风险评估问卷和风险矩阵
说明:个人或群体,仔细考虑本问卷的20条陈述,并将它们按3—0(3——高风险,很可能发生;2——中度风险,有可能发生;1——低风险,不大可能发生;0——无此可能)等级排列。
下列各条陈述,往往是项目评审过程中,当项目经理被问及项目存在哪些风险时,比较普遍的回答。
这些方面的风险,很多是相互关联的,如果它们能够及早被发现并进行有效监控.对项目整体造成的威胁就会减少。
完成评估问卷后,确定那些得分为3的陈述,然后利用下面的“风险矩阵”,仔细考虑这些陈述的重要性。
1.对于每一种高风险因素,采用什么策略进行控制为好?
2.这些高风险因素之间的相互关系如何?一般而言,相互关系越密切,风险就越大(例如,你认为陈述“类似的项目在过去曾经失败过”和陈述“新的技术即将出现”都是高风险因素,由于两者关系较密切,所以项目的风险就会增大)。
3.原来的项目为什么会失败,这对于当前的项目而言,意味着什么? 下面是一份完成了的“风险矩阵”的例子。
■实施风险控制
风险评估和管理方面的一个重要策略,就是实施风险控制。
当情况发生变化出现问题时,风险控制有助于降低这些情况可能给项目带来的危害。
三种重要的风险控制技术,将在下面的表单中具体介绍。
仔细考虑这三种风险控制技术,并说明你将如何运用这些技术来降低项目的风险。
风险控制表单
■风险难以预期的3种原因
所有精明的项目经理都明白,不管你如何预测风险,总是会出现一些意外的因素。
风险评估做得比较好的话,应该是及早发现新风险,并尽快把这些新风险纳入你的风险管理计划。
风险难以预期,主要有3种原因:
1.变动是经常出现的,它要求人们能够及时反应,但有时候人们不知道采用什么方式,于是,项目的风险就产生了。
也就是说,由于各种情况的变动,你经常需要采用一些临时性的、不成熟的方式来处理,这就增加了项目的风险。
当你难以应对变动的时候,变动往往就产生了;当你陷于项目日常的繁琐事务的时候,变动突然就产生了。
这种变动,将对项目造成巨大的影响,因为通常它会影响项目的所有方面(时间、重大事件、资源、预算.等等)。
当你应对变动时.你必须评估该种变动将造成什么影响,将产生何种新的风险(这时可以再次使用风险评估问卷),以及如果把新的风险纳入你的后备方案中去。
“变动管理表单”有助于项目团队创建一种“预警”变动系统以防范风险。
2.能力差距如果没有被考虑到,将是一个致命的风险。
能力风险往往与项目团队成员有关,尤其是当他们被认为具备了特定任务所必需的能力(知识和技能),但不幸的是,他们掌握的能力不是很纯熟,或者压根儿不具备该种能力,这就造成了一种危害极大的难以预期的风险。
对工作制度或工作方法所能提供的效果的期望,如果未能实现,就造成了另一种能力风险。
“能力管理表单”有助于你明确那些可能影响项目质量的能力风险。
3.实力是最后一种原因。
实力指的是容纳能力或规模大小:你有足够的资源吗?你有足够的时间吗?你有足够的资金吗?项目的范围确定了吗?实力风险管理,就是保证你的实力足够强,也就是说,你有足够的资源在既定时间内完成既定目标或任务。
“实力管理表单”有助于你明确那些可能影响项目质量的实力风险。
变动管理表单
说明:进行变动管理的最简单的方法是创建一种“预警”系统,为不可避免的变动做准备。
本表单包括一系列问题,用来帮助项目团队明确潜在的变动因素并积极地应对。
这将有助于降低与变动相关的风险因素对项目的影响。
表单第一列中的问题,可以用来帮助项目团队明确潜在的、极有可能发生的变动因素。
第二列记录这些变动因素。
例如,回答第一个问题,即“哪些因素将引发变动”,团队把变动因素归为竞争对手生产产品的变化、新技术发展、经济形势变化等。
在第三列,确定项目团队将制定什么计划,以积极应对变动。
继续上面的例子,
为了应对“新技术发展”这个变动因素,制定的应对计划可能是,与某个能够提供技术规格和发展信息的团体合作。
能力管理表单
说明:进行能力风险管理的最简单的方法是,预测风险并克服风险。
表单第一列中的问题,可以用来帮助项目团队明确潜在的能力风险因素。
第二列记录这些风险因素。
例如,回答第一个问题,即“当前缺失的关键能力”,团队认为是工艺技术和产品知识。
在第三列,确定项目团队将制定什么计划,以克服能力方面的缺失。
继续上面的例子,制定的应对计划可能是,增加—个具备相关知识的团队成员,或者为整个项目团队提供相关培训。
实力管理表单
说明:进行实力风险管理的最简单的方法是控制风险。
表单第一列中的问题,可以用来帮助项目团队明确潜在的实力风险因素。
第二列记录这些风险因素。
例如,回答第一个问题,即“当前缺失的关键实力”,团队认为是项目的时间要求。
在第三列,确定项目团队将制定什么计划,以克服实力方面的缺失。
继续上面的例子,制定的应对计划可能是,确定项目中的哪些任务可以进行简化以节约时间,这样,就能“创造”时间用于那些比较费时的任务。
▓风险管理计划制定的步骤
要有效管理风险,关键是确定和控制风险。
如何制定一个风险管理计划呢?有哪些关键步骤呢?
基于对各个行业的组织的项目和风险管理咨询经验,我们确定了5个关键步骤。
按这5个步骤行事,将有助于降低项目的整体风险。
■步骤1:确定那些最可能发生的、危害最大的风险
在这个过程中,项目团队或项目经理回顾项目成果与原定项目计划,确定下列哪些方面最可能发生风险:
(1)项目所需资源
(2)项目成本
(3)项目完成时间
(4)项目质量
在上述这些方面,哪些方面发生风险导致的危害可能最大?项目团队或项目经理,对于控制风险和完成项目,有多大的信心?
■步骤2:明确风险控制因素
在这个过程中,要建立控制风险的方法。
项目团队要确定的是,如何确认
某种风险是否值得去承担、如何做出继续实施或中止项目的决策。
同时要确定的是,采用什么标准来评估风险的大小、采用哪些分析方法(假设分析方法、情景分析方法,等等)来预测风险给项目带来的危害大小。
■步骤3:分析风险控制计划
在这个过程中,项目团队或项目经理要建立一套方法,用来分析风险控制计划。
风险控制计划应该是文本形式的,包括实施计划所需的资源、成本和其他支持因素。
重要的是,要确定实施项目和放弃实施两者各有哪些不利因素。
还有一点很重要的是,要检验项目实施的实际效果,看看控制风险(或实施项目)的成本,是否等于或少于放弃实施的成本。
■步骤4:研究未来风险
在这个过程中,要分析上一阶段的相关行动的效果,以及研究未来可能出现的各种风险。
本文提供的各种工具可能对你会有所帮助。
■步骤5:汲取风险管理的经验
在项目实施过程的后期,要评估我们到底可以学到哪些风险管理的经验,这很重要。
项目团队、项目经理和评估经理,应该从项目实施人员那里获得反馈信息,以确定风险管理是否成功、还有什么要改进的地方。
▓结论
风险是无可避免的——我们所有人每天都要面对各种风险,不管是开车行驶时,还
是应对全球竞争对手时。
追求秩序、摆脱混沌、重塑信心、主宰世界、降低风险,这些都是人的天性。
我们对风险理解得越深,我们应对风险的能力就越强,而不是反应迟缓或反应过度。
正确地应对风险,能够降低未来的风险;而反应迟缓或反应过度,往往会导致新的风险。