它们毕竟不是文字，无法记录语言，很不方便，难以表达更复杂的意思，受到很大限制。

它们虽然具有明显的应用性质，但是还称不上是真正意义上的应用写作，也就无所谓“文”了。

我国夏商时期出现文字，有了当时的应用文甲骨文卜辞，是殷商时期人们的占卜记录，内容包括征伐、祭祀、年成、风雨、农事、渔猎、畜牧等，实用性很强，其特点是文字简朴，形式简单，体系不完整，尚未形成固定的程式。

这些甲骨卜辞，可视为殷代王室的档案，可称为公务文件。

卜辞最短的只有几个字，最多的100多字，文词简约，不假修饰，真实地保留了当时社会的痕迹。

到了西周，大量的青铜器上铸有铭文，这些铭文意在宣扬文王、武王的善德和天命，记述战争的胜利，起到凭证和档案的作用。

青铜器上的铭文，较之甲骨卜辞，在章法上已有了较大的发展，内容具体，结构完整，文字简约。

在西周的青铜器上，不但有了公牍文件，而且有了记载私人物资交换的契约。

以上铭文不仅证明应用文的客观存在，还说明应用文开始沿着公牍文书与私人文书两条线同时发展。

西周时期应用文中的公牍文书，主要文种有诰、誓、命等：诰是君王对臣民进行训诫的文告；誓主要用以誓告军旅，类似今天的战斗动员令；命是君主用来赏赐、任命、传旨的文书。

这些公牍文书，从内容到形式，已经接近成熟的阶段。

同时这时期还产生了一些专业文书，如用于登记土地、财务的账簿文书，用于反映结盟关系的盟约文书，用于记载和约束奴隶的奴籍文书等。

春秋战国时期，又出现了反映各国兼并和新旧斗争的文书种类，如用于征战号召、揭露敌人、颁布军纪的“檄文”，用于国家间相互往来的“移书”，用于加封晋爵的“玺书”，用于国家间订立盟约的“盟书”，用来向上陈述自己的政治主张和意见的“上书”等。

至此，应用文从记事到记言，文种不断增多，使用范围日趋扩大，行文方式也逐步规范化。

秦统一后，诏书至桂林，当地一般人就不认识，中央的部署在那里难以立即执行。