3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
根据要求 逐项录入
3.1 案卷录入表单--著录项目
“一级目录”：为单位分类号，在档案馆网页 可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为 “DQ13”，外国语学院为“XY12”。
“二级目录”：一般为卷号，如01，02， 03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填 写，如只归档一卷的可不填写。
3.1 须拆除归档 材料上的金属装 订物和易变脆的 塑料物。拆除装 订物后，10页左 右的材料要用浆 糊粘合住材料的 左上角（以不摭 挡材料内容为 宜）；页码过多
3. 档案ห้องสมุดไป่ตู้料的整理
3.2 要在每份 材料首页的右上 角盖档号章，并 仔细填写档号， 内容包括全宗号、 归档年份、分类 号、卷号（黑笔 填写）。
3.2 文件级著录
案卷著录完 成后，“档 案文件信息 管理”界面 如右图
点击“添加 文件”，进 行文件级著 录
3.2 文件级录入表单
根据要 求逐项 录入
3.2 文件级录入表单--著录项目 “一级目录、二级目录、三级目录”：要求与
案卷级一样。 “全宗号、实体分类号”：要求与案卷级一
样。 需要提醒注意的是：同一卷档案的案卷级与 文件级的这几项内容录入一定要一致，如案 卷的“一级目录、实体分类号”分别为
3.1 案卷录入表单--著录项目
“第一责任者、其他责任者”：“第一责任者” 即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公 章为准；如是有多个材料形成单位，则这一 卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位 为其他责任者。
“归档单位”：就是组卷单位。可根据情况
3.1 案卷录入表单--著录项目
“页数”：为本案卷内所有档案材料页数的总 和。
1.3 必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单 位职工信息表。
2. 归档要求
2.1 归档材料必须是原件，复印件一般不归档。 2.2 拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档
案管理系统。 2.3 移交时，须打印卷内（移交）目录一式三
份，其中:一份装盒，两份用于办理移交手续。
3. 档案材料的整理
点击菜单栏 “系统设置” 按钮，进入 系统设置管
2. 修改个人信息
点击“用户管 理”进入“用 户账户信息” 界面。
逐项填写，并 修改密码（密 码要设6位以 上），但不要 修改用户名。
3. 档案著录
3.1 案卷著录 3.2 文件级著录 3.3 全文信息著录
3. 档案著录--档案信息管理界面
3.2 文件级录入表单--著录项目
“件号”：一般是小数点和几个数字组成， 如“1.0001”，小数点前的数字是卷(盒) 号，小数点后的是档案材料的件号。
“保管期限、密级”：要求与案卷一样。 每份材料要根据情况自行选择。密级除有
3.2 文件级录入表单--著录项目
“正题名、副题名、附 注”： “正题名”就是该份 材料的名称。有些材 料会有副题名，则必 须填写“副题名”项。
“密级”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密” 五种。一般大部分档案材料选择为“公开”，但对 于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够密级， 但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“正题名”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。 “附注”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。
“起止时间”：分别为卷内最早一份材料和 最晚一份材料的日期。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“接收人、移交时间、移交人”：送交纸质档 案时填写。
“输入员”：为著录档案信息人员的姓名。
3.1 著录项填写完成的案卷录入表单
著录信息全 部输入后， 点击左下角 的“添加”， 完成该案卷 信息的著录。
注：同一卷（盒）
3. 档案材料的整理
3.3 要在 每份材料首 页的左上角 编写件号 （用铅笔 编），件号 为流水号， 起始号为1。
3. 档案材料的整理
3.4 要在每份 材料的右下角 编写起止页号 （铅笔编写）。 如“1-11页， 1-20页”。
二、档案管理系统使用
1.系统登录 2.修改个人信息 3.档案著录 4.修改著录信息 5.目录打印 6.档案查询
档案收集及系统使用
--部门档案归档培训资料
2014年3月20日
一、档案收集与整理 二、档案管理系统使用
一、档案收集与整理
1.收集范围 2.归档要求 3.档案材料的整理
1. 收集范围
1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。
1.2 归档内容，参照《贵州大学各单位档案材料归档 范围和保管期限规定（试行）》收集归档。