当会议室用来进行远程视频会议、记者招待会、电视新闻发布时，会议照明则起到了非常重要的作用，由于会议召开时间具有随机性，为了避免外界光线的干扰，室内应使用人工冷光源；会场的门窗需用深色窗帘遮挡；光源对人眼视觉应无刺眼的感觉。

应选择色温为3500K，显色指数大于85的照明灯具，另外，为突出主席团成员和会议主题背景，还需要设置主席台面光、侧光、逆光、背景灯光等，避免使用热光源；灯光照射在与会者脸部上的光应是均匀的，照度不低于500Lux；投影幕附近应避免直射光照射，照度以<30Lux为宜，对于监视器及投影电视机，它们周围的照度应控制在50～80LUX之间，为了确保文件、图表的字迹清晰，对文件图表区域的照度应不大于700LUX，而主席区应控制在800LUX左右。

影响画面质量的一个因素，是会场四周的景物和颜色。

应尽量减少门和窗，镜头内尽量减少人员穿行频率，为防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，房间的墙壁、地毯、天花板通常采用米黄、浅蓝色、浅灰色等等，各墙面不宜采用复杂的装饰图案，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图象质量的提高。

会议室应尽量采用舒适的椅子，以及加厚椅垫，避免与会人员经常调整坐姿而在镜头内造成不必要的动作，同时加厚的椅垫吸音系数较高可以缩短混响时间。

并且椅子上不要装小脚轮，限制移动，以防止离开镜头。

为了减少脸部的阴影，要求采用浅色桌椅，使光线能通过桌子反射到人的脸上，或在桌上铺上浅色桌布，建议采用浅驼色或浅青蓝色。

另外，在话筒与桌子之间最好加一层软性材料，如像胶底等，以免造成敲击桌子时造成太大的响动。

环境要求
会议室内的温度、湿度应适宜，通常考虑为18～22℃的室温，60％～80％湿度较合理。

会议室内摆放有各种会议设备，这些设备对温度、湿度都有较高的要求，为保证室内的合适温度、合适湿度，会议室内应具有静音空调系统。

会议室的环境噪声级要求为40dB(A)，以形成良好的会议环境。

吸声
为了保证声绝缘及良好的语言清晰度，地板上应铺地毯，选用吸音系数较高的地毯，可以缩短高频混响时间；天花板如具备条件应装消音板天花，并且做凹凸设计，增加室内声音的漫反射，使整个会场声音的立体感和空间感更强；四周墙壁尽量不要选择玻璃等强反射类材质，避免增加不必要的多次反射声及产生话筒啸叫的机率；窗户安装双层玻璃，可起到很好的隔音效果；桌子辅上桌布。

以上设置不仅能够保证良好的隔音效果，并且可以为房间提供最佳的混响时间。

混响时间
混响时间的长短直接关系到厅堂的语音清晰度，最佳混响时间和混响时间频率特性也随着各类厅堂的大小及用途的不同而不一样；语言类要求短暂的混响时间，以提高语音清晰度；文艺演出类则需要较长的混响时间，使音乐表现更具活力；多用途类其混响时间用中间值；总之，对于混响时间较长或较短的厅堂，必须采取相应的手段（表面吸声材料、空间吸声体、穿孔吸声等）使其达到合适的状态。

供电及布线
会议室工程的所有系统都是靠电能进行工作的，为了保证会议室供电系统的安全可靠，减少经电源环路带来的电气串扰，应采用至少四套供电系统。

第一套供电系统作为会议室照明独立供电；
第二套供电系统用于空调制冷设备的供电；
第三套供电系统作为整个音视频系统供电；
第四套供电系统作为投影机系统运行供电。

要求会议室、控制室需有若干AC220V/15A的三芯电源插座，均匀分布在四周墙面，并配有多用电源接线板。

接地是供电系统中比较重要的问题。

接地方式分为联合接地方式和单独接地方式两种，联合接地时接地电阻要求小于0.5欧姆，单独接地时接地电阻要求小于3欧姆。

地线宜从控制室或机房设置的接地汇流排上引接，尽可能从传输机房拉到会议室和控制室供设备使用。

要求给控制室、会议室、投影机供电的交流电源零线和地线的电压差≤1V。

综合布线系统的设计和安装必须保证安全可靠，保证有源设备的使用寿命和不间断地正常工作状态。

布线系统和设备的安装需考虑将来系统的扩展预留。

设备间中安装的配线架或机柜必须牢固可靠，具有足够的预留空间；便于管理和维护。

为了避免链路干扰，需将所有不同的设备接到同一个保护地，使用封闭或半封闭的金属线槽、线管，综合布线电缆与电磁干扰源(如日光灯及强电布线)保持最小30cm的间距。

如果不可能保持这一最小间距，则需要采用封闭金属线槽。