XXXXXXXXXX有限公司文件XXXX〔20XX〕XXX号XX公司存货管理办法第一章总则第一条为规范XXXXXXXXXXXX有限公司（以下简称XX公司）的存货进出、堆放、存储管理，加快存货流转速度和营运效率，并确保公司存货安全和账实相符，使存货管理工作责权明晰，监管合理有效，特制订本办法。
第二条本办法适用于XX公司及其所管辖下的所有公司。
第二章存货的基本概念第三条货权：即货物的所有权，是指同时享有存货（商品）的占有、使用、收益和处分的权利。
第四条责任存货：是指我方应行使管理职责的存货，包括但不限于：有货权存货和无货权存货。
第五条有货权存货：我司拥有所有权的存货，一般是指从我司与供应商签订采购合同开始，到我司将货权转移至买方为止的交易过程中各阶段存货的总和，包括合同存货、采购在途存货、在库存货和发货在途存货。
凡是需由我司开具增值税发票或由我司对供应商支付货款的存货应纳入有货权存货范畴。
（一）合同存货：已签订采购合同，货权尚未转移至我司，但根据合同的约定，货权将转移至我司的商品数量及金额。
（二）采购在途存货：货权已转移至我司，但货物在运输途中且尚未入库的商品数量及金额。
（三）在库存货（含厂存货、存放在客户仓库的存货及存放在公共仓库的存货）：货权已属于我司，且货物已入库的商品数量及金额。
1、厂存货：是指供应商向我司出具了商品货权的转移凭证，并明确了我司的提货权利和货物的存放地，但在实物形态上我司并未实际掌控，商品实际上仍处于供应商的控制（保管）中。
厂存货应纳入我司的授信管理，供应商出具的商品转移凭证不能作为核销预付货款授信的依据。
2、存放在客户仓库的存货：是指为提高工作效率、便于及时发货销售，减少仓储费用而把货物存放在客户仓库（免仓租）的存货。
3、存放在公共仓库的存货：是指我司将货物存放在自行租赁（具有一定专业资质）的第三方公共仓库的存货。
（四）发货在途存货：货物已出库，但货权尚未转移至买方的商品数量及金额。
第六条无货权存货：是指我司负有管理责任但货权不属于我司的存货。
如纯代理业务的存货。
第七条闭口存货：是指以销定购业务的存货。
在采购时已落实下家，且与下家签订了销售合同、具有真实贸易背景的存货。
闭口存货应特别关注上下游客户的履约风险和资金安全。
第八条敞口存货：是指采购时未与确定的下家签订合约的存货。
敞口存货主要关注意向客户的履约风险和市场跌价风险。
第三章管理机构及职责范围第九条存货管理部门在货物管理方面的职责：1、规范公司和业务部门的货物管理及具体操作流程，严格执行对货物的管控；2、对仓库、运输公司、货代等服务供方的资格审查和实地考察，审核签订物流操作合同协议（仓储合同、运输合同、货代操作协议等）；3、监督合作仓库严格执行仓储合同，提供合同规定的储存条件，按货物储存要求储存货物，确保我司货物储存环节的安全；4、督促合作仓库按照仓储合同的要求将实物库存台帐及时、准确的呈报，并核对数据的准确性，分析差异原因；5、负责业务部门日常的货物进出仓管理，建立并及时更新库存台帐，保证各库存台账数据的即时性、准确性和真实性；6、每月根据各仓库的库存月报表，对公司的存货进行汇总、制作月报表并与公司业务部门、财务部核对，同时进行库存情况差异原因分析，确保账实相符、账账相符；7、年末，组织业务、财务等部门，对公司的存货进行全面盘点，并与库存台帐、业务台账、财务账、仓库实物报表等库存对帐，编制年度存货盘点表；8、货管员对货物进出仓单、客户签收单、对账报表、合同等资料应及时整理和归档，并保留书面对账记录，保证所有档案资料的完整。
第十条业务部门在货物管理方面的职责：1、业务部门负责对本部门购进货物的进出仓情况进行跟踪管理，建立库存明细台帐；2、密切关注本部门管辖下货物的动态变化，防止发生过期、变质、毁损等跌价情况，保证公司资产的安全完整；3、每月与各仓库的库存月报表核对，同时进行库存情况差异原因分析，确保账实相符、账账相符；4、配合货管部门年末或不定期的存货实物盘点。
第十一条财会部门在货物管理方面的职责：1、负责公司财务存货明细账的建立和汇总，提供存货相关月度、年度库存数量与金额等报表信息；2、配合货管部门与业务台账、仓库实物的每月对帐或日常不定期的对帐，确保账实相符、账账相符；3、配合货管部门年末或不定期的存货实物盘点。
第四章存货预算管理第十二条存货预算是公司预算管理体系的组成部分，旨在有效控制市场风险，提高存货的营运效率。
第十三条存货预算应以经营计划为依据，以业务转型为导向，本着实事求是、严肃认真的原则，根据公司经营能力、内控管理能力和风险承受能力进行编制。
第十四条存货预算每年编制、核定一次，由业务部门提出存货采购预算，公司预算管理委员会负责评估和审核，对不同经营方式的存货实行差异化的预算管理。
第十五条存货预算一经核定应严格执行，以确保预算的严肃性。
在预算执行过程中，如遇特殊情况需要对预算进行调整的，须向公司预算管理委员会提出书面申请。
经核准后，方可调整预算。
第十六条存货预算管理范围为有货权存货，包括合同存货、采购在途存货、在库存货和发货在途存货。
第五章存货采购管理第十七条采购合同签约前，须确认有无可使用的资金、存货预算额度，以避免资源被动。
第十八条存货采购应立足对市场和客户需求的调研分析，根据公司年度经营计划在预算内进行采购。
第六章存货市场风险管理第十九条业务部门应及时参考各种存货的实际成交价格和权威机构公布的市场价格测算存货的浮动盈亏，并及时制定相应的销售计划，防止积压存货，占压公司资金。
第二十条货管部门应定期对存货进行库龄分析，建立高库龄存货的报告与监控机制，对高库龄存货做出书面分析和处置计划。
第七章存货物流管理第二十一条进出仓的具体操作要求：1、货管部门必须使用公司规范格式的货物进出仓通知单，货物进出仓单必须由货管部门经理签发，加盖公司统一编号的“货物进出仓专用章”，印章应由货管部门经理或指定专人负责保管；2、货物进仓前，应由货管部门签发本公司的“入库通知单”（货管部门经理签名和加盖本公司“货物进仓专用章”）并录入库存台帐，由仓库或收货单位盖章确认实际进仓数量后回传以作为收货凭证；3、货物出仓前，应由货管部门签发本公司的“货物出库通知单”（货管部门经理签名和加盖“货物出仓专用章”）并录入库存台账，由仓库或收货单位盖章确认实际数量后回传以作为货权转移凭证；4、货物实际进出仓后，必须及时收回仓库和厂家的收发货单据、客户签收单据、代理运输单位的车单（厂家或仓库、客户、运输单位三方的授权人签字盖章）等有效的正本单据，根据实际发生的商品、数量更新库存台帐。
5、节假日出入库，可通过手机短信的方式通知发货，但必须由货管员或货管部门经理通过手机短信通知仓库，方可发货。
第二十二条内部进出仓单据流转1、货管部门根据仓库或收货单位确认的实际进出仓数量办理内部“入（出）库单”，货管部门经理签名并加盖“进出仓专用章”后，由业务部门附上合同等交财务部入账。
2、出口货物出运后，凭海运报关单、运输货物清单、收货单、出口发票、购销合同等交财务部作为出口业务的出入库凭证并办理入账手续。
3、进口货物到货后，凭进口关单复印件、税单、合同、进仓单等交财务部作为进口业务的入库凭证入账。
4、客户的货物签收单据、代理运输单位的收发货单据、厂家或者仓库的确认发货凭证作为货管部门办理进出仓单的依据，必须及时收回。
货物进出仓的正本单据留存货管部门。
第二十三条物流仓库管理1、仓库、货代、运输等物流服务商须由货管部门评估审核（参照集团公司的相关规定），批准签约后方可合作使用，协议中须明确仓储操作规程和双方权责。
2、仓储物流协议中应详细约定“仓库须凭盖有本公司名称的进出仓专用章方可收放货”，并提供本公司出入库单样式给仓库。
3、协议中应明确仓库须在两个工作日内提供存货出入库回执，并至少应按月提供存货对账明细信息。
4、协议中应明确仓库（含存放客户仓库）在货物堆放处有明示卡片。
卡片内容包括：我司名称、货物品名、储量、进出仓日期等具体信息。
凡货物出仓货权转移时，应及时办理开票手续，真实反映公司资产。
5、仓库无正当理由违反协议规定，如：未按约定办理出入库手续、不及时提交物流单据、不即时登录货物堆放卡片、不主动提供对账单据、不配合进行实地盘库等，应及时终止委托仓储协议并书面报告XX公司经营班子。
第二十四条对账机制管理1、财务部每月10号前将财务库存按商品明细数量、金额等提供给货管部门，以便货管部门核对库存；2、货管部门负责每月第二个工作日前与仓库核对上月库存，并取得仓库书面确认；3、业务部门每月8号前，将本部门的存货台账按商品明细与货管部门核对，以保证账账相符；4、如公司内外的库存数据存在差异，货管部门应在15日前，找出差异原因并及时沟通核对，以保证账实相符。
第二十五条库存检查和盘点1、货管部门应对公司范围内各业务部门的实物存货与仓库随时进行核查，抽查检验仓库储存货物状况，确保货物品质、数量账实相符，并出具盘查报告；2、不定期的库存核查参与人员：公司货管部门、业务部门；存货实物盘点参与人员：公司货管部门、业务部门、财会部等。
第二十六条异常情况管理1、货物流转过程中如果出现异常情况，业务部门经理必须立即报告货管部门经理（紧急时先口头通报，书面报告后补），再上报公司经营班子商议后解决；2、异常情况包括如下事项：（1）货物损坏；（2）货物灭失；（3）日常对账结果发现不明原因的差异；（4）进出仓流程执行中存在漏洞或风险；（5）货物进出仓流转凭证不齐全；（6）其他异常情况。
第八章附则第二十七条各公司法定代表人、货管部门负责人是执行本办法的主要责任人。
第二十八条本办法自颁布之日起实施。
XXXXXXXXXXXX有限公司20XX年XX月XX日。