档案管理制度
一、总则
1、为了规范置远集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

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门。

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②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责
①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理
1、档案的分类原则
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④企业基本资料。

包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

⑥经济合同。

包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。

包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

⑨人力资源部资料。

包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。

包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度
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审阅人数打印。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。

绝密文件是集团公司的核心档案。

包括但不限于：
a、总裁指定的绝密事项资料；
b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；
c、公司的重大经营决策、战略投资计划；
d、购买或开发的科研成果和专利等资料；
e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；
f、重大项目的资料。

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h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；
i、集团公司人事档案、工资；
j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；
k、涉及总裁个人的收发文件。

③秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。

但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万
元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：
a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；
b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；
c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成
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（5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件1），报部门负责人审核确认签字。

接收人核对无误后签字确认。

五、档案的归档管理
1、档案的归档原则
（1）按立档单位分开建档。

（2）按形成或针对的年度分开建档。

（3）自有档案和备案档案分开建档。

（4）按档案内容分类排序归档。

（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

（6）按末级分类档案登记档案目录。

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（1）单个专题会议相关组合要素：
①关于召开会议的请示与批复；
②提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；
③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；
④会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；
⑤会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；
⑥会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；
⑦照片、录音、录像等资料。

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保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

七、档案的保管要求
1、档案管理员负责档案的保管。

行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。

2、纸质或实物档案的保管的一般要求
（1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应
的防火器材；
（2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
（3）档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
（4）严防毁坏损失、散失和泄密；
3、电子档案的保管的一般要求
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档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。

（5）秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。

秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。

（6）秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门
负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。

（7）绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准。

（8）在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。

（9）秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），
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负责将原件及时、完好无缺地归放原处。

6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。

如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系，向相关领导确认后办理相关手续。

办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。

7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手
续外，还需财务管理中心负责人签批。

九、档案的销毁管理
1、档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门负责人鉴定审核后，方能销毁。

销毁时，应有监销人在场监督销毁。

监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《档案销毁清册》上签名盖章。

附件2
附件3。