第17条 会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。
第5章 会议室管理
第18条 会议室由总裁办指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向总裁办提出申请，由总裁办统筹安排。
第20条 会议室的卫生由总裁办安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。
1.承办人员应按要求办理。急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，天应办理完毕，最迟不能超过天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知行政部。
2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回档案室。
3.收文的催办由行政部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件、会议下达任务，要定期进行跟踪检查。
第10条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。
第12条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总裁办有权拒绝安排。
第13条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4条 员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。
第3章 电话接听礼仪规范
第5条 电话接听
1.接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，×××(公司名称，如果公司名称较长，应用简称)”，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。
第4章 会场纪律
第14条 开会前10分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。
第15条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。
第16条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。
行政管理规章制度流程及管理表单
执行部门
档案编号
文件编号
编制人
审批人
修改资料
编制时间
审批时间
修改时间
第1章 总则
第1条 目的
为规范前台接待的职业形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。
第2条 适用范围
本规范适用于前台接待礼仪管理。
第2章 仪容规范
第3条 要求员工头发梳理整齐，面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。
4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还资料室。
第4条收文整理归档
档案管理人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究责任人的责任。
第2条 适用范围
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章 会议组织
第3条 公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。
第4条 专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开。
第5条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。
第3章 会议安排
第6条 为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第7条 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报总裁办汇总，并由公司总裁办统一安排方可召开。
第8条 总裁办每周六应召开全公司例会。
第9条 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司总裁办，并经公司相关领导同意。
第6条 代接电话
1.代接电话时，对方如有留言，应用纸笔记录。
2.电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会。
第7条 做好电话记录
前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点内容：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。
第8条 礼貌挂断电话
第14条 未进行预约人员来访时，应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。前台人员经过初步判断后，并不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员进行沟通，最后决范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。
第21条 会议室电子设备的管理、使用和维护由总裁办陈飞负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。
第1条 为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.公司内部公文。
第3条收文承办、催办
1.对于普通来宾，主动指引要访部门接待。
2.对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待。
第12条 预约人员到达后，若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间。
第13条 如果预约来访人员要找的负责人不在，要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。请来访人员留下电话、地址
通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗”既表示尊重对方，也是提醒对方。谈话结束时，要表示感谢，并让对方先挂断电话。
第4章 来访接待礼仪规范
第9条 接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。
第10条 客人到来进行来访登记后，要立即通知被访者，如需前台接待人员引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势。
第11条 为来访人员安排接待地点时，应遵循以下原则。