关于报账的流程及说明
一、基本原则
1. 科研课题经费的发票由课题负责人签字,然后到科研处盖章后,拿到财务处报账。
发票经汇总和入账后交予经办人签字,最后拿到会计(1#窗口)处领取现金;
2. 购买设备的发票超过800元需要申报固定资产。
首先填写申报固定资产报表,经负责人签字后方可购买设备。
设备购买后,凭发票和申请表到国有资产处登记并经过国有资产验收后方可报账,否则一律不能入帐;
3. 报销金额超过3000元必须由财务处长签字生效,超过5000元由院长签字生效;
4. 飞机票一律由院长签字后方可报账;
5. 研究生经费不需要科研处盖章,只需导师签字后就可以生效;
6. 新到课题需要到科研处办理相关手续;
7. 科研经费一律由教师报销,不可由学生报销,但研究生经费可以由学生报销;
8. 单据的粘贴:打车票、火车票、汽车票等小面积票据一律贴在报销汇总表上,其它票据可以直接装订;
粘贴标准:票据一律不允许超过汇总表上下和左右边线;票据要挨个粘贴,以能够看到金额、签字、盖章为准;票据不能顶格粘贴,反面左边要留出适当空间用于装订。
二、纵向课题
1. 纵向课题经费控制较为严格,特别是863和973项目,对经费支出检查很严,所以招待费等一律不从纵向课题经费本支出;
2. 纵向课题经费报销在3#窗口宋老师处;
3. 纵向课题对结题时间要求严格。
在规定时间内结题并核算经费支出,对于没有用完的经费,由国家收回保管。
三、横向课题
1. 横向课题经费控制相对很松,餐费和娱乐等都由横向课题支出;
2. 横向课题经费报销在4#窗口陈老师处报销;
3. 横向课题一般没有结题时间限制,经费取用相对自由;
四、关于课题劳务提成等
1. 新到课题可以提取10%开题费,具体做法是下载“科研课题开题费提取单”,填写课题名称和课题号,由负责人签字后,列出课题组成员名单,由课题组人员签字后,经科研处盖章,劳资处(人事处)备案后方可拿到财务处报账。
一般原则是课题组成员领取金额不超过每人
800元,这样就不必上税。
报账流程见基本原则栏;
2. 科研课题可以提取一定的劳务费,按照每人次不超过800元的标准,人数没有严格限制。
由于仅提取过横向课题劳务费,所以不清楚纵向课题劳务费提取原则。
具体做法同开题费的提取,需要下载“科研课题劳务费提取单”,其它流程相同;
3. 新到课题需要提取一定管理费用,但具体提法视具体情况而定。
一般纵向课题由学院提取5%管理费,科研处提取5%管理费;部分学校重点资助的纵向课题不收取管理费,只由科研处提取5%管理费;横向课题由学院提取3%管理费,科研处提3%管理费,扣除税金5%;博士启动基金由科研处提取5%管理费。
五、关于借款
1. 借款时需要填写借款凭条,经负责人签字和科研处盖章后到财务入账和领取现金或支票等;
2. 借款单分为现金借款单和转账支票借款单。
现金借款单用来支取现金,转账支票借款单可分为支取支票和汇款两种形式。
一般情况下,外地开转账支票借款单后拿到结算中心汇款;本地单位必须支取支票。
另外,支票和汇款凭条上单位要用全名,负责容易出错,账号要核对清楚;
3. 借款单需要课题负责人和借款人签字,金额在3000元以上需要财务处长签字,5000元以上院长签字;
4. 借款时需要填写借款单和出具经费本,还款时出具发票无需经费本。
如果借款时超过数额没有主管院长签字时,还款发票一定要由主管院长签字;借款时已经签字的还款发票上无需再次签字。
六、支票和汇款
1. 支票和汇款业务在财务办理转账手续后,由结算中心办理开票和汇款手续;
2. 支票需要核对好对方单位全称,无需对方账号;
3. 汇款除需要核对对方单位全称外,还需要核对对方账号和开户银行是否准确,汇款过后几天才可以领取汇款凭条。
七、报销差旅费
1. 出差时来回车票要齐全,否则不可以作为差旅费报销;
2. 坐夜车(货车)超过12小时,补助20元,超过24小时补助40元,以此类推;
3. 火车可提18元/次订票费;
4. 无打车票情况下,每天出差补助为18元,有打车票补15元/天,扣除3元/天交通费;
5. 汇总后由项目负责人签字,超过一定数额由财务处长和院长签字。
八、其它
1. 经常需要填写的单据
(1)财务处单据
a. 财务报销汇总审批表:需要项目负责人、报销人签字,超过一定数额需要财务处长、院长签字,具体数额参照基本原则;
b. 转账支票借款单:同上。
汇款需要填写收款单位全称、账号和开户银行,支票只需填写收款单位全称即可;
c. 现金借款单:同a;
d. 差旅费报销单:见“七、差旅费报销”。
(2)科研处单据
a. 新开课题报单:在科研处领取报单,经项目负责人签字后到财务办理相关手续;
b. 科研课题开题费提取单:见“四、关于课题劳务提成”;
c. 科研课题劳务费提取单:见“四、关于课题劳务提成”;
d. 招待费审批单:发票中有娱乐餐饮项目需要填写“招待费审批单”。
(3)国资处单据
a. 物资设备采购申请表:设备采购时填写;购买后需要到国资处备案,并验收后方可报销;
b. 设备维修申请表:设备维修前填写;维修后要到国资处备案方可报销。
c. 注意事项:800元以上低值耗资可以不走科研经费,由学校出资报销,但需要到国资处办理相关手续;走科研经费也必须到国资处备案。
2. 专利费的报销
专利费一律交由科研处统一报销。
3. 本科生经费的报销
本科生实习、实验、课程设计、毕业设计等费用由各系、二级学院专门的教学经费报销。
具体办法是由主管领导签字后经二级学院主管教学院长签字,经二级学院院长签字后直接交财务报账。