采购物资验收异常处理规定
第一条目的
为及时处理物资验收过程中发现的异常问题，防止问题物资进入仓库或投入使用，特制定本规不定期。

第二条适用范围
本规定适用于物资验收过程中异常问题的解决，如证件不齐、数量短缺、质量不符合要求、规格不符或错发等。

第三条质量异常问题处理原则
1.遵照制度、明确责任
在物资验收过程中，若发现物资数量不符或存在质量问题，则应该严格按照公司
有关规定进行处理，分清供应商、承运单位、采购部的责任；
2.分清情况、区别对待
在物资验收过程中，若发现以上诸多问题，应区别不同情况及时处理；
3.隔离存放、妥善保管
凡等待处理的问题物资，应该单独存放，妥善保管，防止混杂、丢失、损坏。

第四条证件不齐的处理
1.验收过程中，若证件未到或不齐，采购部应及时向供应商索取，到达物资应作为待验
物资堆放在“待检区”，等证件齐全后再行验收；
2.证件未到之前，采购部、仓库部不得对物资进行验收，办理入库手续，更不得办理发
货及相关转移手续。

第五条数量不符的处理
1.短缺处理
①若物资数量在规定的差额范围内，可按原来的数量入帐；
②若物资数量短缺并超过规定差额范围的，应查对核实、如实填写，并由采购部相
关人员及时与供应商进行交涉；
2.数量超出处理
凡是实际数量多于原订购量的，可由采购部向供应商退回多发数，或补发货款。

第六条质量不符合要求的处理
当发现质量不符合公司规定时，应采取以下三种处理方法：
1.及时通知采购部与供应商交涉，办理退货、换货；
2.在征得供应商同意的前提下，交相关部门供为加工；
3.在不影响使用的前提下降价处理。

第七条规格不符或错发的处理
当发现规格不符或错发时，采购部、仓库应先将规格对的予以入库；规格不对的，应如实填写“物资验收单”，经部门主管审核后与供应商协商办理换货事宜。

第八条其他异常问题的处理
1.凡属承运过程中造成的物资数量短少或外观包装严重残损等，应凭接运提货时索取的
“货运单”向承运部门索赔或与供应商联系处理；
2.若物资价格与采购合同有出入，供应商多收部分应予以拒付，少收部分经过检查核对
后，应主动联系，及时更正。

第九条处理异常问题注意事项
相关负责人在处理验收过程中发现的异常问题时，应该特别注意以下三大事项：
1.验收凭证
在物资验收入库凭证未到齐之前，不得正式验收。

如果凭证不齐或不符，公司有权
拒收或暂时存放物资，待凭证到齐后方可办理验收入库手续；
2.物资质量与数量
当发现物资数量或质量不符合规定时，采购部要会同有关人员当场核实，并予以详
细记录，交接双方应在记录上签字：
①若是供应商的问题，公司应拒绝接收；
②若是承运部门的问题，应凭“货运单”进行索赔。

3.计件物资
在验收采购物资的数量中，计件物资应及时验收，发现问题要按规定的手续办理，
并在规定的期限内向有关部门提出索赔要求。

第十条：实行时间
本规定自公历2011年月1日开始实行，此前一切与本规定相冲突的规章制度一律作废，本规定某些条款需要更改、增删将以文件进行通知。

第十一条：权限
本规定由采购部、技术部联合负责制作、修改、废止制作，由总经理负责制作、修改、废止的审批。