第一节档案收集工作概述档案收集：档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案收集工作的内容：（1）档案业务机构机关档案室对本机关归档文件材料的收集、国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收、征集（2）档案内容特征文书档案收集、科技档案收集、专门档案的收集二、档案收集工作的意义（一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。

（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的重要内容和一项首要的具体措施。

（三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。

（四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素。

三、档案收集工作的要求（一）大力丰富馆、室藏1、积极收集，完整积累。

2、建立合理的档案收藏结构。

3、注意馆、室藏的档案特点（二）提高收集档案的质量1、加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。

2、合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，提高档案收集工作的质量。

3、做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质量。

4、推行并加强档案标准化和规范化工作。

5、尽可能精炼应收集的档案。

（三）保持全宗和全宗群的不可分散性1、必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。

2、保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系第二节机关档案收集工作一、机关文件的归档按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

——《档案法实施办法》第十二条（一）建立归档制度《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。

”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。

”文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部。

建立健全归档制度的意义：1、建立和健全归档制度，是单位档案室做好收集工作的关键。

2、建立和健全归档制度，是为国家积累档案财富的重要保证。

文件材料归档制度的内容1、文件材料归档和不归档范围2、文件材料的归档时间3、文件材料归档质量要求所谓归档范围的文件材料：指凡是机关工作活动形成的、具有保存价值的各种门类和载体的、已经办理完毕的文件材料。

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

不归档文件材料范围：上级机关的文件材料中，普发性的、不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料等；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（1）文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。

电子文件材料目前尚无统一规定时间，各机关单位可视自身情况自行规定。

（2）专门文件材料：如科研课题、基建项目、特殊载体、会计档案、教学档案等可以另行规定合适的时间。

（3）特殊情况处理办法：如办公地点分散或远离机关档案机构的部门形成的文件、跨年度办理的文件、虽办理完毕但需经常查阅的文件等，可适当推迟归档时间，但应按时向机关档案室报送归档文件材料目录。

基本要求：应归档文件要收集齐全，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。

（1）归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及每份文件的页数等，都要齐全完整。

（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。

（3）合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列：①按重要程度排列②按形成规律和特点排列③按有关规定排列（4）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：①请示、报告与批复放在批复年度归档；②计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；③会议文件要放在开幕年度归档；④非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档；⑤其他跨年度的文件材料，按有关规定执行（5）需要立卷的文件材料按以下要求办理：①卷内文件要按排列顺序，依次编写件号和页号；②按照规定格式和规范要求填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和进行装订；③拟写案卷题名要简明、准确、扼要、规范，案卷题名有形成者、形成年度、卷内主要内容和主要文种四个部分组成；④每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案卷目录一式数份，档号由全宗号—案卷目录号—案卷号组成。

全宗：初始定义：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。

现代定义：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

（二）归档工作的组织1、坚决执行归档制度和部门归档责任制，坚持实行档案部门和文件材料形成部门两结合的归档工作方式2、指导和监督文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作（1）指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。

（2）指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工。

（3）指导和协助归档责任部门编制归档文件类目（或立卷类目），督促责任部门做好平时文件收集（或称“归卷”）工作。

首先，凡是机关单位自己形成的文件材料，按党政分开的原则，党组织的文件材料由党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档；行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档；党政联合发文则由文号所属部门归档；几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可指定其中的一个部门负责归档。

其次，外来文件材料，如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档；如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档。

其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归档责任归档文件类目的编制方法：①编制时间②编制办法③操作程序二、零散缺遗文件的收集：（一）零散文件的收集零散文件主要指：1、由于历史上各种原因造成文件材料流失在社会上；2、由于归档制度未建立或健全以前，文件材料分散在形成部门或个人手中；3、由于机关单位撤、转、并、迁使文件材料流失；4、由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带走文件材料；5、由于人员调动时未交出其手中的文件材料；6、向上级机关或主管部门呈送请示、报告而未自留存档等。

收集方法：1、调查研究，摸清情况，制定收集计划和实施方案，有目的性和针对性的做好收集工作；2、健全完善归档制度，采取切实可行的措施，严格控制文件材料的散失；3、采取积极主动的补救措施，如追回、动员交回、复制、有偿归还等，确保零散文件收集回来。

（二）“帐外”文件材料的收集：“帐外”文件是指机关工作活动中未经文书部门登记或用印等公文处理程序而形成的文件材料，如会议记录、部门规章制度、统计报表、声像材料、领导人直接收到的公务文书等收集方法：1、制定“帐外”文件材料归档制度和切实可行的控制措施；2、与各部门保持密切联系，及时了解和掌握“帐外”文件形成情况，督促有关部门认真做好收集归档工作。

归档：就是指各单位的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，经过整理后，定期移交给本单位档案室集中保存的活动过程；简单地讲就是按照国家规定把归档文件移交给单位档案部门集中保存的过程。

第三节档案馆的收集工作一、档案馆档案的来源和收集范围（一）档案馆档案的来源1、接收现行机关的档案。

2、接收被撤销的党政机关和国有事业单位的档案，接收宣布破产和转制的国有企事业单位的档案。

3、征集历史档案。

4、接收和征集社会散存档案。

5、档案馆之间交换的档案（二）档案馆档案的收集范围1、中央级档案馆档案收集范围2、地方各级档案馆档案收集范围：（1）综合性档案馆（2）专业性档案馆二、档案馆的档案接收工作（一）接收现行机关档案（二）接收撤销机关、破产或转制国有企事业单位档案（三）接收历史档案三、档案馆的档案征集工作（一）调查研究，摸清情况，统一规划，有组织、有计划、有重点、有目标的开展征集工作，防止征集工作的盲目性。

（二）积极主动地争取本级党委和政府对征集工作的重视和支持，在党委和政府的领导下，依靠有关部门的帮助与配合，形成强大的征集工作的社会合力。

（三）征集工作既要正确把握政策和策略，又要讲究方法和技巧，注意处理好四个关系。

一是个人保存与档案馆集中管理的关系；二是积极征集与开展思想工作的关系；三是征集与奖励、酬金的关系；四是征集与利用的关系，使征集工作健康有序地进行。

第四节科技档案与专门档案的收集一、科技档案的收集二、专门档案的收集三、特殊档案的收集（一）科技档案的收集内容基建档案、产品档案、科研档案、地质档案、水文档案、气象档案以及农田建设、水利建设、水电建设、农业科技等档案。

（二）科技档案的征集工作1、征集范围：按照原国家经委等四部委联合制定的《科学技术档案条例》及有关规定执行。

2、收集办法：（1）定向定内容收集，明确各类档案形成部门或主管部门的归档责任，档案部门认真做好指导、监督和检查工作。

（2）抓住主要环节和关键阶段收集。

（3）做好易缺材料的收集工作。

（4）做好四个结合：接收归档与现场收集相结合，随时收集与集中收集相结合，科技档案收集工作与计划管理工作相结合，对内收集与对外收集相结合。

3、建立健全收集工作制度，制定切实可行的实施方案，采取各种有力的控制措施，确保科技档案收集地完整和质量（一）专门档案的收集内容专门档案的含义广义：指文书档案以外的各类档案。

狭义：指文书档案和科技档案以外的各类专业性、行业性档案。

二）专门档案的征集工作1、征集范围：按照国家档案局和有关国家机关制定的有关规定限制范围执行。