1、为了维护公司利益,规范交易行为,加强对合同的管理,特制订本合同管理规范。
2、合同类型包括:商务部与商业客户签订的年度、季度销售代理协议以及与厂家签定的总经销、总代理合同(协议);日常销售过程中与商业客户签订的销售合同。
3、原则:对于年度季度销售代理协议、总经销代理合同(协议)等按公司《制度汇编》中的《合同管理制度》进行统一管理,编号后交由办公室进行归档保存;对于日常的销售合同按如下规范进行管理,每月进行装订整理后交由办公室归档保存。
4、销售合同管理规范
4.1空白销售合同、销售合同章由内务组统一保管,商务代表在领用盖有公司合同章的空白合同时,必须在《销售合同领用登记表》(GYGFC-SW-09-R01)中进行登记签字。
4.2商务代表在签订合同时应根据商务代表岗管理规范和流程(GYGFC-SW-04)中2.3—2.6的流程要求签定合同,并对商业客户确认传真的合同进行审核,要求合同传真件中公司合同印章、业务代表签字必须清晰齐全,保证合同合法有效。
4.3对于下完定单的销售合同,内务组应每日按商务代表分开归档暂存。
4.4每月月初3个工作日内由内务组整理销售合同,每位商务代表的合同必须按领用的合同号进行整理,作废的合同应同时归档,并填写
《销售合同归档汇总登记表》(GYGFC-SW-09-R02),并将装订整齐的合同连同《销售合同归档汇总登记表》复印件交办公室归档保存。
4.5内务组在整理合同时,应保证合同不漏号,作废的合同也应及时收回,对应商务代表领用的合同进行销号,在《销售合同领用登记表》中备注栏进行记录。