附件1顺德区档案馆城建竣工档案整理办法一、城建竣工档案分类方案为进一步加强我馆城建竣工档案的管理，统一城建竣工档案实体的分类，实现分类、排列、管理、检索编目的标准化和规范化，提高城建竣工档案的管理水平，更好地为我区建设服务，特制定本方案。
1、主体内容和适应范围：本分类方案规定了本馆接收的城建竣工档案分类的依据、原则，分类的方法及类目设置、编号方法。
适用于本馆接收的城建竣工档案的分类及编号。
2、引用方法：本分类方案是根据建设部办公厅一九九三年颁布的《城市建设档案分类大纲》（修订稿）建办档[1993]103号文的标准要求，结合我区的实际情况而制订。
3、分类原则：3.1本馆的城建竣工档案分类原则是以本馆接收的城建竣工档案为对象，依据《城市建设档案分类大纲》要求，结合本区实际情况，便于科学管理和利用。
3.2分类后的档案，分别用英文字母按序编大类代字。
3.3本分类方案适用本馆接收的城建竣工档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类，无类空类。
4、类别设置：4.1本馆接收的城建竣工档案原则上分为十八大类，即：（1）综合类（代字：A）；（2）城市勘测类（代字：B）（3）城市规划类（代字：C）；（4）城市建设管理类（代字：D）；（5）市政工程类（代字：E）；（6）公用设施类（代字：F）；（7）交通运输工程类（代字：G）；（8）工业建筑类（代字：H）；（9）民用建筑类（代字：I）；（10）名胜古迹、园林绿化类（代字：J）；（11）环境保护类（代字：K）；（12）城市建设科学研究类（代字：L）；（13）县（村）镇建设类（代字：M）；（14）人防、军事工程类（代字：N）；（15）水利、防灾类（代字：O）；（16）工程设计类（代字：P）；（17）地下管线类（代字：Q）；（18）声像类（代字：R）。
5、分类方法：城建竣工档案的三级属类，按建设项目设置，即按大类、属类、小类划分。
6、编号方法：城建竣工档案的编号方法按工程类别、属类、小类号（区、镇代号或项目）、案卷顺序号组成，其结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。
H 1· 1－ 1| | | ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣案卷号| | ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣小类号（镇、区代号）| ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣属类（动力）∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣大类（工业建设类）7、镇（区）代号大良：1 容桂：2 伦教：3 北滘：4陈村：5 乐从：6 龙江：7 勒流：8杏坛：9 均安：10注：城建竣工档案分类编号见附件一。
二、城建竣工档案整理原则、要求1、整理原则：城建竣工档案整理工作的原则是：依照工程建设程序、遵循城建文件材料的形成规律、保持案卷内城建文件材料的系统联系，结合保管期限划分，适当将永久、长期、短期分开，以便于安全保管和提供利用。
2、组卷要求：（1）不同工程项目要求分开组卷，例如在《城建竣工档案整编方案》中写有“华宝精细化工厂车间、电房，8卷”，整理时要求将车间与电房分两个工程整理。
（2）施工日志及竣工图纸均应单独组卷。
（3）其余材料按工程建设程序组卷。
（4）所有案卷厚度控制在1.5~4cm范围之内。
三、城建竣工档案整理方法城建竣工档案整理的全过程是紧紧围绕着“整理工作单”（详见附件二）进行的，其内容在整理过程中需要逐项填写。
整理工作单应置于重新组卷后的案卷首页，作为对原案卷拆分的标记及下一步电脑录入的依据。
下面以城建竣工档案的整理流程为次序进行解释。
城建竣工档案整理的流程为：1、重新组卷，2、编排档号，3、拟写案卷题名，4、确定编制单位、编制日期，5、鉴定保管期限，6、折叠图纸，7、重新打印页号，8、电脑录入及打印，9、装订，10、印盒、装盒，11、入库、上架，12、编制检索工具。
每一环节完成之后，都要求在“城建档案整理登记表”（详见附件三）上对应栏签名1、重新组卷重新组卷是以工程项目为单位，依照城建竣工档案的整理原则及要求而进行的。
在组卷的过程当中，应注意卷内文件的排列顺序。
（1）建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即按依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。
（2）竣工验收及备案材料均放至本项工程档案第一卷的末尾。
（3）竣工图按建筑、结构、水、暖、电等不同专业排列，同一专业图纸按图号顺序排列。
（4）既有文字材料又有图纸的案卷，应文字材料排前、图纸排后。
（5）各种文字材料排列应印本在前、定稿在后，审批文件在前、申请文件在后。
2、编排档号前面，在城建竣工档案分类方案中讲到，馆藏竣工档案的编号（即档号）的结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。
其中大类代字+属类+小类号=分类号，馆藏每项竣工档案均已编好分类号，详见《城建竣工档案整编方案》。
整理过程中，需要编排的是案卷顺序号（案卷号）。
（1）按《城建竣工档案整编方案》中工程项目顺序依次编排档号，档号=分类号+案卷号，案卷号为所整理案卷在其所属小类中的顺序号。
（2）同一项工程，其案卷号可按如下顺序依次排列：土建竣工资料、水工程资料、电工程资料、监理资料、施工日志、竣工图纸。
整理过程当中，大体可按原来各案卷顺序排列。
（3）同一小类，其案卷号从“1”开始，当中不能断开、不能重复、不能跳号。
一个工程项目案卷号编排完成后，下一个工程项目第1卷案卷号应紧接上项工程的最后案卷号。
一个小类完成，下一小类案卷号再从“1”开始。
（4）一项工程档号编排完后，需在原卷盒正面写上档号，并在《城建竣工档案整编方案》对应的工程项目旁边加注案卷号及重新组卷后的案卷数。
3、拟写案卷题名（1）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括区域名称、工程名称、卷内主要文件材料内容，一般为“顺德区”+“工程名称”+“主要材料名称”，总字数（包括标点符号）不超过五十字。
例如：顺德区华宝精细化工厂车间地质资料、工程合同、施工方案、桩基础施工记录、工程检验资料、质量评定表、材料试验、竣工验收证明（2）工程名称按卷内“工程合同”中的工程名称填写，如果所整理的工程项目没有工程合同，则按原案卷卷盒封面上所题写工程名称拟写。
（3）案卷题名一般包含如下几项关键词：“地质资料”、“工程合同”、“许可证”、“施工方案”、“桩基础施工记录”、“工程检验资料”、“验收记录”、“质量评定表”、“材料试验”、“施工日志”、“竣工验收证明”、“备案表”等。
4、确定编制单位、编制日期（1）编制单位编制单位应填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位（工程合同中的甲方），勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位，监理文件的编制单位一般为监理单位，施工文件编制单位一般为施工单位（工程合同中的乙方）。
（2）编制日期案卷的编制日期为卷内全部文件材料形成起止日期。
为方便以后检索，一般需保证同一工程项目编制日期相同。
竣工图的编制起始日期为设计日期，终止日期为“竣工图章”上的加盖日期；若水、电工程资料单独组卷，则其起止日期一般为“开工报告”日期和“水、电工程验收”日期；其余案卷材料起止日期一般与本项工程第一卷起止日期相同，即：起始时间一般为“工程合同”的签订日期，如果有“地质资料”、“许可证”等，则为其中最早时间，终止时间一般为竣工验收日期或备案日期。
5、鉴定保管期限保管期限分为永久、长期、短期三种。
永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷的保存期限为卷内文件材料最高保管期限。
如：含有“土建工程合同”、“地质资料”、“竣工验收证明”、“备案表”、“竣工图纸”及有关“地基与基础”施工文件的案卷，其保管期限为永久；材料试验保管期限为长期；施工日志保管期限为短期。
卷内各种文件材料的保管期限将在第五部分详细说明。
6、折叠图纸（1）不同幅面的工程图纸应折叠成A4幅面的尺寸（297×210）标准，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面。
（2）竣工图纸需加盖“档号章”，档号章为红色，加盖的档号及序号为黑色。
档号章包含两个内容：档号、序号。
①档号为案卷题名时所编写的号码，即：分类号+案卷号。
②序号是以一份文件为单位，如果整卷都是图纸，则“序号”与图纸页号相同，用阿拉伯数字从“1”开始标注；如果本卷除图纸之外，还有其他文件材料，则对其他文件材料以份为单位进行判别、归类，确定其份数，份数加“1”则为第一张图纸的序号，其余图纸序号依次递增。
（3）折叠后的图纸一律在其右下角订页号，页号为黑色。
图纸目录及备考表不需订号。
7、重新打印页号在组卷的过程中，如果某些案卷卷内文件材料位置发生变动，其页号需要重新打印。
打印页号需遵循如下规则：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始，页号颜色为黑色；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
例如，施工日志另组一卷，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。
（3）对卷内页号发生改变的，要求重新打印页号。
因为在重新组卷时，将某卷的文件材料重新归至另一卷，则需从页号发生变更处开始重新订页号，页数紧接发生变更前的最后一页。
（4）号码机使用：①刻度调至“0”表示订号时号码不变，如：125，125，125……在订图纸的档号用到，因为同一卷，图纸的档号相同。
②刻度调至“1”表示订号时号码递增，如：1，2，3……在订卷内文件页号时用到。
③刻度调至“2”表示订号时号码重复一次，即每个号码出现两次后再递增，如：1，1，2，2，3，3……在订竣工图纸的序号及页号时用到，因为两者一般相同。
8、电脑录入及打印电脑录入主要是将前期整理过程中所题写的内容输入电脑，录入的同时要认真检查“整理工作单”内容的正确性，确保录入的信息准确，并无错别字句。
电脑录入及打印的内容主要有：卷内目录编辑及打印、分类目录编辑及打印。
城建档案卷内目录：指卷内文件目录，在每一卷文件的最前面，都必须有卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分。