大型活动操作指南——行政管理总部公关策划岗一、立项阶段公司相关领导或负责人提出活动愿景，根据实际情况，群策群力，与企划人员确定活动目标、时间、地点、人物、主题、议程等内容，子公司举办活动需与集团相关领导领导或负责人沟通后再做决定。
1.活动类型确定：1.1、开业庆典1.2、周年庆典1.3、乔迁庆典1.4、客户答谢会1.5、产品展销会1.6、项目落成庆典1.7、其它：新产品研制成功、新技术研发成功等。
2.活动规模确定：2.1、参会人员邀请分类：上游厂家、下游客户、相关政府职能部门、行业来宾、相关社会团体、新闻媒体等2.2、各类参会人员邀请数量3.活动主题确定：如“xx九州通医药有限公司xx庆典（会）”，主题必须能够准确传达活动宗旨，为参会人员明确参会目的。
4.活动时间确定：庆典仪式时间、展销会或宴会时间等，需统筹考虑集团及各子公司相关庆典活动时间安排。
5.活动内容确定：5.1、整个活动议程：策划人员与公司领导初步沟通会务活动的主要议程；5.2、宴会议程：策划人员与公司领导初步沟通宴会活动的主要议程5.3、展销会内容：5.3.1、与广告公司谈判确定展棚的数量、样式和价格；5.3.2、在谈判中明确展棚必须提前一天全部安装布置到位；5.3.3、展棚厂家名称条幅和展棚号码牌、桌椅，也应列入谈判内容中去；5.4、公司参观内容：5.4.1、如安排公司参观,则应与公司领导确认参观地点、时间、顺序和负责人；5.4.2、应提前对参观地点进行整改、清洁；5.4.3、安排专人负责参观地点的讲解介绍；5.5、其他内容：专家演讲、沙龙活动、新闻发布会等。
注：新闻发布会仅限于有重大社会影响力的活动，并且需要集团总经理说明举办形式、费用预算、到场媒体及所能达到的效果等。
6.活动地点考察及确定：尽量保持各活动地点之间的距离相隔不远；尽量保持嘉宾统一住宿、统一开会、统一进餐；会议厅、宴会会厅等硬件以及现场服务水平需符合活动档次。
6.1、庆贺大会(仪式)主会场地点考察：6.1.1、例如：“xx九州通医药有限公司场地或xx酒店xx大厅”；6.1.2、如选择在嘉宾住宿酒店宴会厅招开庆贺大会(仪式)则应考察大会地点的最大容纳量、灯光音响设施、舞台设施（有无投影设备和演讲台等）；6.1.3、与酒店沟通大会现场能够提供哪些配套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中；6.1.4、向酒店索要酒店所提供的欢迎牌、主画面背景墙和签到处背景墙等地点的尺寸数据；6.2、宴会地点考察：6.2.1、例如：“xx宾馆宴会厅或xx酒店”；6.2.2、向宴会地点负责人索要各个不同价位菜单明细表；6.2.3、其它考察内容可参照庆贺大会（仪式）主会场考察内容；6.2.4、与酒店沟通宴会现场提供哪些配套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中；6.3、异地来宾食宿地点考察：6.3.1、例如：“xx市xx大酒店（异地上游厂家领导、集团及各公司主要领导）”；6.3.2、例如：“xx市xx宾馆（异地上游厂家布展人员与业务人员、部分异地下游客户）”；6.3.3、例如：“xx宾馆（部分异地下游客户）”；6.3.4、在考察酒店时应进入每种类型房间进行实地查看；6.3.5、在相应客户下榻的酒店安排相关内部人员的房间，以方便拜访客户；6.3.6、在与住宿酒店谈判时应尽量将退房时间确定在活动结束之后；6.3.7、建议最好让酒店撤走房间内的“收费项目”；6.3.8、向酒店索要所提供的欢迎牌、主画面背景墙和欢迎条幅等地点的尺寸数据。
6.4、展会地点考察：6.4.1、xx九州通医药有限公司场地或xx酒店xx大厅；6.4.2、考察展会现场地理条件、现场规划展位所需物品规格、数量、配套设施情况等；6.4.3、向展区负责人或展具提供商索要VI导入地点的尺寸数据。
6.5、公司参观地点考察:公司办公区、公司营业大厅、公司仓库等的现有状况，提出整顿或布置意见。
6.6、广告公司、演出公司等相关单位现场考察：6.6.1、选择当地有一定实力的广告公司后，最好前往公司办公地点考察；6.6.2、实地考察公司音响设备等硬件情况、公司合作伙伴的资质，承办能力情况等；6.6.3、商谈各活动地点的布置方案，并要求对方出示详细的报价清单；6.6.4、在合同中明确所有物料的完成及安装时间。
7.活动预算确定：7.1、聘请演出公司费用预估；7.2、住宿费用预估；7.3、酒宴费用预估；7.4、异地来宾便餐餐饮费用预估；7.5、大巴、商务车租用费用预估；7.6、会务VI物料、使用类物品费用预估；7.7、其他支出预估：棋牌、康乐费用等。
8.成立组委会：8.1、确立组委会组织结构：8.2、组委会工作组及职责划分：8.3、组委会各组长碰头会：8.3.1、召开组委会各小组负责人（组长）碰头会议；8.3.2、根据公司领导的要求，共同商讨确定各组职责分工；8.3.3、将确定组委会职责分工下发各小组组长，各小组长拟定本小组细化执行分工。
二、筹备阶段1.文案策划1.1、立项及邀请函文案确定1.1.1、会务活动策划方案文案确定；1.1.2、“上游客户邀请函”文案确定（含“上游供应商邀请政策及参展政策”）；1.1.3、“下游客户、政府领导、兄弟公司嘉宾邀请函”文案拟定；1.2、组委会职责分工确定1.2.1、会务活动组委会各岗位职责分工、会务活动流程、会务活动里程碑计划文案确定；1.2.2、“项目立项碰头会议”中商议确定；1.3、会务导入文案确定1.3.1、会务VI中不同地点的横幅、欢迎牌、LED屏、指示牌、易拉宝等文案撰写；1.3.2、《公司简介》、《展会现场管理须知》文案拟定；1.3.3、《活动指南》、酒店《温馨提示》文案撰写；1.3.4、《嘉宾接待车辆录音稿》文案撰写；1.4、演讲稿文案确定1.4.1、集团领导演讲稿《欢迎词》、《答谢词》撰写；1.4.2、上下游嘉宾代表发言稿撰写；1.4.3、市政府领导或相关单位领导发言稿撰写；1.5、主持人串词文案确定1.5.1、庆贺仪式主持人串词起草，并送主审人审核；1.5.2、宴会主持人串词起草，并送主审人审核1.6、执行阶段工作分解确定1.6.1、会务组负责人根据活动流程中的各环节工作内容进行工作任务的分解；1.6.2、在动员大会中讲解和公布执行阶段工作分解表；2.会务VI设计2.1、VI设计前现场考察2.1.1、在进行会务VI设计前考察所有活动地点，将要导入会务VI的地方进行现场拍照；2.1.2、与广告公司、租用活动地点负责人等外联单位沟通设计人员的布置设想，征求同意后询问并记录相关物品的尺寸，以便设计制作；2.1.3、以“化繁为简、亮点突出、实用节约”为原则拟定“会务VI导入清单”；2.2、嘉宾邀请函设计2.2.1、设计各类型嘉宾的邀请函，并编排文案；2.2.2、送相关领导审核后交付印刷；2.3、主背景设计2.3.1、庆贺仪式和宴会主背景设计；2.3.2、在准备阶段中招开的各小组负责人工作碰头会议中送审；2.4、会务手册设计（公司简介）2.4.1、《会务手册》或《公司宣传册》设计；2.4.2、因活动议程可能临时变动，因此只设计夹页版面,为打印活动议程、活动指南等资料做准备；2.4.3、在准备阶段中招开的各小组负责人工作碰头会议中送审；2.5、其它物料设计2.5.1、根据“会务VI导入清单”设计制作好相关物料；3.嘉宾邀请3.1上游客户邀请3.1.1、发邀请函；应在会前三天确定邀请人员最终名单；3.1.2、参会政策谈判；3.1.3、确定各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式；3.1.4、应在会前三天确定到会人员最终名单；3.2下游客户邀请3.2.1、发邀请函；3.2.2、沟通确认各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式；3.2.3、应在会前三天确定邀请人员名单；3.3政府、工商、城管、药监等相关职能部门及新闻媒体邀请3.3.1、应在会前三天确定邀请人员名单；3.3.2、发邀请函或登门拜访；3.3.3、确定各单位来宾人数、职务、到达时间、到达方式；3.4集团公司及各兄弟公司领导邀请3.4.1、应在会前三天确定邀请人员名单；3.4.2、发邀请函或电话邀请；3.4.3、确定各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式；3.5庆贺大会和宴会嘉宾座席牌名单统计3.5.1、与上、下游接待组组长沟通确认安排座庆贺大会主席台和宴会的嘉宾名单；3.5.2、汇总上、下游嘉宾、政府、机关单位、药监局等嘉宾名单后，交设计人员设计制作座席牌；4.会务VI系统导入4.1嘉宾接站导入4.1.1、火车站、汽车站、飞机场接站牌各*个；4.1.2、每辆接站车辆号牌1个；4.2、住宿及便餐酒店导入4.2.1、xx酒店：欢迎牌xx个、指引牌xx个、大门口LED 屏幕欢迎词、各房间内温馨提示xx张；4.2.2：xx宾馆：欢迎牌xx个、指引牌xx个、各房间内温馨提示xx张；4.3主会场导入4.3.1、详细参照礼仪公司现场布置方案或我公司设计人员制作的效果图进行布置；4.3.2、停车指引牌xx个；4.3.3、主（分）会场指引牌xx个（分布在不同位置）；4.3.4、公司平面布局图及展会现场管理规定易拉宝各xx个；4.3.5、公司简介、企业文化等易拉宝xx个；4.3.6、参展厂家展台名称喷绘若干条（视参展厂家名称和数量而定）；4.4欢迎宴会导入4.4.1、宴会酒店入口道路两侧悬挂xx条欢迎横幅、xx条公司理念横幅；4.4.2、宴会酒店入口迎宾拱门xx个；4.4.3、宴会厅门口横幅xx条及石狮、立柱、花盆分别包红彩带和金缦；4.4.4、宴会厅主背景喷绘及行架xx个；5.租用物资5.1大巴租用5.1.1、xx辆大巴车租用预定及协议的签订；如有可能可向相关单位借用以节省开支。
5.2流动洗手间租用5.2.1、流动洗手间租用及协议签订；6.购买物资6.1签到处物资：台卡、纸、笔、鲜花、香烟、食品等。
6.2庆贺大会(仪式)及展销会购买物资6.3宴会购买物资6.4住宿酒店购买物资6.5礼品6.6奖品7.公司环境布置7.1对嘉宾参观各环节区域的清洁卫生进行打扫；7.2各洗手间清洁卫生及洗手液、卷纸、檀香等布置；7.3会议室或贵宾休息室台花、茶杯、茶叶、水果、饮用水准备；7.4 公司外场挂横幅xx条，拱门xx个，欢迎牌XX个，沿路有指引标示xx个。
8.工作人员演练8.1司机提前熟悉各活动地点之间的行车路线；8.2确保司机了解XX宾馆宴会大厅的门口停车场的位置；8.3 所有现场工作人员了解整个会场分布，并且掌握整个活动信息，以方便引导宾客和回答客户提问。
9.全体员工动员大会9.1主持会议9.1.1、主持人主持动员大会；9.1.2、宣布会议议程；9.2活动执行工作讲解9.2.1、对xx月xx日、xx月xx日执行阶段中的工作流程及人员分工进行讲解；9.3工作人员礼仪培训9.3.1、制作员工礼仪培训PPT；9.3.2、员工礼仪培训的讲解；9.4公司领导做重要指示9.4.1、领导对此次活动中的目的、意义、工作的总体要求、注意事项做出指示和动员；三、执行阶段1.接站环节：1.1火车站接站1.1.1、安排接站车辆xx辆；1.1.2、安排接站工作人员xx名；1.1.3、接站牌xx个；1.1.4、拿到到达火车站嘉宾名单及联系方式清单；1.1.5、安排车载音乐的播放1.2汽车站接站1.2.1、安排接站车辆xx辆；1.2.2、安排接站工作人员xx名；1.2.3、接站牌xx个；1.2.4、拿到到达汽车站嘉宾名单及联系方式清单；1.2.5、安排车载音乐的播放1.3机场接站1.3.1、安排接站车辆xx辆；1.3.2、安排接站工作人员xx名；1.3.3、接站牌xx个；1.3.4、拿到到达飞机场嘉宾名单及联系方式清单；1.3.5、安排车载音乐的播放2.签到环节：2.1短信群发2.1.1、欢迎嘉宾来到xx市参加会议，提示嘉宾尽快前往xx 公司（或酒店）签到；2.2签到2.2.1、根据嘉宾签到表收集嘉宾信息，填写嘉宾签到信息；2.2.2、提示嘉宾到交款；2.2.3、分为上游签到处、下游签到处；2.3收款2.3.1、部分在公司或酒店交款的上游客户交款；2.4发嘉宾证2.4.1、上游嘉宾发xx色带嘉宾证；2.4.2、下游嘉宾发xx色带嘉宾证；2.4.3、上游布展人员发xx色带嘉宾证；2.4.4、现时发抽奖券（同时当礼品券用）；2.4.5、提示xx月xx日签到嘉宾用礼品券（或抽奖券）领取礼品；2.5房间分配登记2.5.1、根据嘉宾单位、职务、性别的不同安排不同档次的酒店房间，并填写完整房卡发放情况；2.6送嘉宾前往酒店2.6.1、上游重要嘉宾及集团及各兄弟公司领导签到后送往“xx大酒店”入住；2.6.2、上游布展人员、业务人员送“xx宾馆”入住；2.6.3、部分需要住宿的下游客户送“xx酒店”入住；3.嘉宾食宿环节：3.1嘉宾接待3.1.1、上游客户由xx公司相对应的采购员负责接待；3.1.2、下游客户由xx公司相对应的业务员接待；3.1.3、政府领导及集团公司、兄弟公司领导由xx公司总经办人员接待；3.2带领嘉宾进便餐3.2.1、在xx大酒店和xx宾馆住宿的嘉宾全部在xx酒店进餐；3.2.2、在xx酒店入住的部分下游嘉宾由相对应的业务员带领就近吃便餐；3.3嘉宾拜访3.3.1、由xx公司各领导为代表组成小组分别到各领导和重要嘉宾房间进行拜访；（上下游分开拜访）3.4嘉宾起床进早餐3.4.1、利用酒店叫醒服务，在早上xx：xx分叫醒嘉宾；3.4.2、嘉宾在所在酒店进早餐；3.5接待车辆到达酒店3.5.1、公司车辆接待人员应至少提前15分钟到达嘉宾住宿酒店；3.5.2、提前联系租用车辆前往xx大酒店和xx宾馆等住宿酒店；3.6统一送住宿嘉宾前往公司主会场3.6.1、陆续送嘉宾乘座大巴车或相应车辆前往公司主会场；3.6.2、重要嘉宾和领导由相应接待人员由专车送往公司主会场；4.主会场现场环节4.1主会场：xx月xx日会务组工作人员应至少提前两小时就立即进行主会场所有现场维护工作人员的分工安排；检查领导座牌摆放情况；4.1.1停车点引导人员到位4.1.1.1、公司外停车点的区域划分；4.1.1.2、停车指引牌xx个安装到位；4.1.1.3、xx名引导人员进入工作位置，引导车辆泊车；4.1.2门口迎宾人员到位4.1.2.1、公司大门口引导人员进入工作位置；4.1.2.2、引导嘉宾进入庆典仪式现场入座；4.1.3签到处人员到位4.1.3.1、签到处所有工作人员及其设备进入工作位置；4.1.3.2、为嘉宾进行签到、收款、分发房卡等服务；4.1.4领导接待人员到位4.1.4.1、领导接待人员引导重要嘉宾和领导在庆典仪式开始前到公司会议室或运输部办公室休息；4.1.5内场引导人员到位4.1.5.1、内场引导人员为没有或已喝完的嘉宾分发矿泉水；4.1.5.2、为嘉宾提供咨询服务；4.1.6医务人员到位4.1.6.1、公司医务人员应将相应药品准备到位；4.1.6.2、医务人员应整理一间房间预防嘉宾或者工作人员出现意外；4.1.7水电保障人员到位4.1.7.1、现场活动所需要设备的维护；4.1.7.2、电、水设施的维护和修理；4.1.8安全保卫人员到位4.1.8.1、公司财产的保护，以防被将盗和损害；4.1.8.2、保卫嘉宾人身安全；4.1.8.3、处理紧急和突发事件；4.1.9展区管理人员4.1.9.1、展区工作人员根据“展区管理规则”管理参展厂家展销行为，并在场内巡逻监督；4.1.9.2、展区工作人员为上下游和领导提供展区问讯服务；4.1.10其它工作人员到位4.1.11运输物资前往xx宾馆宴会厅4.1.11.1、水果、酒水、烟、桌号、领导座位牌、宣传片碟子等物品提前送往xx宾馆宴会厅由宾馆服务人员进行分装；4.1.11.2、音响调试人员、服务人员、工作人员（由宾馆宴会厅服务人员调试）；4.2签到:部分xx月xx日活动当天到达的嘉宾签到工作分解4.2.1签到4.2.2收款4.2.3发嘉宾证4.2.4投票入抽奖箱4.2.5礼品发放4.2.5.1、xx月xx日当天统一将事先分安装好礼品，发放给嘉宾；4.2.5.2、以每位嘉宾的抽奖券作为领取礼品的凭据；4.3展销会4.3.1上游厂家人员布展4.3.1.1、xx月xx日到达的厂家布展人员布置各自展台；4.3.1.2、展台在xx月xx日前全部布置完毕；4.3.2展区管理4.3.2.1、展区工作人员根据展区管理规则管理参展厂家展销行为，分批巡逻；4.3.2.2、展区工作人员为上下游客户提供问许多问讯服务；4.3.2.3、为参展厂家布置人员提供盒饭、饮用水等其它服务；4.3.3客户订货开票4.3.3.1、下游厂家进入展销区域；4.3.3.2、办公楼入口设置开票大厅指引牌xx个和洗手间指引牌xx个；4.3.4上游厂家人员中餐4.3.4.1、提前三天预定上游厂家人员中餐盒饭或准备自助餐；4.3.4.2、xx月xx日临近中午即盒饭分发及回收或进自助餐；4.4庆贺大会4.4.1庆贺大会议程4.4.2欢送部分提前离场领导4.4.2.1、由集团及xx公司、xx公司领导对提前离场当地政府领导进行欢送；4.4.2.2、为离场嘉宾及司机分发礼品；（礼品提前准备好，放在运输部）4.5公司参观4.5.1领导参观引导4.5.1.1、对提出需要参观公司要求的部分领导或重要嘉宾由相对口的接待人员进行引导参观；4.5.2上下游参观引导4.5.2.1、对提出需要参观公司要求的部分上下游嘉宾由相对口的接待人员进行引导参观；4.5.3送嘉宾前往xx宾馆宴会厅4.5.3.1、引导嘉宾陆续上车前往xx宾馆宴会厅；4.5.3.2、在停车场停车；4.5.3.3、车辆开动后即播放录音磁带或光碟；5.欢迎宴会环节5.1主持人准备5.1.1、宴会主持人的串词撰写，由主持人根据宴会议程共同配合拟定5.2宴会议程5.2.1、按照即定议程进行；5.3分宴会厅人员到位5.3.1、如人员较多，分宴会厅由两名工作人员维护；5.3.2、抽奖叫号时，带领分宴会厅嘉宾上台领奖；5.4嘉宾直接返程欢送5.4.1、本地嘉宾由相对口接待人员欢送；5.4.2、直接返程嘉宾由相对口接待人员安排车辆送至相应车站或火车站；5.5重要嘉宾专人专车送回酒店5.5.1、重要嘉宾由对口接待人员用小车送回下榻酒店收拾行李；5.6异地嘉宾送回酒店5.6.1、异地嘉宾由统一安排的车辆送回酒店收拾行李；5.7剩余物资清理安排车辆运回公司5.7.1、宴会未使用完的物料全部现场打包；5.7.2、由专车全部送回公司保存；6.回酒店宾客送站环节6.1嘉宾收拾行李6.1.1、部分回酒店的嘉宾相对应接待人员提示嘉宾在最迟在14：30分以前收拾好行李；6.2嘉宾退房6.2.1、嘉宾接待人员应在适当时机，提示嘉宾退房的时间和地点；6.3火车站送客6.3.1、安排前往火车站接送客人的车辆；6.3.2、车辆指示牌（火车站方向）送客时放在挡风玻璃上；6.4汽车站送客6.4.1、安排前往汽车站接送客人的车辆；6.4.2、车辆指示牌送客时放在挡风玻璃上（火车站方向）；6.5短信群发6.5.1、感谢嘉宾参加本次活动，祝嘉宾返程一路平安；四、收尾阶段1.活动剩余物资入库：1.1、活动结束当天进行物料清理回收，第二天安排各项物料归位,对剩余物质进行入库管理；2.支出费用报销：2.1、对于活动中所有的费用采用实报实销的原则，当环节费用支出完成以后，把发票统一交到组委会总指挥审核,然后由组委会按公司报销流程进行报销；3.网站宣传：3.1、网上的新闻发布主要是文案和现场照片为主要内容或特别制作主题网页进行宣传，主题网页加插工作由组委会与九州通电子商务部协商完成；4.印刷品宣传：4.1、在“九州通之旅”等公司印刷品上进行的后期新闻发布包括：贺电、感谢信、花絮回顾等多种形式，继续扩大本次活动在其他分公司和集团以及下游客户中影响；5.社会媒体宣传5.1.借助对会务活动的宣传，扩大公司在所在地区的影响和知名度，将次此会议在报纸、广播或是电视上进行后续的正面报道；5.2.外界媒体的宣传及其相关费用应在活动预算中做专项列举；6.各小组总结6.1、各组小组长分别针对各自的项目环节进行归纳，特别是对其中出现的问题和关键环节的处理作重点表述；7.召开“组委会总结会议”7.1、各组组长将各自小组中讨论和归纳的内容进行整理,在会上发言,由组委会负责人进行分别点评,并对活动做全面总结。