晒等各项措施；
在被接待人抵达前30分钟到达机场或车站，并发送消息，告知你 已经 到达，请对方及时给你回电，你将会在什么地方等待迎接对方； 接 机时需要事先配备好以下物资：鲜花、饮用水、雨伞、打火机，水 果 ，食物，其它物资可根据被接待人不同而准备；
同时安排好酒店开房布置：舒适、方便，安静，能上网，水、水 果， 零食，欢迎卡等适当安排。（房间一定要提前检查）
在送入酒店时需询问对方是否有其它行程安排和变动， 以便于后 面提前做出安排和车辆接送；
B
提前询问对方何时离开，进行车辆安排。
如时间刚好在用餐期间，接机人应第一时间做出问候，
A
并询问对 方是否用餐，如果需要用餐征求对方的口味
，及时做出安排，并汇报 会务总监或者签到组；
接待的 一些注 意事项 ：
一．接待车辆 二．房间布置 三．陪同时的礼貌礼仪 四．接待时你只服务于
会务总监：
适合人选：有非常强的责任心、思维清晰，大家比较信服的领导人； 配合会议总指挥制定流程和分工，联系酒店负责人对接（时间、人数、 用餐桌数，住宿）
； 会议中对会务组人员名单进行确认并分组分配工作；同时对会议场内、 外总监的管理、会
务组工作人员工作整体协调、调动、分配...... 应随时游走在各个工作小组岗位上，尤其是在会议的各关键节点上 要监督各小组工作的完
一．熟悉节目流程，起到桥梁及提醒工作。 二．及时与场内总监，主持，礼仪，演员，音控等各部门进行配 合，提前对演员
及嘉宾进行候场提醒。 三．负责节目的收集和次序的编排、舞台布置，以及节目的催场 工
○ 作，保证节目演出的流畅。
A 知道是没有力量的 相信 并做到才有力量
感
恩
家
人
的
印
付
出
接待名单：
嘉宾接待名单 姓名 联系方式 到达地点 到达时间 离开时间 就餐地点 住宿房间 注意事项
通电用语：
在致电被接待人时需用如：“总”“老师”等尊称，多用 “请”“谢谢您”“您辛苦了”等字眼交谈，主动告知你的姓 名及联系 方式，并强调你是对方本次行程的接待人员；
在被接待人即将到达的前2天，发送短信慰问， 并告知你的名字， 同时要将当地近几天的天气预报 编写进信息内容中，然后提醒对方 所需衣物以及防
观察现场情况。
签到组：
一．会前要与会务总监对接各团队票数，并提前与物料组进行对接门 票（门票背 面盖上日期章）；
二．提前针对各大领导人分发门票，根据票数， 对参会人员住宿、用 餐进行安排 、做到现场不售票。
三．用餐安排，照顾到少数民族。
财务组：
配合内/外场总监、负责会议期间会议财物管理（备好POS机，及 收据）、做好会议收入支出 记录及管理、同时重要物资不离身。
主持人：
一．了解会议整体流程；并做好主持词的梳理工作； 二．应和会务总监和音控组、讲师有会前详细的 沟通，对会议的整体效果有一个
把控； 三．对会议各个环节要熟知，带动会议的气氛。
音控组：
提前和老师对接会议所需相关课 间/视屏/音乐 会前调试好会场音响/话筒/投影 并确认会场布置 对会议各个环节要熟知，配合主 持带动会议的气氛。
员需兼守舞台，未经老师许可麦克风不可随便给学员); 三．时刻注意言行举止，使用礼貌用语.
讲师组：
一．一定要了解会议的目的和目标，对会议内容提前做好充分准备 二．会议前把课程所需的PPT，及相关视频等课程所需资料给到 音 三．课程品质，提升会议质量，做一个合格的讲师 四．精神状态、职业形象
节目组：
会务组分工及各 部门职责
A 物料:物资准备，会场布置
会务的三要素 B 流程:魔鬼藏在细节中
C 分工:职能职责定位
WPS
摄影组 财务组 助教组 临时医护
会务总指挥
会务总监
场内总监
灯、温控 场内秩序 场内礼仪
入场路引 讲师组 主持人组
节目组 物料组
流程衔接人 音控、DJ
场外总监
司机组
嘉宾入场
酒店接待
场内各小组及相关部门的关系； 五．负责保障会场内会务工作的正常进行； 六．负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。
助教组：
一．了解会议整体流程；配合场内总监工作、负责场内纪律管理、 配合现场工作。 二．会议前期中期后期助教组都要保证会场的内外有一个良好的 会议秩序， 三．做到会前配合布场，会后整理会场。 四．会议期间负责维护会议的秩序和气氛。 五．监督参会人员对公共设施的爱护
准备
XIAOMISHOUHUAN
陪同 迎接 对接 接待
迎送
接待流程：
在得知有讲师及领导人要到当地讲课或召开会议时，需第一时间 了解到所接待人 的电话号码或其它联系方式（如：微信），直接 致电或发送信息询问其航班或车 次，并计划安排住宿和用餐情况 等，随后与会务组或会务总监汇报，然后申请车
辆以及备用金;
物料组：
一．提前对接广告公司进行会场布置； 二．会前要认真确认会议所需的所有物资，如有物资缺失的应及时购 买或制作，
并做出详细购买记录，保留好购物发票; 三．会议进入正常流程时要对每一个小组所需物资进行交接，对数量 和质量都要
有记录，并让小组组长签字； 四．领用物资必须由各组的组长来领取，或由组长指定专人领取。会 议结束后对
被接待人
场内总监职责：
一．服从会议总监安排工作、与外场总监配合、对接工作，是会议 场内负责人。 二．负责统一安排场内各岗位的分工及职责定位工作； 三．负责对课程现场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊 情况及时向会
务总监汇报； 四．负责及时对接场内所需物品，安排广告公司及助教进行布场； 五、负责协调
安保组
贵宾接待
签到组
会议接待
门神
会议路引
应急组
场外秩序
会务总指挥：
负责会议整体运营 筹划，至少提前一个月策划并制定会议事项（时 间、地点、规 模、主题内容）与公司联系到当地相关部门进行报备， 并邀请讲师，以及在会议
前组建会务组，制定会议流程、并组织召开 会前会。 会议期间观察会场全局，随时安排会务组成员应付突发事件。
物资做清点，清点完毕后做好交接工作并与负责人签
○字 ● 确认。
新闻/摄影组：
前期会议宣传，现场摄影采编，收集珍贵 素材，会后报道
接待组：
一．通过与会务总指挥和会务总监的对接，提前知晓外地讲师的全部行 程，如： 接机、送机、用餐、布置房间等；
二．与主持人、音控组及时对接，提醒讲师的讲课时间； 三．会议期间负责照顾并安排和准备讲师所需物品。
灯/温控：
一．了解会议整体流程，控制灯光与窗帘。 二．对场内温度的调控，清楚知道空调开关的位置及使用方法， 随时注意大部分
学员的反应，以便及时作出相应的调整。
礼仪组：
一．熟悉会议流程，按照会议流程提前准备好各环节所需物资，并按 时递送; 二．负责嘉宾上、下台迎送，为嘉宾送花、递麦、递水、递纸巾等 事宜（跑麦人
四．负责保障场外会务工作的正常进行；
安保组：（门神）
一．严格执行认票不认人的制度；入场收票，中途离场分发票根， 避免漏检； 二．会议之前确保所有的门可以随时打开，以确保出现火灾等紧急 状况时人员的及时疏散； 三．会议进场期间助教组应合理分配人员配合安保组，及时维护 好现场秩序，这样才能保证
检票人员的效率，避免误检和漏检； 四．会议期间不能擅离职守，必须保证门口有人在岗，严禁陌生， 无票的人进入会场，随时
成进度以及完成质量，如工作小组有工作上 的疏漏要及时指出并帮其解决；
场外总监职责：
一．服从会议总监安排工作、与内场总监配合、对接工作。 二、负责统一对接场 外各岗位的分工及职责定位工作；
二．负责对会议外场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情 况及时向会 务总监汇报；
三．负责协调场外各小组长的能力。