用户操作手册SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#用户操作手册USER ' S MANUALVer.北京长益信息科技有限公司业务指南目录业务管理原则1. 业务管理特点商友系统是一套综合性的商业信息管理系统，其业务管理特点主要表现为:(1). 单品管理即一品一码，全程控制。

商品属性（名称、规格、货号、质地）中有区别的为一品。

(2). 进价核算即财务帐务处理，以进价核算库存、结转成本。

进价核算的优点：传统商品零售企业在未采用计算机系统前，难以实现商品的单品批次管理（单品批次管理是进价核算的基础），多采用售价核算。

从财务核算与管理上而言，进价核算可以更准确、真实的反映企业在经营运作中的资金占用及实际库存情况，并以单品实毛利为基础，汇总产生企业运作中的真实利润发生。

从而避免了售价核算综合毛利等算法下可能的不适当调整。

以使企业各种报表切实反映其运作状况。

(3). 一级核算即财务工作采用一级帐务处理。

记帐工作主要集中在财务（会计）部门进行。

(4). 统一结算即由财务部门设立结算中心，在电脑系统的辅助下，统一结算货款及相应的帐务处理。

2. 经营合作方式系统适应商业企业经营特点，以供货商与商场间的合作关系为主线，逐步细化业务流程，概括而言指导系统的供需合作方式分为：(1). 经销a、按照权责发生制，商品所有权归属公司b、在会计核算中使用库存商品科目c、结算方法包括：预付货款，合同签章生效后，公司按合同（或订货清单）预付供货方货款，付款后，供货方发货。

帐期结算，根据合同签订的账期天数进行货款结算。

d、商品的销售性质为品种(2). 代销a、商品所有权不属于公司，但由公司统一进、销、存管理b、在会计核算中使用受托代销商品科目c、结算方法采用按销售成本（销售数量乘以进价）结算d、商品的销售性质为品种(3). 联营a、公司提供一定的经营场地，由公司和供货方共同经营管理b、商品库存由供货方自行管理c、公司实行统一收款、统一销售凭证，按照销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算d、分为核算库存的商品，其商品销售性质为品种。

不核算库存的商品，商品的销售性质为大类、品种。

(4). 租赁a、公司提供一定的经营场地，由公司和供货方共同经营管理b、商品库存由供货方自行管理c、公司实行统一收款、统一销售凭证，按照销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算d、分为核算库存的商品，其商品销售性质为品种。

不核算库存的商品，商品的销售性质为大类、品种。

业务基础数据准备遵循业务管理原则，商友系统多侧面地对商场的进、销、调、存各环节进行分析、优化、统计，其主要针对的管理对象是商场内部的部门、经营管理人员及供货厂商、商品。

为了协助计算机处理各种商务信息，在进行各项业务操作前期，需要将相应的商场人员信息、组织机构、供货商信息、商品信息输入到计算机内存档，以备业务处理时调用。

1. 配置系统运行参数商友支持多种经营模式。

为了配合系统运行，必须先设定系统运行参数，确定系统的经营模式。

.系统可调参数系统可调参数：1．系统框架：对日处理时间与系统中人员代码进行配置；2．百货单店：对业务往来中各类参数进行配置；A、进销存管理系统运行状态B、往来单位管理供货单位编码方式C、商品管理商品编码方式D、订单管理E、物价管理F、库存管理G、结算管理3． CRM系统：针对CRM 系统所涉及到的参数进行配置。

该类型参数的详细介绍请参照CRM 手册的相关内容。

. 商场信息将商场提供的有关基本信息写进程序中。

. 日结参数分操作系统为其加上日结标记，以及设置日结最早开始时间。

《系统管理》系统配置配置系统运行参数2. 建立商场组织机构. 部门定义建立部门组织结构，定义商场各级部门信息。

内容与界面：部门结构说明：1．部门类型关系经营管理类型【其他】包括百货卖场的销售柜台、商场非业务部门等(如财务、后勤等)。

【超市卖场】超市卖场的销售部门。

【配送中心】物流配货业务部门。

部门类型【其它部门】商场的非业务部门。

如财务、人事部门等，对应“其他”经营管理类型。

【柜台销售】百货卖场销售柜组，需要开小票进行销售收款。

对应“其他”经营管理类型。

【自选柜组】自选超市销售柜组。

对应“超市卖场”经营管理类型。

【配送中心】管理配货业务的部门。

对应“配送中心”经营管理类型。

部门属性【末级部门】部门的末级标记。

选择此标记后，才能对“部门类型”进行编辑操作。

【批发部门】部门的批发标记。

表示该部门可以进行批发业务。

【采购部门】部门的“采购标记”，具有合同签订权的部门，必须选此标记。

已选定“采购标记”的部门，其上、下级部门不能加“采购标记”；已签订合同部门，其“采购标记”不允许取消。

【核算部门】部门的核算标记，表示该部门是核算部门。

已选定“核算标记”的部门，其上、下级部门均不能加“核算部门”标记。

系统缺省定义 0 级部门为“核算部门”，当 0 级下属部门选定“核算部门”标记时，0 级部门的核算部门标记自动取消。

2．部门核算控制关系下图描述了一个核算体系的基本框架。

在系统中可以定义多个这样的核算体系，每个核算体系中的核算部门的级次起点没有严格限制，可以是不同的级次。

只有采购部门才具有合同签订权，录入合同采购部门时，只能选择具有“采购部门”标记的部门。

商品订货单以合同为订货依据。

系统订货、进货业务以核算体为操作单元，即采购、配送、销售部门必须挂靠在同一个核算部门．．．．．．．下。

定义部门时，如果部门为配送中心或销售部门，要求本级或上级必须有“核算部门”，否则不能保存。

在核算部门的下级部门之间可以制作调拨单，进行调拨，否则不允许调拨。

订货时，进货部门与采购部门必须在同一核算部门下。

操作指南：《系统管理》部门和销售地点部门管理定义业务部门2.2.建立人员档案建立人员代码体系，录入人员基本信息，确定人员类型。

内容与界面：操作指南：《系统管理》人员定义人员管理定义业务人员.建立操作员档案确定各类经营、管理人员职责、操作权限。

内容与界面：操作指南：《系统管理》人员定义操作员管理定义操作员.确定收、付款方式定义商场内允许的收款方式、付款方式。

内容与界面：操作指南：《系统管理》部门和销售地点收款台管理定义收款方式定义付款方式.建立收款台档案录入收款台基本信息，确定收款台收款方式。

内容与界面：操作指南：《系统管理》系统定义定义收款台3. 建立供货商档案. 定义统计属性定义供货商统计属性，是供货商必须的信息，需提前定义，在供货商信息维护时进行选择即可。

操作指南：《供货商管理》基础信息管理定义统计属性. 供货商信息维护录入供货商资料，建立供货商档案。

供货商状态：为了配合结算环节的管理，供货商可设置以下状态，不同状态的供货商参与的业务范围不同。

√：允许录入与审核单据×：不允许录入和审核单据供货商清退，应满足以下条件：自营商品、联营核算库存商品没有库存没有未结算的销售数据不存在有效合同、订单没有未付款的结算单内容与界面：a. 基本信息b.其他信息c. 应提供的证书操作指南：《供货商管理》业务往来单位管理业务往来单位(供货商)维护4.定义商品分类录入商场商品类别信息，确定商品分类体系。

系统缺省的代码长度为：22222，表示商品分为 5 级(类)，每级为 2 位。

内容与界面：操作指南：《商品管理》基础信息管理定义商品分类5.定义商品商标品牌录入商品商标品牌，为商品建档准备信息。

内容与界面：操作指南：《商品管理》基础信息管理定义商品商标品牌6. 签定商品合同1. 合同号合同的合同号由系统自动生成，合同号的有关位数具有一定的含义，是合同的有效标记。

合同号：在保存合同信息时，系统自动生成合同号。

其中，合同号的倒数第三位表示合同类型，0：经销、1：代销、3：联营、5：租赁。

例如某合同号为 15000，则表示该合同为经销合同。

合同组号：每个合同除了拥有一个合同号外，还拥有一个合同组号。

系统在保存合同时，自动生成合同号，合同号倒数第三位前的位数即表示合同组号。

例如某合同号为 15000，则 15为该合同的合同组号。

合同组号的意义在于，当某合同续签时，系统会根据该合同的组号，将续签的合同归纳为该合同组里。

例如合同号为 15000 的合同续签，则系统生成续签合同的合合同号为15001…理解了这些含义，在查找合同时，就可以方便快捷调出合同信息进行查阅。

2. 合同状态在本系统中，合同状态包括了：未审核、试销、正常、到期、终止、清退等形式。

合同状态和具体业务操作的有着密不可分的关系。

如下表：√：表示合同在该状态下可以进行的业务操作；×\u65306X表示合同在该状态下不能进行的业务操作注释：①到期：到期状态为系统日处理时自动标志状态。

在到期之前，可以手工置状态为清退／终止。

到期状态合同如续签，则续签合同为新的未审核状态。

②清退和终止状态为不可逆状态。

3. 合同状态与合同续签、变更续签合同启动后，原合同状态变为“终止”变更合同启动后，原合同状态变为“清退”内容与界面：(1). 经销合同录入经销商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系。

操作指南：《合同管理》合同建档代销合同处理(3)．联营合同录入联营商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系，结算扣款方式，折扣分摊方法等。

内容与界面：(4)．租赁合同录入租赁商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系，结算扣款方式，折扣分摊方法等。

内容与界面：操作指南：《合同管理》合同建档租赁合同处理7.建立商品信息档案为新商品建立档案，保存商品各项标识信息，建立商品代码体系。

1. 商品码分类：商品代码、商品条码(1). 商品代码：指商场内部编码，由系统自动生成。

(2). 商品条码：指商品自带条码或店内条码，其中店内条码可由系统自动生成，均符合国际条码标准，超市商品通常使用条码。

2．商品按自营(经、代销)、联营、租赁商品分别建档。

3. 商品状态：为了配合商场对商品管理控制，每件商品具有自己的操作状态。

未审核：当系统定义为商品需要审核时，新录入的未审核商品新品：已审核的新录入但未订货的商品正常：新品经第一次订货后即转为正常淘汰：不能做订单，不可以正销售暂停：不能订货，但能销售，用于季节性商品，当商品进入经营季节时，提示转为正常状态清退：淘汰的商品无库存且与厂家清算完成后，即转为终止状态不同状态的商品业务范围不同：：允许录入与审核单据商品清退，应满足以下条件：：不允许录入和审核单据自营商品、联营核算库存商品没有库存无“待核销售”（挂帐）商品操作指南：《商品管理》自营商品信息管理自营商品信息定义《商品管理》联营商品信息管理不核算、核算联营商品定义内容与界面：a. 自营商品定义基本信息：其他信息：商品资信：b. 联营商品定义不核算库存：基本信息、其他信息、商品资信（同上）【说明】：下文说明中有此标记的业务，操作时可以调整商品批次。