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[工作计划]时间管理与工作计划定
1、准备事项 2、预防工作与计划 3、价值观的澄清 4、关系的建立 5、真正的休闲充电 6、授能自主管理
65%
干扰,一些电话, 电 子邮件,一些紧急的 事件,凑热闹的活动 15%
紧急“逃避性”活动 5、无关紧要的信件 6、看太多的电视
<1%
不重要且不紧急
第二部分:时间管理流程规划
1.选择目标 2.优先矩阵 3.自我控制 4.时间规划与表单应用 5.时间管理障碍排除
选择目标
•连结使命宣言 •审视自我角色 •80/20法则
优先矩阵
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事
1 st 急
2 nd 重
不重要的事
3 rd
4 th
輕
緩
专注第二象限,从而减少来自 第一象限的压力
36 27
20
18 12 12
0
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120
100
100
80
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64
60
48
36
40 20
27 18 12 12
0
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紧急的事:
你或别人认为需要立刻处理的紧急时间或活动,来自外界影响你的 生活與工作次序。
我们可以用这两个要素及对立面所形成的四象限来描述我们 所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图”
时间管理象限图
紧急并且重要 重要 重要但并不紧急
危机,急迫的问题, 有期限的任务,会 20% 议,准备事项
紧急
时间ABC分类法
将自己工作按轻重缓急分为: A(紧急、重要)、B(次要)、C(一般)三 类;安排各项学习和工作优先顺序,粗略估计 各项学习和工作时间和占用百分比;在学习和 工作中记载实际耗用时间;每日计划时间安排 与耗用时间对比,分析时间运用效率;重新调 整自己的时间安排,更有效地工作。
常用的时间管理工具
时间“四象限”法
著名管理学家科维提出了一个时间 管理的理论,把工作按照重要和紧急两 个不同的程度进行了划分,基本上可以 分为四个“象限”,时间管理理论的一个 重要观念是应有重点地把主要的精力和 时间集中地放在处理那些重要但不紧急 的学习与工作上。
重要和紧急的不同
重要的事:
你个人觉得有价值且对你的使命,价值观及首要目标有意义的活动, 来自内在的需求,对自己而言要事有时并不紧急但需要更多的时 间,并且天天做。
什么是时间管理
•时间管理就是自我管理 •自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩
效, 更富效能
–把事情很快地做完, 叫做效率 –把事情很快又很对地做完, 叫做效能
•时间管理就是事前的规划或长期的计划
时间管理的重要性
•时间是资本和无法更新的收入。 •任何一个制定出来帮助我们高效率地安 排时间的计划,都必须从我们对时间宝贵 性的认识入手。 •管理好你的时间就能管理好你的工作。
1、哪些事情妨碍你花更多时间在第二 象限的重要活动上? 2、列出下周你可能面对的一个属于第 一象限(紧急且重要)的事件或活动, 你可以在第二象限中做些什么准备来降 低第一象限的影响?
杜绝不重要的活动
当面对怀疑是第三象限但却列在第一 象限的活动时,用下列问题来检视自己: 我内心深处的“事”是什么? 我真的必须做这件事吗? 假使我不做会发生什么事? 我如果延迟或不做,这件事对我跟他人相处 或与组织的情感帐户上会产生什么影响?
常用的时间管理工具
计划管理
关于计划,时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。 ▲待办单:将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次
序,确认完成时间,以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明 日。 ▲待办单主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工 作、昨日未完成的事项等。 ▲待办单的使用注意:每天在固定时间制定待办单(一起床就做)、 只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急 情况留出时间、最关键的一项,每天坚持。 ▲每季季末作出下季末的学习工作规划;每月月末作出下月的学习工 作计划;每周周末作出下周的学习工作计划等。
• 将自己短中长期的计划依工作, 个人及生活这三个主轴一一列 举出来, 并算出每个计划的效 益. (如下一页所示)
• 在同一个时间点进行这三个主 轴的前3个项目(项目件数依自 己能力而定,红线的右手边)
• 有项目结束之后下一个项目就 可以往左递补
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常用的时间管理工具
记录自己的时间
• 美国管理学者P·F·Drucker认为,有效的时间 管理主要是记录自己的时间,以认清时间耗在 什么地方; 管理自己的时间,设法减少非生 产性工作的时间; 集中自己的时间,由零星 而集中,成为连续性的时间段。
• 试行三天,全面记录,分析“漏洞”所在
常用的时间管理工具
自我控制
1. 了解自己每天工作时段的特性, 善用之. 2. 以 PDCA 分布周一到周五的工作性质. 3. 规划下周的活动时,回顾,评估你表现好的地方及应该要做哪些改
变来协助你达成目标,时时检查你的进度,会让你从中学习与进步, 你必须在每周末评估你的学习成果,反思你的使命宣言,然后 应用于下周活动的规划。 4. 保持良好的体力; 养成运动的习惯 5. 身心均衡地发展; 培养良好的嗜好
Agenda-4
时间管理与工作计划
设计课时:3HR
课程目标
1. 认识时间管理 2. 掌握时间管理的流程规划。 3. 了解计划的步骤与要点 4. 了解证券人员的时间管理与计划技巧应用
第一部分:认识时间管理
1. 什么是时间管理 2. 时间管理的理论发展 3. 如何运用四代时间管理方法 4. 时间象限的解析
目标金字塔
长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标
如何列管重要计划
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100
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80
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0
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