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行政费用报销要求及模版月更新

行政费用报销要求及模板——2016年7月——一、邮件题目要求:为方便搜索及查找费用审批邮件,请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额!XXX(区域/城市)XXX分公司/营业部-XX费用报销/付款/借款申请-XXX元举例如下:天津和平营业部-**月份物业费付款申请-****元石家庄鹿泉分公司-**月份日常行政费用报销申请-****元山东济宁分公司-2016年暖气费用借款申请-****元二、日常行政费用报销:(一)模板:您好,***营业部申请报销**月份日常行政费用共计***元,费用明细如下:1、办公用品费用***元(当月在职**人);2、保洁费用***元;3、名片制作费用***元(**元/盒,*盒/人,*人);制作名片人员名单:***、***、***、***(也可将名单上传于附件)4、工牌制作费用***元(**元/盒,*盒/人,*人);制作工牌人员名单:***、***、***、***(也可将名单上传于附件)5、打印纸费用***元(*包,平均**元/包);6、快递费用***元;7、鼠标/键盘采购费用***元:鼠标/键盘***元:**个,平均**元/个;8、员工生日福利费用***元(**人,80元/人):9、其他行政费用共计***元:(1)企业文化墙费用共计***元(均为品宣部下发样式模板):KT板(长*宽):**元/个,*个,**元;洗员工照片(用于照片墙):**元/张,*张,**元;(2)维修费用共计***元:维修卷帘门***元;维修电脑(做系统/更换硬件)***元(二)注意事项:1、发票抬头及税号请见下文。

无法开以微金总部名称为抬头的合规发票的,需要在相应费用后注明无法开票原因及准备了何类型票据作为2一起3、办公用品费用标准:10元/每人/月(每个营业部每月只可申报一次,不累计,建议于月底申报),需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数,邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单,也可在发票上直接打印出明细。

如在超市买的,开发票时超市收回小票,可以提前拍照,邮件上传照片,邮寄时打印;如在文具小店购物没有发票的,请让商家提供收据并且写一个清单,然后附上抵票与报销单据一同邮寄。

4、打印纸费用标准:95元/箱,5包/箱,即均价不可超过19元/包,此费用不计在10元/人的办公用品费用之内。

5、保洁费用标准:300元/月(每个营业部每月只可申报一次,建议于月底申报)。

6、快递费报销,邮件正文要写清楚明细,寄来时在报销单后边要有发票及写有金额的快递单,两者必须能对得上且缺一不可。

快递费用自2016年1月起实行月报制度,每月只可申请报销一次,申请时上传《快递费用明细表》。

每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议,保留好快递底单,并于《快递费用明细表》中作好记录,累计至月底统一结帐并开发票,此费用可申请报销,亦可申请对公付款。

7、名片费用标准:10元/盒(一线城市15元/盒),2盒/人/月,注明制作人员名单。

8、工牌费用标准:10元/套,1套/人,注明制作人员名单。

三、差旅费报销申请:(一)邮件题目及正文内容模板:题目: XXX分公司/营业部-XXX(姓名)**月份出差***(地点)差旅费报销申请-XXXX元正文内容格式:您好,XXX(区域及城市)XXX分公司/营业部****(职级)***(姓名)因****(事由)于2016.**.**至2016.**.**到***(地点)出差,现申请报销差旅费共计****元,费用明细如下,请领导审批。

(如:您好,天津宝坻营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全共3人因参加华北大区工作会议于2016.4.8至2016.4.10到石家庄出差,现申请报销差旅费共计385元,费用明细如下,请领导审批。

)1、车票费用共计***元:(1)火车票费用共计***元:16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元;16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元。

(2)长途汽车(大巴车)费用共计***元:16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元;16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元;2、打车费用共计***元:16.**.** ***至**** ***元;16.**.** ***至**** ***元。

3、住宿费用共计***元:16.**.** ***(城市)***(酒店)住宿**天 **间 ***元/天共***元。

4、餐饮费用共计***元:(二)注意事项:1、出差费用应先经由谁审核:如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的,可直接提交报销邮件;如无法签字只能走邮件审批的,需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批,如有需要分摊其他营业部的情况,也需要在邮件中注明,待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批,否则无领导同意邮件不予报销。

如:营业部在职人员出差,则只要营业部经理在报销单上手签字即可;营业部经理出差,由于直属上级领导为城市经理或区域经理,不在身边无法在报销单上签字,则必须先发邮件让领导审核费用。

2、费用归属:题目与报销单右上角营业部名称应一致城市经理以上领导出差,到哪个营业部出差,差旅费就应归属到相应营业部,则报销单右上角亦应填写此营业部,邮件题目上最前边亦应为此营业部,三者必须一致;若是到自己管辖的上级区域或其他区域出差,则费用为区域内营业部分摊,报销单右上角可写“****区域分摊”,请上传费用分摊表(出差领导本人签字),并在邮件正文写明分摊费用详细(或正文放置分摊表截图),一同交于其直属上级审批。

3、《达飞-费用报销制度》差旅费用标准审核对照程序:(1)先看第5页最上边的职级解释的表,从右边找到出差人员所属职务,对照左边的职级解释进行标准定位;(2)第5页下边的表为交通工具标准,按照刚对应出的职级解释定位,查找出差人可乘坐的交通工具;(3)查看第6页的城市列表,查询出差城市为几类城市;(4)再回到第4页,根据对应的职级解释,查看在出差的几类城市里出差的标准,费用不可超出此标准。

4、开车自驾出差路费如何报销:开车自驾,易出事故且费用不好衡量,因此不建议开车自驾出差,行政亦不报销加油费。

如因特殊情况只能开车出差,则须在邮件正文说明情况,费用采用“孰低原则”(即按火车票往返费用总合,与1.2元/公里费用相比较,以其较低费用为报销标准),同时需要写明行车路线及每段公里数,包括出差地市区内行车路线及公里数。

城市经理以上领导区域内开车巡店,费用则按1.2元/公里报燃油费。

5、住宿费用:①住宿标准是根据出差人的职级进行评定的,集团要求一同出差的同性别人员必须住同一标间,此标间的价格标准以职级较高一方人员的标准为准,但不可以两人标准相加后的金额作为其住宿标准。

如,营业部经理在一类城市的出差住宿标准为350元/间,则表示此营业部经理只能住宿单价标准在350元以内的房间,即使两位营业部经理同住此房间,也只能按照350元/间的标准进行审核;若是一位营业部经理与大区总监在一类城市出差同住一标间,则审核时将以大区总监500元/间作为二人住宿标准。

请各位内勤转告营业部经理,并于出差前提醒。

②酒店住宿需要发票及盖章酒店水单(两者缺一不可,且两者印章上公司名称应相同)。

住宿费水单中若含有其他附加小商品费用,则不在差旅费用报销范围内;食品或餐费,请单独开具餐饮票及明细,不与住宿费混计,则可以差旅伙食标准报销。

6、差旅发票问题:差旅相关发票日期应与出差区间对应。

如有票据丢失等特殊情况,请于邮件中说明情况,并用同类型发票作为抵票,否则不予报销。

四、团建费预算申请、报销申请:详见邮件审批流程图:1、申请提交申请):您好,2、报销)题目改为:***营业部-**月团建费报销申请-****元正文内容格式:您好,***营业部于**月**日已开展团建活动,实际花销金额为***元,附件已上传《团建活动费用报销申请表》、《报销申请单》、相关票据及活动照片,请批准报销,谢谢。

(二)注意事项:1、团建活动不可为聚餐形式,且发票不可全为餐票,否则不予以报销;2、如无法提供发票需要用抵票的情况,请在《团建活动费用报销申请表》中写明;五、办公电器固定资产采购申请(一)模板:1、新营业部采购电脑及其他办公电器设备等固定资产申请格式:您好:******分公司为新成立营业部,目前在职人员共计***名,人数已经区域人事审核通过:其中营业部经理1名、职能端内勤1名、业务端人员**名,目前部门业务人员扔在不断扩充。

现按集团标准申请在******公司采购营业部经理用笔记本电脑1台****元、台式电脑**台*****元(均价****元/台,职能端内勤1人配置*台、业务端**人配置**台),其他办公电器设备*****元,费用共计*****元,均在集团标准范围内,现申请于法务审核通过的合同上盖章。

我部准备先行垫付购买,待收到发票后邮寄进行报销(或为:请向先商家支付采购款,待收到发票后邮寄进行冲抵),区域审核已通过,请领导批准采购/付款。

2、老营业部采购电脑申请格式:您好:因******公司已由原在职**人增加至**人,人数已经区域人事审核通过:其中营业部经理1名、内勤1名、业务人员**名,目前部门业务人员扔在不断扩充,原有电脑**台配备使用情况如下:(1)笔记本1台——营业部经理1名,(2)台式电脑1台——内勤人员1名(3)台式电脑**台——业务人员**名根据集团采购台式电脑业务端3:1的比例,**位业务人员应用**台电脑,现共用**台电脑,已无法满足工作需要,故现准备于******公司增加采购**台台式电脑******元(含税单价平均****元/台),均在集团标准范围内,现申请于法务审核通过的合同上盖章。

我部准备先行垫付购买,待收到发票后邮寄进行报销(或为:请向先商家支付采购款,待收到发票后邮寄进行冲抵),区域审核已通过,请领导批准采购/付款。

3、老营业部采购其他电器类固定资产申请格式:您好:******公司现因******原因急需采购以下电器类固定资产,准备于******公司采购,费用共计*****元,采购明细如下,均在集团标准范围内,现申请于法务审核通过的合同上盖章。

我部准备先行垫付购买,待收到发票后邮寄进行报销(或为:请总部先向商家支付采购款,待收到发票后邮寄进行冲抵),区域审核已通过,请领导批准采购/付款。

(二)注意事项:1、固定资产采购,须先申请后执行,如未经同意擅自采购,则不予报销。

2、采购空调请写明营业部放置空调的空间面积、空调的适用面积,以作为采购空调数量的参考;3、电脑采购申请表例子:4、财务电器类固定资产清单必须填写SN码?,每台电器SN码均不同,故一台电器对应填写一个SN码;“使用人”填写应按“责任到人”、“谁使用就写谁”、“谁保管就写谁”等原则填写,如公用则请写营业部经理姓名(注意一定要写姓名);5、行政固定资产申请单需要在名称处粘贴实物图片。

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