合同订立及管理指引
1目的
为规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依，制定本程序。
2范围
适用于公司开发过程中的对外各类经济合同。（融资贷款、商品房销售合同的审批、签订不执行此指引）。
3职责
3.1合约管理部负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
3.2各部门以公司名义对外签订、履行合同的经办人员、审批人员、保管人员和
其他责任人员负责具体实施。
4方法和过程控制
4.1合同类别划分：
4.1.1前期合同：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询等合同
4.1.2施工合同：包括建筑、安装、装饰、市政管网等施工或安装合同。
4.1.3采购合同：包括材料采购、设备采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设
备购买等合同。
4.1.4园林环境合同：包括室外园建、环境绿化施工
4.1.5营销合同：包括与单一项目有关的策划、销售代理、样板间装修、户外广
告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计印刷、万客会制作等合同4.2合同形式
4.2.1对于数量较大、内容较复杂（五万元以上），以及容易产生争执的经济活动
必须采用正式合同文本。
4.2.2金额较小的零星项目（五万元以下），可采用书面协议形式。
4.3合同内容：合同内容一般应包括但不限于以下条款：合同当事人、合同标的、
标的数量和质量、合同价或酬金、合同期限和履行的地点、违约责任、合同变更、索赔程序及办法。
4.3.1工程合同必须阐明下列内容：
4.3.1.1工程具体内容（采用图纸、附预算书）
4.3.1.2工程造价，包干形式、内容，所采用定额及国家有关规定。
4.3.1.3取费标准明确及费率的计算基数的确定；
4.3.1.4材料价格的结算依据；
4.3.1.5明确甲供材料设备的范围、种类及供应情况；
4.3.1.6明确乙方所购材料、设备的结算办法；
4.3.1.7明确付款原则、工程竣工验收标准、及结算原则。
4.4合同组成部分：招投标文件、主合同文本、合同条件、补充合同（协议）、
合同附件（图纸、预算书）、函件、备忘录、技术变更、结算定案。
4.5合同文本
所有合同文本根据集团统一制订的标准合同文本进行编制，尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。标准合同文本将采用不可修改的通用条款和可修改的专用条款，文本中不可修改的通用条款字体采用宋体字，可修改的专用条款采用斜体字，标准合同文本标未涉及的内容以补充条款形式列入合同。
下列情形可作为本原则的例外：
?政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；
?不宜推行标准文本的业务。
我方处于弱势而无法使用公司标准合同时
5合同的订立
5.1合同的订立原则：
5.1.1为了使签订的经济合同有效，使公司合法权益受到法律的保护，订立合同
必须遵循合法、平等互利、自愿协商一致、等价有偿的原则。
5.1.2签订合同的单位资质应当合法，签订建筑安装工程合同，对方必须具有企
业法人营业执照。其它合同必需与持有效营业执照的单位签订。
5.1.3事前签订原则：对应该签订书面合同的业务须事先签订合同，或以《中标
通知书》、招投标文件等与合同具有同等效力的书面文件确认双方的权利和
义务，然后开始履行，特殊情况下（指不立即开展会造成更大损失），经总
经理批准，可以例外，但应在3日内按双方商定的条件签订合同、补全手
续。
5.2签订合同要求
5.2.1签订经济合同前执行部门与合约部应对施工单位、生产经销等单位的资信
和资质进行详细调查考核，对其资质信誉及产品质量进行考察，内容如下：
施工、生产经销单位：资信、营业执照、资质等级证书、委托代理人授权
书其它建设单位或质量监督部门出具的工程质量证明等。
5.2.2产品：国家有关部门出具的检验报告、产品安装标准及生产标准（如国标
或ISO系列国际质量保证体系）
5.2.3合约部会同合同执行部门完成考察报告，由合约部根据公司要求起草合同
文本，准确规定合同涉及的工程、产品的类别、形式和等级、检验规程、
适用规范、采用的质量体系标准等。并在合同文本发放前上报主管领导审
定其准确性及完整性后批准执行。
5.2.4订购的产品样品(如地砖磁砖等装饰材料)由双方签字盖章后封样保存，按
封样验货。
5.2.5合同一式六份，执行部门、财务部、合约部、成本部各执一份，合作方二
份。
5.3合同签订、审批
5.3.1合约部经办人按照合同签订原则负责与执行部门对施工单位及产品品牌进
行考察，按照本管理规定起草合同文本，并填写合同审批单，严格遵照审批单意见取得一致意见后签订合同。
5.3.2总经理负责2万元（含）以上合同的批准，2万元以下的合同由该类合同分
管领导批准。
5.3.3经办人与合约部：负责对厂家、产品进行考核、合同的执行全过程，对合
同的有效性负责。
?执行部门经理：负责审核工程工期、质量、保修等条款，监督履行合同，对
工程（产品）质量、工期负全面责任。负责选定施工单位、生产经销单位及产品，对经办人及合同条款负有审核、监督责任。
?合约部经办人：负责合同的起草、变更、索赔及解除全过程，对合同的法律
性负责。
?合约部经理：审核合同的合法性，及时对合同造价、付款及结算条款做出修
改指导意见，保证公司经济利益不受损失，对成本控制及合同规范化管理负责。
?财务部经理：审核合同中有关合同价款与付款条件，监督合同的执行情况及
付款，保证合同价款式的合理性。
?总经理：负全面责任。
5.4合同的签署
5.4.1各审核部门在合同审批表上均签字同意后，经办人员负责办理合同签章手
续，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）签字，然后凭合同审批表原件交由合约管理部加盖合同专用章。
5.4.2合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章。
5.4.3每份合同应保证公司拥有两份以上的原件。
5.4.4合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量要求对方
先行签字盖章；我方在报批审核程序结束之后再签字盖章。
5.4.5法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备
案的，经办人员应当及时办理有关手续。
5.5合同的履行
5.5.1合同订立之后，经办部门应认真履行合同，严格执行，确保信誉。经办部
门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；合约管理部等其他部门应对合同的履行给予必要的协助。
5.5.2经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，
全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。
5.5.3合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对
方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。
5.5.4公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一
时，经办人员应当及时报告部门经理并知会合约管理部及相关领导，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：
5.5.4.1经营状况严重恶化；
5.5.4.2转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
5.5.4.3丧失商业信誉；
5.5.4.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形
5.5.4.5分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。
5.6合同专用章管理
5.6.1公司合同专用章由合约部管理。签署由总经理签署批准。
5.6.2销售合同专用章由销售部管理，由销售部经理签字批准使用。
5.6.3法定代表人印章由总经办管理。与公司合同专用章共同使用。任何部门、
任何个人不得越权签署。
5.7其他
5.7.1公司法定代表人或授权委托代理人签订经济合同。
5.7.2经济往来的经济行为必须严格履行签订经济合同程序，且采用公司认定的
正式合同文本。
5.7.3产品购销、对外委托加工合同必须由双方法定代表人或授权委托代理人签
字。
5.7.4对于突然发生不能及时签订合同的突发事件，必须由公司总经理批准，方
可先处理问题后补合同。
5.7.5合同条款按程序审批确定后，不得随意更改、涂改。
5.7.6对外签订的经济合同一律使用合同专用章，统一管理。
5.7.7合同文本管理：除商品房合同外合约部负责日常保管、编号、存档，财务
部保存原件，经办部门一律使用附本或复印件，其他部门如需使用、查阅时，需经主管领导批准方可使用、查阅，否则合约部有权拒绝复印及查阅。
6合同变更、索赔、程序及办法
6.1合同的变更
6.1.1合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，当事人经协商一致，就合
同的内容达成修改和补充的协议，称为合同变更。
6.1.2合同变更是合同关系局部变更，即合同变更只是对原合同关系的内容做出
某些修改或补充，而不是对合同内容的全部变更；在法律或行政法规规定
变更合同应办理批准登记手续的，依照规定进行合同变更。
6.2合同变更程序和办法
6.2.1合同变更应采取书面形式签订变更协议。
6.2.2依照法律或行政法规，合同订立须进行登记的，当事人变更合同的，其变
更也应进行登记。
6.2.3变更协议签订后，对于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，应按照变
更协议中的有关规定执行。
6.2.4任何一方未经对方同意，无正当理由擅自变更合同内容的，不对合同的另
一方产生约束力，且将构成违约责任。
6.3合同变更索赔
6.3.1合同的变更不影响当事人要求赔偿损失的权利，具体为：
原合同中有情事变更原则的，不存在损害赔偿。
7因重大误解而成立的合同予以变更时，双方应及时审定出由此造成的损失，由误解方向相对方予以赔偿，并承担由此造成的违约责任。同时签订变更协议，将有关条款在协议中予以明确。违约事项、争议报告、合同解除
7.1违约事项、争议报告
7.1.1在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经
办人员须及时向部门经理报告并知会合约管理部，经办部门不能与对方协
商解决的，应及时报合约管理部，由合约管理部请示主管领导决定依法采
取何种措施。
7.1.2出现违约事项后，经办部门应及时收集以下资料：
?合同纠纷情况的详细说明；
?合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、
函件、电报、图表等，对方的资料（营业执照、资质证书等）；
?发票、票据等有关凭证；
?材料设备质量标准、封样、样品或鉴定报告；
?有关对方违约的证据材料；
?其他与处理纠纷有关的材料。
7.2合同的解除
7.2.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除
合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或
补充合同。
7.2.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以
其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会合约管理部，以
决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。
7.2.3对于合同的解除，经办部门应做好记录，收集履行过程中所有与合同有关
的资料，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。
8合同归档、合同保管
8.1合同归档
8.1.1经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而
必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件与合同原件在经办部门留档。
8.1.2经办部门对拟归档保存的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后
加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整。
8.1.3经办部门应按照《合同编号规则》对合同进行合理分类和编号。
8.1.4经办部门应建立本部门经办的《合同台帐》。
8.2合同保管
8.2.1文件材料的形成与归档
8.2.1.1文件材料归档的基本要求
?归档的文件必须保持成套性和完整性；
?归档的文件材料必须准确的反映真实内容；
?归档的文件材料必须符合形成规律；
?归档的文件材料必须符合文件格式和书写的有关规定。
8.2.1.2按公司在经营活动过程中形成的、使用的以及其他有关资料，具备考察
利用价值的均统一立卷归档（具体归档范围及时间要求见归档范围）。8.2.2归档份数
8.2.2.1一般性档案，归档一份即可；
8.2.2.2重要档案，归档二份以上。
8.2.3档案的分类
8.2.3.1营销类：招标文件、合同文本、函件、合同结算
8.2.3.2设计类：招标文件、设计任务书、合同文本、函件、合同结算
8.2.3.3工程类：招标文件、合同文本、预算报价、函件、工程指示、工程指令、
设计变更、现场签证、合同结算
8.2.4档案资料管理
8.2.4.1档案保管
?接收档案必需认真验收，并办理好交接手续；
?各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下；
?照片、磁带等保管办法，按有关规定执行，实物必需有照片存放；
?档案保管必须做到七防：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生
物、防污染。
8.2.4.2档案编号
各类档案编号按国家有关统一文件执行，由合约部拟定编号方案。
8.2.4.3档案保管期限
?合同文本期限：15年
?结算资料期：10年
?函件期限：5年
8.2.4.4档案鉴定和销毁
?公司档案定期进行档案鉴定（最长不得超过三年一次），合约部负责
组织档案的鉴定工作；
?根据鉴定的原则和标准及保管期限表的规定，对超期档案进行统计，
组织鉴定；
?每次鉴定结果以报告形式形成，负责人签字；
?确认销毁的档案要到档案局指定的场所销毁。
9支持文件
9.1合同保管按照《文件及资料管理程序》执行
9.2合同保管的范围：
9.2.1合同（包括附件）；
9.2.2合同审批表；
9.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。
9.3合同保管部门
9.3.1公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
9.3.2合约管理部负责公司工程类的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同
进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
10存档记录：
10.1WHVK/WI/PRD002-F01合同审批表
10.2合同台帐
合同审批表
编号：序号：
希望以上资料对你有所帮助，附励志名言3条：
1、理想的路总是为有信心的人预备着。
2、最可怕的敌人，就是没有坚强的信念。——罗曼·罗兰
3、人生就像爬坡，要一步一步来。——丁玲
合同档案管理办法 96260 -CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN
合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。 一、合同档案管理原则 1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档 案的完整、完全和有效利用。 2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有 协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 二、合同文档的管理办法 1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编 号。 2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字 母（X）+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。示例： RX201703-001 3.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母 （C）+合同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。示例： RC201703-001
4.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立 电子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承 诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。 6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟 踪报告责任制。 7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情 况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。 8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗 失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查 阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保 合同文档的安全。 11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以 处罚。 12.合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违 者视情节予以处罚。
当前企业合同管理存在的问题和建议 合同，亦称“契约”、“合约”、“协议”，是指平等主体之间订立、履行、变更、解除、转让、终止民事法律关系的形式，是市场经济的产物和主体经济行为的外在表现。在市场经济条件下，合同是企业生产经营管理工作的纽带和桥梁，同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷解决以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷解决是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段；依法维护自身合法权益是目的。通过合同管理，现代企业在市场中实现平等的制约和权利，从而为当事人营造一个公平的环境。因此，企业合同管理是企业管理的重要内容，合同管理工作的质量直接影响到企业经济目标的实现。加强合同管理工作是维护企业合法权益的最基本的要求。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。企业不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。 一、目前企业合同管理中存在的主要问题分析 如果说企业财富的一半来至于合同，那么企业的风险大部分也来至于合同。经过改革开放三十年的发展，我国企业合同管理工作从无到有、从小到大，取得了很大的成就，正反两方面的经验和教训都是深刻的。纵观现状，我国企业合同管理工作仍然存在不少问题。笔者按照合同管理的不同阶段分别列述。 (一)签订阶段常见的问题有： 1、合同主体失当。根据我国《合同法》的规定，合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而适格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。实践中主要应防止两种倾向：一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。 2、文字表述不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或容易引起和制造合同争议。依法订立的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。从这个意义上说，合同讲究咬文嚼字。 3、合同条款不完整。就是说条款表述不全面，没有穷尽当事人的意思表示，其中有缺陷、有漏洞。常见的漏洞往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话；只讲君子语，避讳“小人言”，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的具体可操作条款。 4、只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同、保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存在的。实践中往往发生合同效力方面的问题。 5、违法签订合同。我国《合同法》第52条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。目前不少建筑施工企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的的，实质也是无效合同。 6、境外合同文本的疑问。我国加入WTO后，有些合同使用境外文本。由于
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
浅谈公司合同档案管理 著名法学家庞德说过“在商业时代，财富大部分由合同构成”，合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。 公司生产经营离不开合同，仅我公司2014-2015年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律依据，在生产经营建设活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。 那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。 一、合同档案的分类和归档范围 说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：根据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。例如：建筑施工合同的代码是“JS”；采购合同的代码是“CG”；制作安装合同的代码是“ZA”等；四级编码—流水号：“合同审批单”的流水号。组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。例如2016年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS-20160006，这样看到编号对合同责任部门和性质一目
了然。 二、明确归档责任部门，制定合同档案整理办法 《公司档案管理办法》中规定各职能部门或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责，各部门或者承办部门及项目文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、准确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责收集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。据此，可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。公司目前由档案室负责建立全年合同台账目录，第二年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。 不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节，而且合同需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效，具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料（补充材料一般形成后一个月内移交），归档合同要求做到系统完整。 公司任何部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，合同档案是记录企业经济行为的依据性凭证。因此重视合同档案的收集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的健康发展具有重要意义。
【最新资料Word版可自由编辑！！】 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行
为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括以为代码。 （二）销售部档案：包括以为代码。 （三）行政人事档案包括：包括以为代码。 （四）财务档案包括：包括以为代码。 （五）公司电子档案：包括以为代码。 （六）机密档案: 包括以为代码 （七）其它档案: 包括以为代码 注：类别日期识别码密级 第四条档案的编制和要求 （一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。 （二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 （四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。 （五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。 第五条档案的密级： （一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
合同管理规定 为加强合同管理，规范合同管理流程，防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》、《XX集团合同管理办法》等法律法规，结合集团公司实际，特制定本办法。 一、范围 本标准适用于集团公司及所属子、分公司的合同的编制、审批、签订、备案、履行、变更、统计上报及法律事务管理等内容。 本规定所称合同,是指集团公司及所属子公司、分公司、其他单位与平等主体的自然人、法人、其他组织，设立、变更、终止民事权利义务关系(不含身份关系)的协议。 二、合同的管理原则 1、依据国家法律法规和集团公司有关规定管理、审核合同，依法维护集团公司的合法权益。 2、订立各类经济合同,应按照既保证生产,又节约资金的原则，合理采购和储备物资，防止盲目采购,仓促签约。 3、归口统一管理，分级分部门负责。 三、职责的划分 法律事务部为集团公司的合同管理部门;集团公司所属子、分公司应当指定一个部门作为合同管理部门。 (一)合同管理部门工作职责 1、宣传贯彻执行国家合同法律、法规，制定合同管理制度； 2、负责合同示范文本起草、修订工作; 3、负责组织协调合同纠纷事宜; 4、参与公司重大合同的调研、谈判和起草工作； ５、参与招投标工作； ６、负责集团公司合同的审核、盖章、备案； ７、负责公司合同的统计及对外上报工作； 8、负责办理合同授权委托事项； 9、负责对合同承办部门（单位)的合同管理及合同签订、履行的全过程及执行情况进行监督、检查。 (二)合同经办部门的工作职责
1、执行国家合同法律、法规及公司相关制度； ２、负责进行市场调研,调查对方主体资格、资质、资信等情况; 3、参加招投标活动; 4、负责商务谈判，草拟合同； ５、负责合同审签、流转手续; ６、负责合同履行及过程控制； 7、应对合同纠纷,配合相关部门解决纠纷； 8、对合同中的经济、技术等业务内容的真实性、可行性负责。 （三)合同审核部门的工作职责 1、财务部负责对合同中涉及财务合规内容条款的审核; 2、法律事务部负责对涉及法律合规条款的审核； 3、其他专业部室负责职责范围内专业内容相应技术条款的审核。 （四）集团公司与分公司合同审批权限界定 １、分公司签署符合以下标准的合同时，须报集团公司法律事务部审核，并经集团公司总经理或董事长审批后方可签订,加盖分公司的合同章。 （1）工程项目合同金额10０万元以上； （2)大宗原料及大型设备采购合同金额100万元以上; (3）除大宗原料以外的材料、设备、备品、备件和仪器等物资采购合同金额在50万元以上； (4）委外维修、服务、中介类合同金额30万元以上。 2、除以上标准的合同外,其他合同由分公司自行审批。 四、管理内容与方法 (一）合同的编制 1、本规定所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。合同书一般分为合同正文和技术附件两个部分,合同正文由具体经办部门编制,内容包括标的(指货物、劳务、工程项目等)、数量和质量、价款和酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、争议解决（优先选择公司所在地法院诉讼解决)等主要条款;合同技术附件由相关技术专业人员进行编制，供货范围应包含在技术附件内。 2、合同起草,国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本，其他采用集团公司规定统一文本,对外签订合同只对商务谈判部分进行变动。若合同类
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
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姓名单位编号 一、单项选择题（每题1分，共10分） 1、电务公司合同管理采用（）的合同管理体制。 A综合管理 B科学管理 C综合管理与专项管理相结合 D专项管理 2、（）是工程类合同专项管理部门，是公司合同专用章管理的主责部门，负责对全公司工程类合同的管理，建立工程类合同管理台帐，对工程类合同进行归档。并组织对工程类合同的审查、评审、签字、盖章及办理授权委托等事宜，对工程类合同进行交底。 A经营开发中心 B项目成本管理中心 C施工技术部 D法律事务部
3、施工技术部是（）专项管理部门和合同履行监督的主责部门，并负责对公司劳务分包合同的管理，组织对劳务分包合同的审查、评审、签字盖章及办理授权委托事宜。 A劳动合同 B劳务分包合同 C工程施工合同 D劳务用工合同 4、合同监督检查小组有权在检查结束后的（）内向被检查单 位送达检查意见书，被检查单位应当自收到检查意见书之日起（）内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。 A 10日 15日 B 5日 10日 C 10日 5日 D 15日 5日 5、因合同纠纷被起诉而需应诉的，合同执行部门（单位）必须 在接到法庭应诉通知起（）内将合同相关资料报公司合同综合管理机构，合同综合管理机构应及时向公司相关领导汇报，并积极准备应诉。 A 1日 B 2日 C 3日 D4日 6、对2万元以上的（含2万元）的物资、设备合同签订前，必须进行合同评审。 A 1万 B 2万 C 3万 D4万 7、内部设备无法调剂或租赁的，方可批准项目部外租。项目部计 划外租设备时（），需报公司设备管理部门审批后，由使用单位 组织评审并签订租赁合同。 A 单台价值大于5万元，期限超过1个月的 B 单台价值大于4万元，期限超过2个月的
(协议范本) 姓名：____________________ 单位：____________________ 日期：____________________ 编号：YW-HT-019948 企业员工档案托管协议(协议范Trusteeship agreement of employee archives
企业员工档案托管协议(协议范本) 甲方：_________ 乙方：_________ 甲乙双方经协商达成如下： 一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。 二、协议有效期为_________年，自_________年_________月_________日起，至 _________年_________月_________日止。 三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，协议期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。 四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。 五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系，托管费不予退回。 六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。 七、本协议期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案
有关的证明、材料。 八、本协议期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。 九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。 十、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。 十一、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。 十二、本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。 甲方（盖章）：_________乙方（签字）：_________代表人（签字）：_________ _________年____月____日_________年____月____日 XX图文设计 Your Name Graphic Design Co., Ltd.
中国石油冀东油田公司 合同资料档案管理规定 第一章总则 第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。 第二条本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。 第三条本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当整理后集中保管的各种载体的原始记录。 第四条油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。 第五条合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责 第六条企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是： （一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度； （二）负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； （三）负责油田公司合同档案管理验收工作；（验收？）（四）参加油田公司建设工程合同竣工验收；（考虑下）
（五）组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作； 第七条合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是：（一）执行油田公司合同管理档案工作管理制度，制订本单位合同管理档案管理办法； （二）负责本单位合同管理档案管理工作的规划、组织协调和监督指导； （三）负责本单位合同管理档案验收工作； （四）组织本单位合同管理档案业务交流与培训工作； （五）负责本单位合同档案管理。 第三章一般规定 第八条反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。 第九条合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第十条合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系统。 第十一条申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。 第十二条合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。 第十三条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档
合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 合同管理培训课件 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________ 说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与 义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。文档可直接下载或修改，使用 时请详细阅读内容。
守合同重信用”是企业生存发展之本，是企业立于不败之源，是开拓创新之基，下面是小编为大家收集整理的合同管理培训课件，欢迎阅读。 规范公司培训管理，遵守“谁培训，谁受益”原则，维护公司利益，实现内部公平。 1、平等原则: 公司员工在签订培训合同时，执行同样的标准； 2、费用决定原则：培训合同的期限, 根据培训所产生的培训费用确定, 费用越高, 合同期越长；脱产培训时间在一周以上的，脱产期间的工资部分也应列入培训总费用； 3、服务期累计原则：员工在前一培训合同未到期时参加其他培训且按规定需要签订培训合同的，合同服务期将累加，即后一培训合同的开始日期应从前一合同的终止日期开始计起，但培训合同累计时间最长不超过5 年； 例如：本次签订培训合同时间为14 年5 月31 日，本次培训合同期为12个月，上次培训合同截止日期为14年8月9 日，则本
次培训合同期为，14 年8 月10 日—15 年8 月9 日； 4、先签合同后培训原则：员工应在培训申请或请示获得批准后，即时签订培训合同，签订合同后方可办理财务借款及其他等事宜，未签订培训合同不得办理以上事宜，亦不得进行培训费用报销； 1、自然终止：因培训合同到期而致使培训合同终止。 2、补偿性终止或缩短：受训人员参加培训结束后，以内训形式，积极传播或推广受训知识，使公司其他员工相关知识或技能得到提高的，经行政部评估后，可根据评估结果缩短或终止培训合同。 1. 培训费用单次或年累计人民币1500 元以内的，乙方必须在培训期结束之日后为甲方服务3 个。 2. 超出1500元，培训合同期计算方法M(按月计 算)=3+ :(C-1500)/500 : *2 ,其中” C”为培训总费用，用此公式计算出来的培训合同期月数不是整数的, 应进行四舍五入。 1 、培训合同为劳动合同的约定条款事项，学员在遵守劳动合同的同时必须遵守培训合同； 2、若员工在劳动合同及培训合同均未到期时即离开公司，除将 按照劳动合同规定执行补偿外，还必须按照培训合 同的规定进行培训合同赔偿； 3、若员工在劳动合同到期而培训合同未到期间离开公司，则将按照培训合同约定进行赔偿； 4、若员工在劳动合同到期而培训合同未到期，劳动合同自然顺延至培训合同到期日为止。
公司合同管理办法 第一章总则 第一条为了加强集团公司合同管理，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》等法律、法规、规章，结合集团公司生产经营实际，制定本办法。 第二条本办法适用于集团公司及其全资子公司、控股子公司（以下统称子公司）在经营管理活动中所签订合同的管理。 第三条本办法所称合同是指集团公司及各子公司在经营管理活动中所订立的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 本办法所称合同管理是指集团公司及各子公司实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。 第四条集团公司合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循以下原则： （一）严格评审合同，将风险控制在可接受范围内； （二）有效监控过程，保证经营管理活动处于可控状态； （三）及时处理纠纷，确保企业合法权益不受侵害； （四）认真总结经验，不断提高企业合同管理水平。 第五条各公司必须重视合同管理工作，健全合同管理机构，配备合同管理人员，切实做好合同评审、签订、履行、纠纷处理等管理工作，提高合同管理的水平和质量，保证合同的规范性和有效性，维护企业的合法权益。 第二章合同管理部门及其职责 第六条公司法定代表人对合同管理工作负有第一领导责任。 第七条集团公司主管合同归口管理部门的领导分管合同管理工作。 各子公司应当指定一名领导分管合同管理工作。
第八条集团管控部为集团公司合同归口管理部门，负责全系统合同管理工作，其主要职责是： （一）宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规； （二）制定、修改集团公司合同管理制度，并监督执行； （三）参与集团公司重大合同的论证、谈判和签订工作，并监督履行； （四）审查以集团公司名义订立的重大合同，对各子公司重大合同进行备案管理，并提出指导意见； （五）定期、不定期检查监督合同管理情况，指导全系统合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为； （六）协助相关单位对合同管理及有关业务人员进行法律业务培训； （七）经办集团公司的《专项授权委托证明》和《法人授权委托证明书》及其审核工作，统一管理集团公司合同专用章。 （八）配合集团公司各单位办理合同的报批、公证、见证和鉴证等事项。 （九）指导处理对集团公司有重大影响的合同纠纷案件。 第九条各子公司合同管理部门负责本公司合同管理工作，未设立合同管理部门的应当指定一个部门负责合同管理工作。合同管理部门的职责是： （一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和集团公司相关规章制度； （二）制定、修改本公司合同管理实施细则，建立健全合同管理制度； （三）组织本公司签订合同的谈判、合同文本的拟定，办理本公司《专项授权委托证明》和《法人授权委托证明书》及其审核工作； （四）参与本公司重大合同的论证、谈判和签订工作； （五）对需报请公司或上级主管机关审批、见证、鉴证或证的合同，办理申报手续，提出初步意见。
公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件：合同管理档案
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团
办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
合同管理办法 第一章原则及适用范围 第一条为了加强公司的合同管理工作，规范公司对外经济行为，维护公司和公司股东的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》以及相关法律法规和安徽海螺集团有限责任公司（以下简称“集团公司”）的有关规定，并遵照公司章程，结合本公司合同管理的实际，特制定本办法。 第二条公司在签订下列合同（协议）时须经集团公司法定代表人的特别授权后方可签订：赠与、借款、融资租赁、建设工程（工程勘察、设计、施工）、技术（技术开发、转让、咨询或服务）、委托、行纪、居间合同、担保（保证、抵押、质押、留置）合同、土地买卖（租赁）合同和房地产合同。 第三条公司董事长为公司的法定代表人。 对外签订的合同必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字并加盖公司合同专用章，但确须加盖公司行政公章的应报集团公司合同管理部门审核备案。 未经法定代表人授权，任何人不得代表公司对外签订合同。 第四条委托代理人应在法定代表人授权的范围、权限和期限内从事代理活动，若委托代理人超越代理权限做出的要约、承诺致使公司遭受损失的，委托代理人应承担相应的法律责任。 第五条公司的行政管理部门及主要负责人应在公司章程规定范围内开展经营活动，超越规定范围的合同、协议应履行授权手续，否则不予签订。 第六条公司的二级机构不得以本部门的名义（即加盖本部门公章或者本部门负责人签字的行为）对外签订合同、发出合同要约或者接受他人要约后作出承诺。 第七条签订合同时，应充分了解对方的资信和履约能力。
第二章合同管理机构及职责 第八条合同管理机构公司办公室为公司的合同管理部门，办公室设合同主管（兼职）全面负责公司的合同管理工作。 第九条合同管理部门职责范围： ⒈宣传贯彻合同法和国家有关法律法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度。 ⒉参与公司重大、法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、法律文书起草、合同签约工作。 ⒊严格审查合同签订部门是否在公司授权范围内签订合同，如发现越权签订合同，有权按照公司管理制度的规定对直接责任人员提出处理意见。 ⒋负责处理合同纠纷，经授权参加经济纠纷仲裁或诉讼活动。 ⒌公司规定的其它职责。 第十条公司合同主管或合同管理员职责范围： ⒈宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，执行公司合同管理制度。 ⒉遵照法律、法规及公司规定，对公司签订的各类合同进行审查。 ⒊参与公司重大的和法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、起草、签约工作。 ⒋对公司合同的签订、履行以及合同管理制度的执行情况进行检查。 ⒌每月制作合同签订（履行）登记表； ⒍公司规定的其它职责。 第十一条签订合同部门须履行下列职责： 签订合同部门是指签订各类合同的经办部门，其职责如下：
XX有限公司 合同档案管理办法 一、总则 为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。 二、适用 本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。 三、定义 本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对 外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、 保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。 四、职责 管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责 日常合同档案管理工作。具体如下： 4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。 4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督 第 1 页共 5 页
精品文档 和抽查。 4.6 其他合同档案管理事宜。 五、归档 5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办 人员提交存档已经各方盖章之终版合同。 5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录 入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进 行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。 5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或 副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。 六、查阅 6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。 6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。如 有复印必要，可进行合同文件的复印。 6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。 6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予 保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应 立即报告主管领导。 七、期限 常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密， 对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。 八、处罚 为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情 给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃