机构（问题）
年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
保管期限 永久
机构（问题）
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室
001 021
022 050
051 058
059
馆
盒号
馆
盒号
馆
盒号 盒号
馆
004
起 止 件 号
060 078
馆
盒号
001
002
003
005
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17 2016/10/8
编号
全宗号
年度
室编件号
机构/问题
保管期限
馆编件号
归 档 章 样 式
全宗号 041 机构/问题 人事类
年度 2007 保管期限 永久
室编件号 021 馆编件号
18 2016/10/8
以机构分
041
办公室
2011
30
015
19 2016/10/8
以问题分
041
2011
010
文书档案整理
（一）新保管期限的执行时间及编目方 式
各级机关2007年及以后形成的文书档案保 管期限划分为永久和30年、10年分别进 行排列和编目。从“001、002、 003……”开始用流水号新编盒号。
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（二）归档文件整理规则
1.确定文件整理单位：每份文件为一 件，或与一个事由紧密联系的相关 文件为一件，正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复制件 为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文可为一件。下列 文件或文本在实体装订时，可为一 件：

本方案是两级分类法，适用于机构人员较 少、业务量小、发文较少的单位。
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（2）保管期限--年度—问题分类法
永久： 2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 30年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 10年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 本方案是三级分类法，适用于机构人员多、下 设机构较多、业务量大、发文多的单位。

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注意：
（1）凡是文件中有效文字的页面都要编 页码，正面的编在右上角空白处，反面的写 在左上角空白处； （2）原文件编有流水页码，并与实际内 容相对应的可不再重新编写页码； （3）原文件编制的页码不连续的，需编 写连续页码； （4）随文件一起归档的文件处理单（呈 批表）一般放在文件末页，并一起编写页码； （5）页码一般用号码机或2Ｂ铅笔编写。
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第三步： 按机构分类，是指根据单位内 设承办机构对归档文件进行分类。采用 机构分类法，原则上一个机构设置一个 类，机构名称就是类名。采用机构分类 法不能同时采用问题分类法。其中，由 业务部门起草，以机关或办公室名义发 文的，如果内容属该部门职责或业务范 围，则应归入负责起草文件的机构；由 几个机构共同承办处理的文件一般归入 主办机构。 一般按照“年度—机构（问题）—保管 期限”来分
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目录封面
归档文件目录
全宗名称：会宁县档案局 年 度：2007---保管期限：永久 机构（问题）：
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8.备考表
备考表是机关档案部门对归档文件
进行动态管理的有效措施，用以对 盒内归档文件进行必要的注释说明。 备考表的编制 备考表 盒内文件情况说明：整理人： 检查人：年 月 日

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档案盒正面
会宁县档案局
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盒脊填写(两级分类)
全宗号 041 全宗号 041 年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 041 年度 2007
全宗号 041 年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
全宗号 041
年度 2007
保管期限 永久

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归档文件的排列，按照事由结合时间、重要 程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼 案件、刊物等成套性文件可集中排列。 同一事由的归档文件排列，可按文件形 成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。 具有保存价值，但未及时归档的文件， 应排列在当年同一保管期限的相应类别归档 文件的最后。对排列在最后且与相应类别中 的某件归档文件相关联的文件，可在归档文 件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”。
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（5）填写日期时，一般填写其形成 日期，在日无法考证时填写到年月，在 月份无法考证时，填写到年； （6）填写页数时，填该文件的总页 数，有效文字的页面都要统计在内； （7）备注栏的填写用以注明归档文 件的变化情况及盒号等；
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归 档文件目录
责 件 任 号 者
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（三）归档文件整理方法
装 订分 类 编 号 Nhomakorabea排 列装 盒
编 目
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（三）归档文件整理方法 １.确定分类方法，制定分类方案 每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对 稳定。具体方法如下： 第一步：按保管期限分类，根据归档文件 内容划定的不同保管期限进行分类。 第二步：按年度分类，同一保管期限的文 件根据归档文件形成的年度进行分类。文件签 发日期（即落款日期）为文件所属年度。其中， 跨年度形成的文件分类，应视不同情况作不同 处理。 跨年度的会议形成的文件放在会议闭幕年； 跨年度的请示与批复放在批复年；跨年度处理 的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。
文号
题名
2010年度
页备 日期 数注
省档 080 案局
081
……
甘档发 [2010] 18号
关于印发《甘肃省行政村档案管 理办法》的通知
2010 10 0302
2010 5 0416
…… … …
007
XXX
XX局二O一二年工 作计划
…… ……
……
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归档文件目录封面格式 归档文件目录封面设置全宗名称、 年度、保管期限、机构（问题） 。其 中全宗名称即立档单位的名称，保管期 限按永久、30年、10年分类填写，综合 性较强的目录机构（问题）一般不填， 全宗名称应使用规范化全称。
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6、盖归档章
归档文件应按分类、排列的次序逐 件编号，并在文件首页右上角空白处加 盖归档章，填写归档章项目时字迹材料 应符合存档要求。
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由档案室将归档章的各个项目依次填写； 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字 标注公元纪年，如“2000”。 保管期限：是指文件在归档时划定的保管期 限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机 构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题） 的立档单位此项可不填。 件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。 页数：是指每一件归档文件的有效页数。 填写归档章内项目时， 应使用碳素墨水等符 合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅 笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
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2.划分保管期限：按《档案保管期限表》 的规定，确定每份文件的保管期限。 基本分类方法： （1）保管期限——年度分类法，其 分类方案为； 永久： 2007年、2008年、2009年…… 30年： 2007年、2008年、2009年…… 10年： 2007年、2008年、2009年……

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大于A4纸型规格的报表、图样等文字材 料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺 寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠 应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损， 便于阅读。 小于16开纸规格的文件，要按A4（或16 开）规格进行托裱。 装订要采用对档案文件无损的材料和方 法，装订要牢固，做到文件不损页；不 倒页，不压字。装订前应将“件”内的 各页按一定方式对齐。采用左侧装订的， 要将左、下侧对齐；采用上侧装订的， 要将左、上侧对齐。
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备考表的编制
• •
备考表
盒内文件情况说明：
整理人： 检查人： 年月 日
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9、装盒
按照件号顺序（小号在上，大号在下） 将文件依次装入档案盒中，盒满另装； 对不同年度、不同期限的文件不能装入 同一盒内。 根据盒内文件的多少选择合适的档案盒。 档案盒由本辖区内档案局统一监制。 在盒内文件之后装入填好的《备考表》。

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5、文件的编页
文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字 编写页号，凡有正式文字的页面，无论 正面背面都要编号。 文件中有图文的页面为一页。每件归档 文件以原有页码为序；无页码的文件以 件为单位，从“1”开始编制流水页码。 一份归档文件编一个流水号，每份文件 都要从“1”开始编写页码。
人事类
永久
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7、归档文件目录及封面
归档文件目录及封面统一 为国际标准A4纸大小，目录用 纸应选择质地牢靠、耐磨损的 纸张，以保证其使用寿命。
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从以下几方面编制归档文件目录 件号：用三位数数字填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发 文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用 简称，不能使用“本局”、“本部”等简称；联合发 文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适 当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。 文号：文件制发机关的发文字号。 题名：文件标题。文件没有题名或题名不规范， 应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[ ]”号。 日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位 阿拉伯数字标注年月日，如：20030416。 页数：填写每件归档文件的实际页数。指每一 件归档文件的有效页数。 备注：填写归档文件需补充和说明的情况，如 缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。