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接待工作管理规定完整版

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密;接待中既要熟练介绍公司情况,又要注意内外有别,严守本项目部商业机密;对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
接待中应厉行节约,精打细算,不摆阔气,不讲排场,不奢侈浪费。
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接待费用与信息反馈
公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内,按财务报销流程报总经理审批。
来宾基本情况
a)来访项目部名称、领导姓名、职务等;
b)来访具体时间、人数,当地陪同来访的领导和人数;
c)来访的目的和要求;
d)在本地逗留的天数。
具体接待安排
a)明确主要接待的部门,相关配合的部门,接待人员分工及职责,出面接待的领导和陪同人员;
b)参观线路或洽谈、举行活动的场所;
c)费用预算。
重要接待计划还应考虑以下内容:
对大型会议或活动的来访接待,主办部门应事先准备公司简介等相关资料;检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施;安排礼仪人员,准备签到册、名片盒等。
办公室按接待人数调度安排接待所需车辆,并留有余地;须保证车辆清洁,安全性能良好;公司车辆应服从办公室的统一调度。
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行为规范
接待礼仪:
仪表:面容清洁,衣着得体;
公司各部门在接到重要来访预约后,须填写《接待申请单》(见附件)报办公室,并协助拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待一般应提前2天告知办公室;对时间紧迫的临时重要接待任务,可先在电话中请示,并经总经理同意,在完成接待后补办手续。
重要来访接待计划应载明以下内容:
接待类别:公务来访、参观、参加会议或其他。
用车标准:
一般公务来访,根据情况需安排用车的,由办公室统一调度;
列入计划的重要来宾来访用车,公司应优先予以保证,车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。
接待规格:
重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或总经理出面接待会晤;其他来宾根据情况由相关人员接待。
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计划与准备
办公室在接到公司领导通知或相关项目部重要来访预约时,应做书面登记。对重要来宾接待,须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划,排出日程安排表,报总经理审定后及时通知相关部门和领导;对一般来宾酌情安排业务对口部门接待;
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类型与标准
本办法所指接待对象,按来访事由不同,主要分成以下几种类型:
公务来访
a)政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作;
b)项目合作项目部来公司洽谈工作事宜;
c)有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察;
参观来访
a)各级党政机关领导来公司视察工作;
b)各地机关、企事业项目部来公司参观考察;
是否需要赠送礼品;
其它需要说明的事项。
对重要参观来访,主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施,确保电梯安全完好,环境、楼道、洗手间清洁,欢迎牌的设置和内容正确,摄像机、照相机电源充足。
对重要公务来访或会议来访,主要接待部门应根据计划和来宾要求,提前预订好来宾下榻的宾馆;根据计划预订宴请的酒店;依据所定用餐标准,安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料;根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目;定制的礼品要保证质量。
接待人员应及时撰写重要来访信息稿交办公室;将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信释和修订。
本制度自印发之日起施行。
注:1、持有本文件者应严格按此文件要求执行。
2、若认为本文件有不合理之处应及时向本文件的审核人提出修改意见。
c)购房客户参观考察。
会议活动来访
应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。
其他来访客人。
按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同,分为重要来宾和一般来宾。
招待原则和标准:
参观接待根据需要安排招待用餐;
住宿标准:
a)一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间;
b)公司领导出面接待的外地重要来宾住宿,由办公室根据需要安排。
是否安排车辆接送;
是否需要会场布置,包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等;
是否制作欢迎牌、指示牌;
是否安排礼仪;
是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿;
是否安排摄影摄像;
是否需要准备公司宣传资料;
是否宴请,包括宴请时间、地点、参加人员、标准;
是否安排住宿,是否在房内放置鲜花水果;
是否安排游览、购物、娱乐;
举止:稳重端庄,从容大方;
言语:语气温和,礼貌文雅;
态度:诚恳热情,不卑不亢。
接待程序中要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口或车站机场;接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序;接受名片时,要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中;过走廊时,通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”;进电梯时要告诉客人上几楼,让客人先进,先出;客人落座后,要以双手奉茶,先客人,再主人,先领导,后同事;送客时根据身份确定规格,若送至大门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
接待工作管理规定
接待工作管理制度
受控状态:____受控_________
发放编号:________________
生效日期:___2007-04-02____
版本/修改次第
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编制
审核
批准
生效日期
1
总则
为树立公司的良好形象,扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序,特制定本制度。
接待工作的原则是:热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。
本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。
2
管理职责
办公室为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
公司办公室分管领导,负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用,报总经理审批。
公司各部门负责本部门的接待工作;每月统计接待情况报办公室登记备案;同时应完成公司安排的各项接待任务。
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