资料员手册前言为使资料员在施工过程中的工作更加规范化、系统化，确保施工文件资料齐全、完整、达到验收的标准，特编写了《资料员手册》，供资料员使用。

本手册着重介绍施工过程中资料整理的要求，资料归档时需注意的事项以及对资料的质量要求。

目录1、项目部资料员岗位职责及适任条件 (1)2、项目部资料管理办法 (2)3、文件和资料控制程序 (33)4、记录控制程序 (40)5、竣工文件材料编制整理办法 (46)6、关于项目部资料移交的通知 (59)7、关于印发《送电分公司有效文件汇编管理办法》的通知 (60)8、关于印发《送电分公司影像资料管理办法》的通知 (62)项目部资料员岗位职责及适任条件1.岗位职责1.1负责项目部各类台帐、资料的收集、整理、归档。

1.2规范文件运转和签收手续以及项目部文件的起草、制作、存档工作。

1.3及时收发文件、通知，不得拖延积压，并负责公布和传达，确保政令畅通。

1.4上传下达，做好信息沟通和收集工作，及时反映问题。

1.5做好相关信息的保密工作。

1.6协助上报项目部各类工作报表。

1.7收集、整理各类通讯联系方式，及时刷新，负责上报分公司办公室。

1.8负责项目部印鉴的保管、使用，规范印鉴使用手续，确保印鉴安全。

1.9协助做好项目部各类会议的会务接待，形成会议纪要并上报分公司办公室。

1.10协助做好项目部员工培训计划制定、实施工作。

1.11整理、登记项目部工作日志。

1.12完成领导交办的其他工作。

2.适任条件2.1文化程度具有中专及以上学历。

2.2专业知识与实际技能2.2.1掌握分公司及上级单位公文管理办法及相关规章制度。

2.2.2了解公司及分公司各项规章制度。

2.2.3了解分公司生产、经营管理工作流程和施工生产特点。

2.2.4具备一定的语言表达能力、文字处理技能和计算机操作水平。

2.2.5热爱本职工作，具备良好的思想政治素质和职业道德修养。

2.3工作经历经培训合格，具有从事此岗位工作能力。

2.4身体条件身体健康，适任本岗位工作。

项目部资料管理办法为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料能够达到验收的标准，特制定本办法。

（以业主要求为准）1.适用范围本办法适用于×××××工程项目部资料的管理。

2.资料分类2.1项目部资料按类别一般分为行政类资料、技术类资料、质量类资料、安全类资料、技经类资料等，详见附录。

2.2按来源一般分为外部来文、内部文件两类：2.2.1外部来文：由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理公司工程联系单等；2.2.2内部文件：由项目部自己产生的文件。

3.管理职责及处理流程项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。

3.1项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录，卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。

3.2项目总工负责各部门资料的检查与督促工作，确保文件资料的完整准确。

3.3项目经营计划科负责合同等技经资料的管理与提交。

3.4项目工程管理科负责施工图纸、设计变更、会议纪要等技术资料的管理与提交。

3.5项目部安全科负责工程安全资料的管理与提交。

3.6项目质量科负责施工质检记录及各种试验报告等质检资料的管理与提交。

3.7项目器材部负责自购物资的出厂合格证明与质保书及钢材跟踪记录等资料的管理与提交。

3.8项目部民事员负责民事资料的管理与提交。

3.9外来文件、内部文件处理流程4.文本资料整理4.1文本资料归档要求4.1.1 文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错别字等现象。

页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。

纸张不能有破损，不能缺角，不能打孔；4.1.2文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔书写、绘制；4.1.3文件资料书写及打印时左边应留25mm 装订线位置，上下空20mm ，右边至少空10mm ，打印字体一律采用宋体，字形选用常规；4.1.4文件资料幅面一律采用A4纸（297mm×210mm）,小于此标准的应粘贴到A4纸上（糊少许胶水到页面的四个角，粘贴到A4纸上；双面都有内容的，将页面一边的两个角，贴到A4纸上）。

大于A4纸的应折叠成A4纸尺寸；4.1.5按照施工合同承包范围编制和移交资料，不同工程的文件资料不得编制在一起；4.1.6施工记录上填写的数据必须真实，符合标准规范，不得缺项、漏项；签名栏应由责任者签名，不得盖印和随意代签名，验收意见齐全；4.1.7施工记录中没有实际内容的空白表格栏应用右斜杠表示；4.1.8隐蔽工程记录齐全、完整，签字完备；4.1.9质量监督检查报告，有整改的要形成整改记录，并进行闭环处理；4.1.10工程变更单应为原件，名称和格式应统一，编号为流水号且连续编号，如：01、02、03 ……。

4.2检测报告归档要求：4.2.1检测报告要求字迹清楚、内容齐全、数据准确；4.2.2必须用A4纸打印或书写，签名必须手签,用黑墨水笔书写；4.2.3不能为复写件、复印件、扫描件，不能用圆珠笔书写或签名，签名不能扫描，必须手签； 外来文件 责任部门呈送项目经理/总工批阅、处理 责任部门按批示处理完毕 资料员归档 移交 内部文件 责任部门处理完毕4.2.4报告上有实验室CMA章、实验室检验章、见证取样章；4.2.5报告上必须填写或打印见证人名；4.2.6报告中有实际内容项都必须填写或打印。

4.3资料分类参照附录对应文件资料内容将文件资料进行分类，形成卷内目录（附件2），装盒，贴脊背（附件3）。

4.3.1分类原则分类依据为《电力工业企业档案分类规则》能源办（1991）231号文。

现场应根据文件资料内容，对应附录中所列相应的类目号将文件资料进行分类；附录中类目号第1位数为8和9的资料均为信息管理中心要向建设方移交的竣工资料，其余为公司或分公司自存资料，不向建设方移交。

4.4卷内目录的编制4.4.1卷内目录样式见附件2。

4.4.2序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序，一个文件一个号，连续编号。

4.4.3文件编号，应填写文件文号或图样的图号。

4.4.4责任者指文件资料的形成单位。

4.4.5文件材料题名指文件资料名称。

4.4.6页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。

4.4.7日期指文件资料的形成日期。

4.4.8 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

4.5装盒4.5.1按照附录所列将文件资料装盒（每只盒内装一套），文件资料装盒前需去除重份文件，去除铁钉，塑料、硬纸板等。

4.5.2盒子由信息管理中心统一发放，有不同规格，工程开工前到信息管理中心领用。

4.6 脊背4.6.1脊背纸由信息管理中心统一发放，贴在盒子侧面，脊背样式见附件3。

4.6.2脊背上所示盒号、类目号、案卷题名对应附录上的盒号、类目号、案卷题名。

4.6.3盒号上的汉字代表盒内文件资料的性质，“技”代表技术资料；“质（土）”代表土建质量记录；“保（土）”代表土建质保资料；“质（电）”代表电气质量记录；“保（电）”代表电气质保资料；“民”代表民事赔偿资料；“竣”代表竣工文件；盒号上的数字代表盒子的排列顺序，用流水号表示。

4.6.4案卷题名，应是盒内文件资料内容的简明及准确概括。

4.6.5脊背上的套数指的是相同文件资料的第几套。

4.7移交内容、套数及时间4.7.1移交资料的内容：附录中有盒号、类目号的内容为项目部应移交公司资料，其余资料移交到分公司对口部门保存。

4.7.2移交公司资料的套数：T+1套，其中T表示合同中建设方要求的套数，另一套为公司自存。

4.7.3移交时间：项目部在工程竣工验收后即交分公司各职能部门审核，工程竣工验收后10天内由分公司各职能部门将审核后的竣工资料交公司各职能部门，15天内公司各职能部门将审核后的竣工资料交信息管理中心，均需办理移交手续。

5. 电子文件的整理5.1220KV及以上工程电子文件归档要求5.1.1 施工过程中形成的电子文件，以三级文件夹形式分层归档，如图：一级目录二级目录三级目录文件备注**** 线路工程电子文件注：工程名称应与施工合同一致。

****工程技术资料现场技术交底记录基础技术交底记录立塔技术交底记录架线技术交底记录光缆技术交底记录…施工组织设计及报审施工组织设计施工组织设计报审表施工措施基础施工措施立塔施工措施架线施工措施跨越施工措施…****工程质量资料质量评级统计表质量评级统计顺序为：单位工程质量评级统计表+基础分部工程+杆塔分部工程+架线分部工程+接地分部工程+OPGW分部工程评级统计表土石方工程路径复测记录 1.所有记录表格排列顺序均为，按杆塔顺序从小到大排列。

2.如导线和地线压接基础分坑及开挖检查记录基础工程基础检查及评级记录杆塔工程铁塔组立检查及评级记录线路防护设施线路防护设施检查及评级记录架线工程导地线展放施工检查及评级记录在同一张表上，导、地线压接施工检查及评级记录可合并。

导线直线液压施工检查及评级记录地线直线液压施工检查及评级记录导线耐张液压施工检查及评级记录地线耐张液压施工检查及评级记录紧线施工检查及评级记录附件安装施工检查及评级记录交叉跨越检查及评级记录…接地工程接地装置施工检查及评级记录光缆工程光缆展放施工检查及评级记录光缆紧线施工检查及评级记录光缆附件安装检查及评级记录光缆熔接检查及评级记录光缆接续检查及评级记录光纤传输检查及评级记录光缆接头盒附件检查及评级记录…隐蔽工程基础隐蔽工程签证单导线隐蔽工程签证单地线隐蔽工程签证单接地隐蔽工程签证单施工总结***工程施工总结5.1.2在电子文件录入时注意：所有签字、签收意见、盖章部分或用笔书写部分用“宋体”字录入，如记录上盖有安徽省电力监理公司印，则用宋体字录入安徽省电力监理公司；5.1.3应确保电子文档的完整性，其内容与纸质内容一致。

5.2项目部在工程竣工验收后，将电子文件与纸质竣工资料一同交分公司职能部门审核，工程竣工验收后10天内由分公司职能部门将审核后的竣工资料交公司职能部门，15天内公司职能部门将审核后的竣工资料交信息管理中心，均需办理移交手续。

6.影像资料的收集与整理6.1影像资料收集范围：包括但不限于开工前全貌、竣工后全貌、土石方工程、基础工程、杆塔工程、架线及附件安装工程；转序、验收、完工、整个建设过程领导视察、工程建设过程中的重要审查会、重要协调会、重要检查活动、工程交接；反映工程特点和形象的声像资料等。

6.1.1项目部主要负责采集以下各方面影像资料（具体要求见附件13）：6.1.1.1重要审查会、工程协调会、项目安全委员会活动，安全、技术、质量交底会，有关安全检查、质量验收等活动；6.1.1.2工程各施工阶段对影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节；6.1.1.3反映人员培训教育；6.1.1.4现场安全文明施工“六化”标准执行情况；6.1.1.5反映工程施工工艺、施工亮点等。