文件与资料管理流程
1.0目的
规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保
存与作废方式作为文件管制依据。
2.0范围
本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3.0权责
3.1 总经理:负责管理手册的核准。
3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。
3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。
4.0定义
本公司管理体系文件分为四阶
4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政
策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。
4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系
统要求项包含之各项作业程序。
4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等
之工作指导性文件；
4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。
4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图
纸；国家颁布的有关政策、法规。
4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行
的受控文件。
5.0作业内容
5.1文件编号
5.1.1一阶文件编号规则
QM-------------00----------------□□
文件流水号
手册号
手册代号
5.1.2二阶文件编号规则
LD--------------QP----------------□□
文件流水号
程序文件代码
公司代码
5.1.3三阶文件编号规则
XX--------------XX---------------□□□
文件流水号
部门代码
WI 作业指导书、标准
WM 作业办法和规范(流
程)，其中原材料检
验规范以物料编码
为准。
WS 其它类
5.1.4四阶文件编号规则
FM--------------XX---------------□□□
表单编号
部门代码
表单记录代码
5.1.5 非体系文件编号规则
SY--------------XX---------------□□□
文件流水号
部门代码
非体系文件代码
5.1.6 外来文件编号规则（包括外来客户标准，外来图纸）
其中：EICC、环境、环保法律法规及厂内由工程师上网收集后转交文控保存的法规直接分大类按序列号编，不用体现WL，但需盖外来文件章。
WL------------------------------□□□□
文件流水号
外来文件代码
5.1.7 工程图面编号规则依据产品编码进行编制，一一对应。
试行的版本号是A01、A02等持续递增。
正式使用的版本号是从0、1开始持续递增。
5.1.8 公司各部门代码：
5.1.9 第三类码：同类别之文件发行流水号。
5.2 文件制定
5.2.1 管理手册和程序文件由管理代表组织编写。
5.2.2 R&D(技术部)负责编制设计文件,包括技术标准、图纸及生产工艺标准等。
5.2.3 公司级管理文件由总经理批准，其他管理文件及作业指导书由相关部门组织编写。
5.2.4 文件在送审的同时须确定分发部门，并告知文控中心，由文控中心填写《文件分发申请及签收记录表》进行分发。
5.2.5文件制订内容原则上包括：
1.0目的，
2.0范围，
3.0 权责，
4.0 定义，
5.0 作业内容
6.0 参考文件，
7.0 相关记录，
8.0 作业流程
5.2.6公司徽标
5.2.7记录表单类编码：每一类表单应当在左下角印编码，编码不能重复。
5.2.8文件制作格式、表单格式以本份文件为范本并参考以下范例之格式,原则上段落及条理应分明且整齐美观,大段落里分小点时,应注意格式，要有层次感，例：
1.0------------------------------------
1.1------------------------------------
1.1.1----------------------------------
1.1.1.1--------------------------------
5.2.9制作格式内容原则上应包含部门编号、文件名称、文件编号、制作日期、版本、页号、制作人、核准人等。
5.2.10一、二、三、四阶文件须以版本(由A-Z)及版次(由0-5)管制,若A版文件经5 次修订（含第5次）后,则必须改版发行自B0版，以此类推，文件生效日期以文件发行日期为准。
5.3文件修订与分发
5.3.1 文件需新增或需修订时，原制定部门提出《新文件制定申请单》或《文件更改申请单》，制作好的文件需权责人员批准后交文控中心统一编号，并提出文件分发申请。
5.3.2 受控文件原稿在提交至文控中心后,文控人员应对文件进行以下确认,如有不完整的情况时,退回编写人进行修正:
5.3.2.1 是否进行有效的批准。
5.3.2.2 标题、文件号、版本号、页数是否完整。
5.3.3 确认文件无误后，文控中心依据该文件核准人员决定之分发单位，复印相应份数，除文控留底原件(便于后续补发)外，其他文件每页须加盖“文控中心发行章”,方可生效。
发行时要求收文单位在《文件分发申请及签收记录表》上作好签收记录，其中ECN、ECR在原稿背面签名确认签收。
各类文件不得随意复印或携出。
5.3.4一二阶文件文控一份原稿不盖章，一份盖发行章保存在公共或查阅盘中发行电子档，不发行纸质档，最新电子档可发至各部门负责人，三阶、四阶文件依部门需求按需发行实物版，电子档留底，原件在必须在文控中心留底。
5.4 文件回收与作废
5.4.1文控中心分发时对旧版进行回收，回收后的文件由文控中心统一加盖“作废”章进行自由销毁或回复利用处理（中文控中心必须保存一份和发行版最近版本的原件加盖“作废”章以作参考）。
5.5 文件补发
5.5.1 文件如有发现破损、少页、字迹模糊、份数不够或遗失时,应由需求单位开出《文件补发申请单》，经权责人核准后交文控中心补发。
5.5.2 任何人均不可于正式文件上加以标记或书写文字符号等,若因文字错误由原制订人盖章或签名勘误之。
5.6 文件管理
5.6.1 所有受控文件应有序填写《受控文件清单》以便查阅。
5.6.2 各部门或单位务必指派合适人员对受控文件进行有效之列管，并有责保管好本部门文件，不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，定期检查文件，确保文件的清晰、整洁和完好。
5.6.3 借阅文件时，应以文件所有部门负责人批准，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不还，由文件所有部门负责人收回。
5.6.4 外来文件包括国际安规、体系标准(如ISO9000、GB/T23001、EICC国际标准、相关环境法律法规等)及汽车产品行业标准（适用时）、客户图纸及标准。
5.6.5 外来文件之发行，根据涉及内容逐级指示，经登记后发行到相关单位/部门，由使用部门自行保管，文控同时管制。
5.6.6 图纸管理，外来图纸由工程师转换为内部图纸，经项目工程师审核，部门负责人核准后申请发行。
5.6.7 外部文件的变更管理：所有来自顾客的工程标准/规范的更改由该文件的接收部门组织进行及时的评审和相应文件的更新，时间不超过2个工作周。
5.6.8 外来文件须以《外来文件管制表》管制，文控应不定期检查最新版本状况，ISO 国际标准与法规由各管理代表确认，安规由品质管理部主管确认，其它由相关负责人确认。
5.6.9 电子文件管理：文件需要用电子媒体保管时须保存在不同电子媒体中(如硬盘、服务器).电子形式文件,必要时由文件管理人员负责设置密码及定期更换密码。
5.6.10 QM、QP、QS、SY和WL文件保存期限为五年以上，FM表单保存期限为五年以
上；重要文件管理：如：环评、环评批复、监测报告、排污许可证、危险废弃物转移联单等环境相关资料，单独列出清单，由文控保管，不盖外来文件章，建立目录明确保存期限为永久，保管人员为文控人员，如有借出则需登记签名并注明日期，以利文件去向追溯。
5.7暂行文件之管理
5.7.1客户暂行需要或标准更改，产品量产前的相关文件，由文控中心加盖“暂行”章进行标识，暂行文件最长期限二个月。
6.0 参考文件
6.1《记录管制程序》
7.0 相关记录
7.1《新文件定制申请单》
7.2《受控文件清单》
7.3《文件更改申请单》
7.4《外来文件管制表》
7.5《文件补发申请单》
8.0 作业流程。