第13部分 公司内部控制规范一一合同13 . 1岗位责任与授权批准制度 13 . 1. 1 合同岗位责任制度内控制度编号 制度受控状态第1章总则第1条目的为对合同实施内部控制，确保合同的拟定、审批与执行分开，并互相制约与监督，特制定本制度。

第2条适用范围本制度适用于公司中与合同管理有关的岗位及职责权限的设置。

第2章 岗位设置及主要职责第3条合同业务岗位的设置合同业务岗位至少应该包括法务部经理、各部门负责人、法律顾问、业务经办人员、财物人员、合同 协议档案管理员及印章管理人员七个岗位。

第4条各岗位的主要职责 1 •法务部经理的主要职责 (1 )审核公司合同管理制度。

(2 )参与重大合同的谈判。

(3) 审核公司格式合同和各部门合同文本。

(4) 审核公司合同台账和有关合同纠纷的法律诉讼文件。

2 •各部门负责人的主要职责 (1 )协助拟定主营业务格式合同。

(2 )监督本部门合同的签订及履行情况。

(3)负责超出业务经办人员权限的合同谈判。

内控制度名称合同岗位责任制度 执行部门 监督部门 生效日期第5条不相容岗位的职责1.合同的拟定与审批。

2•合同的审批与执行。

第6条合同业务人员的基本要求1•对外合同的签订应由法定代表人或其授权的人签章。

2•合同签订时，必须要加盖单位印章或合同专用章才能生效。

3•法定代表人也可以由公司章程等文件规定能够代表公司行使职权的主要负责人担任。

第4章附则第7条本制度由财务部会同公司其他有关部门解释。

第8条本制度自年月日起实施。

13 . 1 . 2 合同订立权限分级授予制度13 . 2合同编审管控规范13 . 2 . 1 合同风险防范制度13 . 2 . 2 合同编制制度13 . 3合同订立管控规范 13 . 3 . 1 合同保密制度内控制度编号 内控制度名称合同保密制度 执行部门 监督部门 生效日期第2条本制度适用于本公司全体员工，公司所有人员都有保守公司秘密的义务。

第3条密级确定公司合同秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司秘密合同及相关文件、资料，应当在文件的右上角标明密级。

1•“绝密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到特别严重的损害，直接影响公司权益的重要决策文件及资料，包括但不限于总经理与有关人员商议的战略、经营、人事等重要的合同文档信息，此项密级由总经理确定。

2•“机密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司受到严重的损害，主要是指公司在履行规划、投资论证报告、财务报表、统计资料、审计报告、重要会议记录、公司经营情况时签订合同的相关文件资料。

3•“秘密”合同是指此类合同文件资料的泄露会使公司的利益受到损害，主要指公司正式文件、文书档案、经济往来文书、人事档案、合同协议、协议职员工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息。

第4条各类密级合同保存期限1•保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人组织实施。

2•对公司所产生的合同事项应当及时确定密级，最迟不得超过10个工作日。

3.“绝密”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为10年，“秘密”级文件的保密期限为3年。

第5条各类密级合同的保密措施1•“绝密”合同相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经理委托专人执行。

2•“机密”合同相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄；收发、传递和外岀携带“机密” 相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保险装置中保存。

3•“秘密”合同相关文件资料，在对外交往与合作中需要提供时，应当事先经总经理批准。

4•“秘密”合同相关文件资料，应选择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定，并确定其内容是否传达及传达范围。

第6条解除和降低密级1•解密和降低密级由合同文档管理人员提供清单，报总经理批准后执行。

2•解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，合同文档管理人员具体实施。

13 . 3 . 2 合同档案管理规定内控制度编号 制度受控状态第i 章总则第i 条目的1 •为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、 科学化，特制定本规定。

2 •为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制定本规定。

第2条适用范围1 •本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。

2 •本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。

第2章 合同档案管理的原则第3条 合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完 整、安全和有效利用。

第4条 合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导 各业务分公司、各部门的合同管理工作。

第5条 各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确 定一名网络人员负责合同文档管理。

第3章 合同档案管理的分类和归档第6条合同档案管理的分类 1 •普通合同档案合同标的在 ______ 万元资金支岀或______ 万元资金收入以下的合同 2•重要合同档案 合同标的超岀 万元资金支岀或万元资金收入以下的合同。

第7条合同的归档1 •凡是有法律效用的文件材料， 合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的 合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

内控制度名称合同档案管理规定 执行部门 监督部门 生效日期1•各分公司在正式签署合同后需将合同正本原件移交合同管理组。

2•合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料向合同管理组移交。

3•合同项目终止后各分公司需将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。

4•移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

5•合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

6•各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确实因工作需要需借岀查阅，需经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借岀。

合同原件无特殊情况不得外借。

第11条合同档案管理违规管理的惩罚办法1•保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

2•借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

3•合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

第4章附则第12条本规定由公司行政部会同法务部制定并负责解释。

第13条本规定自_______ 年 ____ 月_____ 日起实施。

第14条相关文件表单1 •“合同文档存档登记台账”和“合同文档使用登记台账”2 •“合同文档清单”和“合同文档管理评审表”修改标记13 . 4合同履行管控规范 13 . 4 . 1 合同变更管理方法内控制度编号 制度受控状态 第i 条目的为确保合同的有效履行，及早发现合同协议中不规范、不合理的情况，维护公司合法权益，避免或减 少因违约或纠纷给公司带来的损失，特制定本办法。

第2条适用范围本办法适用于公司所有合同的变更管理。

第3条合同变更的程序1 .业务经办人在合同履行过程中如果发现合同条款欠妥， 需要进行变更，则应向部门经理申请变更合同。

2 •各部门经理和法律顾问负责对业务经办人提岀的变更合同的申请进行审核。

3 •法律顾问负责向总经理提岀变更合同意见。

4 •变更合同意见经总经理审批后，由业务经办人向合同对方提出变更或解除合同的要求。

5.业务经办人和合同对方协商变更合同的条款， 并将达成合同的书面协议递交给部门经理、法律顾问进行审核，审核无误后，由总经理审批。

6. 合同变更的书面协议得到各部门经理和法律顾问的审核、总经理审批后，业务经办人和合同对方签 订合同变更的书面协议。

7 •合同档案管理人员负责保管合同变更的书面协议及材料。

第4条变更合同到期无法履行的处理 1.因变更的合同条款存在显失公平、存在错误或对方有欺诈行为等情形的， 合同归口管理部门应负责处理。

内控制度名称合同变更管理办法 执行部门 监督部门 生效日期2.因变更的合同无法履行，对公司造成大的经济损失的，公司可以请求仲裁机构仲裁或法院予以宣判第5条若合同双方对合同协议的变更产生纠纷的，任何单位或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。

13 . 4 . 2 合同履行验收制度内控制度编号 制度受控状态 第i 条目的为监督合同的有效履行，避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失，特制定本制度。

第2条适用范围本制度适用于公司所有合同协议在履行中岀现的违约、无法履约和延迟履约等行为的处理。

第3条 公司应指定专人对合同履行情况进行实施追踪并及时向上级主管汇报。

第4条 合同到期时，应及时与对方办理相关清结手续，了结权利义务关系。

第5条 合同到期无法履行的处理1 •因合同显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形的，合同归口管理部门应负责处理。

2 •因合同无法履行，对公司造成大的经济损失的，公司可以请求仲裁机构或法院对原合同予以变更或解除第6条 公司应当按照相关内部控制规定成立或指定独立的合同协议审查部门，确保合同有效履行。

第7条 公司财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。

第8条 凡未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，或验收未通过的业务，财务部门有权拒绝付款。

第9条 变更或解除合同的审核程序与合同协议订立前的审核程序相同，解除合同还应当报有关部门办理注销手续。

第10条 本制度由行政部会同公司其他有关部门解释。

第11条本制度报总经理审批通过后生效。

内控制度名称合同履行验收制度 执行部门 监督部门 生效日期13 . 5 合同管理相关文件资料13 . 5 . 1 谈判记录表谈判记录表记录人: 日期：年月日13 . 5 . 2 合同草案审核表合同草案审核表合同编号： _____________________ 日期：____________________________________________ 年_____ 月_日。