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会前准备
• 会议室安排
会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长*宽=4*3） 电源/设备到位 避免干扰声音 通风设备良好、温度适宜 采光好、柔和光线 座位宽敞，高低适中 讲台预留大空间 正确的位置安排
会议室安排
高
必需开会的五个如果
效 会
议
在
开
必须把信息同时 传递给很多人
听取部门 汇报工作
始 之 前
就
开
如
始
要别人参与决策
果
了
以集思广益
有些பைடு நூலகம்情需要当众
表扬或批评
给小组委派 任务
有效会议组织的一般步骤
• 会前准备 • 主持会议 • 会后跟踪
会前准备
• 检查会议召开的必要性 • 确定会议的主题及目的 • 选择会议的类型 • 确定会议主持人 • 会议程序和安排准备 • 参加者的确定和通知 • 资料事先备妥，会前、会中或会后分发
多于三个 人团体会 议
一对一会 议
面对面会议 电话会议 视频会议
按开会性质和目的分类
A年会 B专业会议 C代 表会议 D论坛 E座谈会、 专题讨论会 F讲座 G研 讨会、专家讨论会、讨 论会 H 培训性会议 I 奖 励会议 J例行会议
会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来
• A、固定的部门会议 • B、一对一会议 • C、处理突发事件的会议 • D、全体会议
什么是会议？
会议是由若干人参加，他们聚到一 起是为了解决问题或作出决定。
为什么要开会?
• 发布政策或指令 • 交流信息或沟通协调 • 寻求问题解决方案 • 人员培训指导 • 任务的布置或传达 • 业务总结或回顾
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
关键词： 会万议会的朝种宗类—解决问题
按人数分类 按开会方式分类
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法达到会议意图。
（5） （6） （7）
参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目的和结果
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
7.决定会议的地点 18.是否要求与会者准备资
8.研究会场如何布置 料
9.确定出席人数
19.确定相关资料
10.安排出席者座位 20.是否安排会后娱乐项目
并做好事先通知
会前准备会议议程模板（学校两代会会议议程）
• 主持人：校团委书记 • 时间：2010年12月26日上午9点整 • 地点：学校大礼堂 • 一、会议议程： • （一）介绍领导、来宾 • （二）宣布大会开幕，奏唱《国歌》 • （三）学生科科长致开幕词 • （四）校团委领导讲话 • （五）学院党总支领导记讲话 • （六）校学生会致贺词 • （七）群众团体代表致贺词（兄弟学院分团委、学院
议名单（草案） • （二）通过关于第二届分团委工作报告的决议 • （三）通过关于第三届学生会工作报告的决议 • （四）通过关于《学生会章程（修正案）》的决议 • （五）选举产生第三届分委员会 • （六）选举产生学生会第四届委员会 • （七）宣布选举结果 • （八）宣读大会决议 • （九）致闭幕词 • （十）宣布大会闭幕，奏（唱）《团歌》
会前准备
电脑幻灯片制作时要注意： • 醒目的标题
– 用足够大的字体 – 仅包括重要的单词 – 立意新颖
会前准备
电脑幻灯片制作时要注意： • 文字易读
– 简明扼要(仅包括重要的单词) – 主题突出 – 注意字体/大小/颜色 – 避免不必要的装饰 – 字数不能过多 – 字句以片语为佳
会前准备
电脑幻灯片制作时要注意： • 图形视觉
①一般半年或一年一次 ②随时 ③按需要 ④一般每月一次
会议效率不高的原因及具体表现
项次
原因
具体表现
（1） 时间 （2） 地点 （3） 开会对象的选择 （4） 主持人的技能
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有 可无的参加者。
（1）
（2） （3）
主持会议
• 营造合适的会议气氛 • 控制会议主题和时间 • 安排记录 • 鼓励参与 • 寻求反馈 • 协调与会人的关系 • 避免冲突或冗长的争论 • 鼓励及引导会议结果
无效会议的后遗症
• 与会人员会抱有消极态度 • 借故不参加 • 会议结论无法有效执行
高效会议的八大特征
高
无需开会的五个如果
效 会
议
在 开
已经按惯例 每周聚会
没什么特别的 事情要讨论
始 之 前
就
开
如
始 了
会议成本太大
果
你是唯一做决策并且
知道该怎么做的人
（开会让他人参与只
还有比开会
能把问题弄乱）
更好的办法
高
会议准备工作核对清单
效 会 议
在
1.了解会议的目的 11.是否准备会议签名 开
2.是否一定要开会
12.是否安排交通工具
始 之
3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间
13.是否安排与会者住宿 前
14.是否发出了会议通知
就 开
15.确定视听材料
始
16.确定辅助教材
了
6.确定会议的主持人 17.准备会场周边位置图
第三讲 日常会议主持口才
全球每天要举行数百万次会议
• 一份美国的调查统计 • 经理级干部和专业人员每
周约花1/4的时间在开会 上； • 中上级的经理约1周2天； • 资深行政人员则多达1周4 天； • 研究显示，除了一对一的 会议，三人以上的会议平 均所占的时间最多。
主要内容
• 为什么要开会 • 什么是有效的会议 • 有效会议组织的一般步骤 • 如何扮演一个成功的会议主持人
分工会） • （八）听取并审议共青团分委员会工作报告 • （九）听取和审议学生会委员会工作报告
• 二、分组讨论 (2010年12月26日12:00-13：00 各代表团驻 地)
• （一）分组讨论第二届分团委工作报告 • （二）分组讨论第三届学生会工作报告 • （三）分组讨论《学生会章程（修正案）》 • （四）酝酿并通过第三届委员会委员候选人建议名单 • （五）酝酿并通过第四届学生委员会委员候选人建议名单 • 三、闭幕式 (2010年12月26日14：00学术报告厅) • （一）通过总监票人、监票人、总计票人、计票人、唱票人建