9.3 制定采购业务内部控制制度
9.3.2 采购预算管理制度
采购预算是采购业务的起始环节。
为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。
为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。
9.3.3 供应商管理制度
中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。
若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。
为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。
4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。
第2章供应商调查
第4条供应商调查内容
采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。
供应商调查内容示意图
第5条供应商调查程序
1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。
2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。
3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。
第6条供应商调查渠道
1．采购物资发布会、展销会、订货会等。
2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。
3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。
4．第三方调研资料。
5．其他企业或个人介绍。
第3章供应商评估选择
第7条供应商评估维度
采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。
供应商评估维度说明表
序号评估维度具体内容
1 价格与费用物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等
质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检2 产品质量
验合格率、质量问题承诺处理等
第12条供应商选择确定
1．经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。
2．采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。
供应商选择原则示意图
3．一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
4．接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。
客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。
如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。
5．适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。
修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。
第4章供应商的监督与考核
第13条供应商考核方法
公司对供应商实行评分分级办法。
第14条供应商考核内容
采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。
供应商考核评分表
考核项目考核标准评分标准权重得分
目标值为%，每高出个百分点
10% 供货质量批次合格率
加分，差个百分点扣分
9.3.4 采购价格控制制度
采购价格直接决定了采购成本，以最低的价格采购到质量最高的物资，是中小企业开展采购内控的基本任务。
中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，并由此带来的企业资金损失。
因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。
9.3.5 结算付款管理制度
结算付款是采购业务的最后一个环节。
该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严，付款方式不恰当等问题，这些问题可能造成企业资金损失。
因此，中小企业应建立付款结算的管理制度，规范采购付款环节的相关事项，以减少问题的产生。
第2条适用范围
本公司采购的订约与付款方式，除另有规定外，均须参照本制度办理。
第3条职责划分
1．采购部负责采购订约、确定付款方式及采购结算相关工作。
2．财务部负责按合同付款。
第2章采购合约管理规定
第4条采购下单
采购部下订单方式有三种，具体说明如下图所示。
采购订单下达方式示意图
第5条订购单适用范围规定
1．标准化产品，不易发生错误。
2．公司与供应商双方有很高的互信度。
3．在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。
4．出现交货问题，容易处置。
5．交货、验收流程成熟、严密。
第6条国内采购合同规定
1．明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。
2．明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等。
3．规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式。
4．规定解约的办法，保障双方权益。
5．商定验收方式与质量问题处理方式。
6．规定供应商保证责任。
7．明确其他认为应予附加的条款。
9.4 设计采购业务内部控制记录和凭证9.4.1 供应商筛选表
9.4.2 询价议价记录表
9.4.3 采购验收报告单
编号：日期：年月日
采购部经理签字：质量部控制主管签字：检验员签字：
9.4.4 采购质量保证协议
9.4.5 采购付款结算清单
经办人签字：财务部经理签字：。