行政管理制度——合同管理办法

（讨论稿）

第一章总则

第一条为加强公司合同管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二章管辖范围

第二条本办法管辖合同包括：各类经济合同、协议、合作书、意向书、证明书、承诺书等书面文本。

第三章管理体制

第三条公司经济合同统一归口行政部管理。

第四章职责范围

第四条行政部合同管理职责范围：

1.制定、修改合同管理办法；

2.核查本公司范围订立合同和履约情况，并对总经理和常务副总经理负责；

3.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；

4.做好合同归档，合同章管理工作；

5.对经济合同法宣传教育，培训活动。

第五条合同经办人员职责范围：

1、负责收集，整理合同起草所需资料：市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料，并上报合同管理部门备案；

起草合同的基本要求：

（1）对方具有签约资格（法定代表人或法人代表）；

（2）内容符合法律和政策规定；

（3）双方具有履约能力；

（4）没有超越公司经营范围及经办人授权范围；

（5）条款完整，文字准确，签约手续完备；

（6）草案交部门主管。

2、组织合同谈判。重大或法律关系复杂的合同谈判，必须在行政部的指导或参与下进行；

3、起草合同、组织协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向本部门及行政部报告；

4、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续；

5、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；

6、收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料并归档。

第五章管理程序及权限

第六条凡在授权范围内洽谈的合同，经行政部，并经总经理同意方可成立。经法定代表人或法人代表审核，签字后，在行政部盖章，必要时可请律师审核，工商部门鉴证。

第七条除公司总经理同意外，一律不得擅自对外部门或个人提供经济担保。

第八条合同发生变更或解除时，合同经办人应及时填写合同变更通知单（见附表三）并通知本部门和行政部。

第九条行政部协同经办人对合同变更，解除的正式文件，函电作出处理，以书面形式答复。

第十条合同履约过程发生违约事项，应按合同条款规定处理；合同经办人应及时通知本部门和行政部，不得自行决定免罚。

第十一条合同争议或变更事项其协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。

第十二条合同纠纷协助商不成，应及时向有关部门和公司领导汇报。和行政部整理、收集完整的合同文件、资料，并通知律师，根据合同规定，向有关机构提请仲裁或诉讼。

第六章签订合同的准备工作

第十三条签订合同的准备工作对于防范合同风险，保障公司的合法权益，具有重要意义。公司签订的合同，均须经过事先准备并履行审查手续。

第十四条重大合同项目应成立由合同承办部门、相关职能管理部门和行政部参加的谈判小组。

第十五条各承办部门在签订合同的准备工作中，必须严格审查下列事项：

1合同主体的审查。主要有：对方签约部门或个人是否具有签约主体资格；经营

范围；履约能力；资信情况及委托代理权限。

2合同手续的审查。主要有：委托代理手续；法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等；

3合同内容的审查。主要有：合同标的物是否合法；合同约定是否完整、可操作；权利、义务及违约责任是否明确；文字表达是否准确、严谨、妥当。执照、许可、证明或授权等书面材料，审查时应当核对原件。合同对方为委托代理人身份的，应当留存委托代理书原件。

第七章合同的审查和批准

第十六条签订合同的准备工作已经完成，并对合同主要内容达成一致后，合同承办部门填报“合同会签审批表”(见附件一)，将合同的有关文件同时分送各职能部门进行专业会审，然后由行政部进行综合审查。

第十七条需要送审的合同文件主要有，

1拟签订的合同文本；

2对方当事人主体资格、资信能力等有关资料；

3合同的其他必备文件。

4重大合同需提供有公司领导批准的项目可行性报告。

第十八条承办部门对合同的审查，主要是根据本专业的法规、政策和业务管理的规定，对合同的政策可行性、经济可行性、技术可行性等方面进行专业审查并出具审查意见书。审查意见应具体、明确，审查期限不超过2天。

第十九条行政部会同法律专业人士对合同的审查，主要是根据国家法律和承办部门提供资料，审查当事人的主体资格，合同内容是否符合国家法律、政策的规定，合同法律条款是否完备，合同审核、签订的手续是否按规定的程序办理等，以保证所签合同合法有效。

行政部应当在收到全部材料之日起5日内出具审查意见书，提出意见，重大或需要协调的合同，应在收到全部材料之日起10日内提出。

第二十条行政部认为合同背景不清或资料不全，可能影响本部门审查工作的，应及时通知承办部门说明或补充。审查期限于事实查清或材料补齐之日起重新计算。

第二十一条审查部门提有修改意见的，应同时提供合同审查意见书；承办部门未完全采纳审查部门意见的，还应当附有《审查意见未采纳说明》。

第二十二条合同承办部门应结合审查部门意见，与对方当事人进行充分协商，修改合同送审稿，形成正式合同文本。

第二十三条合同经过事先准备和审查程序后，报送公司财务总监审批，经财务总监审批后，报送法定代表人或法定代表人授权的负责人批准。

第二十四条报批的合同文件包括：正式合同文本，合同会签审批表。

第二十五条公司对外签订合同应当使用合同专用章。并在用《用印登记表》（见附表二）上登记备案。合同专用章启用后，合同文本上均不得加盖部门公章、内部机构章等其他印鉴。

第二十六条法律、行政法规规定应当办理批准、登记、公证等手续或公司认为需要公证、见证的合同，合同签订后应当办理批准、登记、公证、见证等手续。

第八章合同的签约

第二十七条公司对外发生经济往来，除标的额较小（万元下）或能即时清结的外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。

第二十八条公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。委托代理人必须依据授权委托书（见附表四）规定的权限和范围签订合同。

第九章合同章和合同文本保管

第二十九条凡订立，变更，解除的经济合同，应当使用合同专用章方可生效。

第三十条合同专用章由专人保管，任何部门、人员不得借用、代用合同章，违反规定造成的后果，由印章保管人负责；发生遗失，应及时报告处理。

第三十一条使用合同专用章或办理授权手续，应持有“合同会签审批表”及公司领导批准的合同文本。

第三十二条签订合同应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本或参照规范文本，具体份数按实际情况确定，但我方至少留存四份，行政部一份、财务一份、承办部门一份、档案室一份。

第三十三条档案管理员对生效的合同，建立档案，及进分类，整理，立卷，统一装订归档。如需调阅，根据权限调用。

第十章考核与奖罚

第三十四条任何部门和个人不得为弄虚作假、循私舞弊、推卸责任的违法行为