点
做最终决定 败得失进行总结
不能解散已完成 任务的临时委员 会或工作小组
与会者对会议感 到不满
没有跟踪落实会 议决定
21
记录所有决 定和负责人 及完成时间
只在必要时 才开会
事先已经筹 划好
作出了评论 和总结
高效会 议的八
大特征
拟定和分发 了议程表
请了最有经 验才能和必
要的人
一切按部就 班
遵守时间
22
版本： 1.0
职业化团队建设教材（一）
讲师：张宝
1
学习公约
请关闭手机或调为震动 请把心带来 请充分讨论和学习 请带空杯来,装点水回去
一、为什么要对会议进行管理 二、会议的目的和种类 三、会议的三个阶段/七个步骤 四、会议失败的原因 五、如何开成功的会议 六、成功会议的角色扮演 七、会议控制与冲突处理 八、会议记录与会后跟进
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.1 1.182 0.11.1 817:5 617:5 6:141 7:56:1 4Nov- 20
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。 2020年 11月1 8日星 期三5 时56分1 4秒Wednesd ay, November 18, 2020
3
4
据统计，在英国每天大约有400万小时被用于召开 团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会 议
《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用 于正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议大约1 小时
希望开启各项管理会议例会机制的同时能有效组织 会议
5
PDCA精神是发现、改善各种管理困难。循环 理论存在于所有领域，大至企业策略管理、环 保污染管理，小到部门的项目管理、教育培训、 自我管理等。它被人们持续地、正式或非正式 地、有意识无意识地使用于自己所做的每件事 和每个活动
绪方面的对立 利用会议中间的休息来调整一下气氛 可以参考第三方意见 可以把焦点问题写在黑板上 ，客观比较一下 多提供一些相关有说服力的数据
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听完陈述后就没有词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄 指出双方都有错 建议举行其他主持人会议
44
会议共识
四种群体决策
权威决策 共识决策 少数服从多数 无异议决策
重申现在的程序，如不奏效， 则马上按照他的方法实施
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螃蟹的症状：
开会还在做别的工作或事情 私自进入小团体讨论 时常接电话、打瞌睡 其他，笔敲桌子、背对发言人
主持人对策：
对开小会的情况，示 意发言人暂停，让会 议突然停下来，让大 家警觉 打瞌睡，就休息5分 钟并加快会议进程 保持短暂沉默
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不要回避对立，意见分歧是正常现象 不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20 .11.18 2020 年11月 18日星 期三5 时56分 14秒2 0.11.1 8
谢谢大家！
天生我材必有用，千金散尽还复来。 17:56: 1417: 56:14 17:561 1/18/ 2020 5:56:14 PM
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20 .11.18 17:56 :1417 :56No v-201 8-Nov -20
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:5 6:141 7:56:1 417:5 6Wedn esday, November 18, 2020
会议管理自然也运用着PDCA的思想，并且会 议也是其他管理事件PDCA循环中的一个环节 部分。运用PDCA的思想规范每个管理动作
6
会议策划 会议日程 确定会议时间地点 会议邀请
会议纪要 问题解决跟进 工作汇报
会前场地和设备布置和确认 参会 问题讨论 会议决策、方案制定 工作安排 方案执行 工作标准化
安全在于心细，事故出在麻痹。20.1 1.182 0.11.1 817:5 6:141 7:56:1 4November 18, 2020
加强自身建设，增强个人的休养。20 20年1 1月18 日下午 5时56 分20.1 1.182 0.11.1 8
扩展市场，开发未来，实现现在。20 20年1 1月18 日星期 三下午 5时56 分14秒 17:56: 1420. 11.18
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写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出习惯带来的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为
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提问&讨论?
结束 谢谢!
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.1 1.182 0.11.1 8Wed nesday , November 18, 2020
事先必须提前通知出席会议的人，且分 为参加者、旁听者和可选择者
4 主持人的技能
选择具有亲和力、影响力的人担当主持 人
5 与会者的技能
与会者具备倾听能力和头脑风暴等技术
6 会议的准备工作
一定要提前准备
7 开会的原因目的和结果
在开会之前要知会相关人员
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还有比开会 更好的方法
已经按照惯 例改为餐会
了
如果
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。 2020年 11月 下午5时 56分2 0.11.1 817:5 6November 18, 2020
时间是人类发展的空间。2020年11 月18日 星期三 5时56 分14秒 17:56: 1418 November 2020
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午 5时56 分14秒 下午5 时56分 17:56: 1420. 11.18
议程
• 分享话题 及目标
• 交换信息 • 产生想法/
做决定/确 认行动 • 总结
结束会议
• 总结 • 安排下次
会议
跟踪
• 会议记录 • 跟踪计划
29
30
主持人发言较多的原因
• 对议题较熟 • 地位高，声音大 • 承担较多的行政责任
建议
• 尽量保证每个人的发言机会均等 • 尽量形成一种互动的会议氛围
6 会议的准备工 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓没
作
有成效
7 开会的原因目 会议进行中发行皆不明确，使会议毫无意义、宣告
的和结果
失败
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项目
原因
具体表现
1 时间
会议一般安排在周二到周四上午或下午2： 30后，避免周一到周五
2 地点
会议室尽量安排在一个封闭会议室内， 且最后围着圆桌进行
3 开会对象选择
主持人对策：
理解对方的想法和情绪
重审会议中什么意见都可以 提，但正面的建议更收欢迎 采用非语言方式打断
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“驴”的症状：
过于敏感 防卫性很强
不能站在别人的立场看 问题
主持人对策：
突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
40
“兔子”的症状：
质疑正在使用的程序
总是提议不同的程序或 意见
主持人对策：
肯定他的贡献
19
受外界影响
与会者发言离 题
没必要人员留 会场
决策犹豫不决
资料准备不充 分却贸然决策
少数人论断发 言
与会者之间争 论
与会者精力不 集中
视听器材故障
与会者不表明 自己的真实意
见
与会者没有热 情
与会者与主持 人争论
会议超出预订 市时间
主席未能总结 会议成果
20
没有记录会议要 不能对讨论事项 不能对对会议成
7
会议成本=时间成本+间接成本+效率损失成本 时间成本=参会人员单位小时工资*用时*人数*3 直接成本=会议设施租用折旧+差旅费+文件费 效率损失=不能及时接听客户电话+所管理区域
发生突发事件不能及时处理
管理发展规律：由简到繁再到简
8
传递 协 调矛盾
资源 共享
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序号 内容 1 请大家填写会议评估表 2 针对意见作出改进措施 3 询问和联络缺席的同事 4 制定跟进计划，负责跟进 5 如有需要找高层协助 6 如计划进行顺利，取消下次会议 7 会议之后检讨得失
50
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
内容 在开会中有没人误解我的意思 我有没有在别人谈话时跳到其他话题 有没有在会议前让与会这了解会议内容 面对别人说话是不是很紧张 是否遇到只有主持人说话没有人参与 谈话结束后是否确认别人明白你的意思 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 总会把事情的前因后果呈现给别人 是否提前考虑把负责问题用平易近人的方式表达 是否在会议结束时问大家还有什么问题
不守时 不负责 不决策 不投入 不执行
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项目
原因
具体表现
1 时间
即将午餐的时间，每个人饥肠辘辘无心开会
2 地点
会议设在经理办公室，时常被打断
3 开会对象选择 该来的不来，可不该来的都来了
4 主持人的技能 缺乏影响力，说服力，被与会者牵着鼻子走无法实 现会议意图
5 与会者的技能 发言混乱，既不知如何表意，也不足如何引退
没有特别的 事情讨论
会议成本太 大
你是唯一可 以且知道决
策的人
26
有事需当众 表扬批评
必须把信息 同时传到很
多人
如果
给工作小组 委派任务需
动和说明
要让更多的 人参与决策 以集思广益
听取部门汇 报
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嘴上说 的80%
你心里 想的
100%
别人听 的60%
别人听懂的40%
28
开始
• 欢迎 • 会议流程 • 议程 • 具体时间 • 规则制度