一、目的
对集团公司程序文件、质量/环境手册、ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001三级体系有关的文件、四级文件、公司内部综合性管理和实物性管理行政文件的进行控制，确保相关部门在调阅、储存、保管、更新中为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

二、范围
所有与质量管体系相关的各部门文件正本，以及外来的原始技术资料，如：标准、客户图纸、作业指导书等。

三、定义
文控：集团文件控制中心专属名称。

四、内容
4.1文件发放回收
4.1.1新版文件发放：文控收到已批准待分发的文件原稿，文控专员先将文件名称和版本
号登记在《受控文件清单》上。

4.1.2填写《文件发放/回收记录》表，由管理者代表签署并确定分发部门。

4.1.3按分发名单将文件印好指定份数，并在文件右上角盖上红色“受控””印章，分发相
关部门。

4.1.4分发名单内指定的部门或收件人收到文件后，收件人应在《文件发放/回收记录》上
签收。

4.1.5 改版文件发放：由更改部门填写《文件更改申请单》，经审批后按《文件发放/回收
记录》发放给指定部门。

在《文件更改申请单》后各附一份更改前后附件归档放置。

4.1.6文件回收：如所分发改版文件，文控按原签收的表单将已过时作废的版本回收，盖
“作废”印章以示其作废，如属法律法规及其它参考用，则盖“参考用”印章，并隔离放置，避免因疏忽而误用。

作废文件进行销毁，填写《文件销毁申请单》，经管理者代表审核后由两人现场销毁。

文件分发完毕后，文控专员应立即将新文件原稿更新存档，最迟不能超出半天。

4.2 及时更新受控文件清单，文件更改状态一缆表，确保文件的编号、版本处于最新受控
状态。

4.3文件的分类及归档
4.3.1文件可分为以下几类，
A.管理类：质量管理体系基本文件-即质量手册、程序文件、表格正本、内部操作指
引、合格供方名录、作业指导书及检验指引等。

B.技术类：生产指导文件、工艺卡和工程变更通知单(ECN)等。

C.其它受控文件：客户原始资料、品质记录、工艺及设备资料、UL资料、外来技术
资料等。

4.3.2归档
以上种类文件以便于查寻，按年份进行大分类，再按类别进行小的分类归档，如：C 类(客户原始资料)以客户名称前几个拼音字母顺序作为小的分类如：HH 为客户原始文件小的分类，此文件名称的全称如下： “客户原始资料HH” 4.4 文档编号系统
为方便文件管理，文控中心应在每一个文档制定编号，其形式如：
① ②
意义是：①为文件类别标识（******集团有限公司代号），用大写英文字母表示：②为相关文件所对应的手册和程序，为流水号，用两位数字表示，即从01-99，现举例说明，譬如：品质手册为A 类文件，并用流水号01代表，编号就应为：“A -01”，具体执行文件控制程序对应编号。

4.5标识
4.5.1在每一个印“FILE”上标识清楚，“FILE”脊之内容大致为图示所列内容：
其中文件类别包括：受控制文件原版、受控副本、非受控文件、品质记录，参考文件等。

4.5.2为清楚知道每个文件所存文件数量、种类、受控制文件和非受控文件近量分柜存放，且
在每个存放文件柜左上角贴上如下标贴： 4.6管理
4.6.1文控中心文件资料未经有关负责人 同意不得借阅、影印、更不准随便带出。

4.6.2借阅要登记，借阅者不得损坏、遗失文 件与资料，否则追究责任，应按时归还，过期未还者，
需办理续
借手续。

4.6.3因遗失或破损，需重新补发的文件，需由 相关部门提出申请，经相关授权人批准后，
方可补发。

4.6.4所有文件在发放前，需确认其是否有明确的版本(或修订后是否升版)，是否得 到相关授权人的核准，以确保文件是适宜。

4.6.5为确保文件的正确性，原则要求文件编制人和审核人不得为同一个人。

4.6.6文件的受控状况：文件分为“受控”和“非受控”两大类，受控文件必须加盖“受控”章。

4.6.7文件的更改：所有文件的更改由各相关部门填写《文件更改申请单》，经制作相关受权
人审批后更改，更改后的文件连同《文件更改申请单》交文控中心存档。

4.6.8文件的保存、作废与销毁
A ．所有受控文件的正本，需存放在干燥通风，安全的地方。

B．文件的作废与销毁：所有失效或作废旧版文件需加盖“作废”章，因法律法规或其它所需保留的任何已作废的文件，加盖“参考用”进行适当的标识，隔离存放。

C．对需销毁的作废文件，需填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后销毁。

D．破损文件需及时回收并销毁。

4.6.9文件的复制：相关部门因工作需要(教材或参考资料)，需加盖“参考文件”章,以示为“非受
控”，因顾客需要，复制的所有受控文件，需登记并加盖“非受控”字样。

4.6.10外来文件的控制：所有外来文件，由相关部门负责收集，经部门主管确认后，交由文
控中心控制分发。

4.6.11表格的管制
A．各相关部门因工作需要，发行新的记录格式(表格)，或对原格式进行修改，需填写《文件发行通知》，经部门负责人审核，管理者代表批准后方可印刷，新表格正本发
送文控存档。

B．所有表格需加表格编号（具体方法详见《文件和资料控制程序》）。

4.6.12其它受控文件，只需提供1份核准后的正本，由文控按副本发放范围发放。

五、相关文件
5.1、《文件控制程序》、《记录控制程序》（文件编号：TX/QEP04-01、TX/QEP04-02）
六、相关记录
6.1 《文件发放/回收记录表》（表格编号：TX/QER 04-01-01B0）
6.3 《受控文件清单》（表格编号：TX/QER 04-01-02B0）
6.6 《文件更改申请单》（表格编号：TX/QER 04-01-03B0）
《部门文件清单》（表格编号：TX/QER 04-01-04B0）
6.4 《文件销毁申请单》（表格编号：TX/QER 04-01-05B0）
《文件借阅/复制记录》（表格编号：TX/QER 04-01-06B0）
《技术文件更改单》（表格编号：TX/QER 04-01-08B0）
《文件补发单》（表格编号：TX/QER 04-01-09B0）
《电子媒体文件目录》（表格编号：TX/QER 04-01-10B0）
《文件更改状态一览表》（表格编号：TX/QER 04-01-11B0）
《记录清单》（表格编号：TX/QER 04-02-01B0）
《记录归档及时率检查表》（表格编号：TX/QER 04-02-02B0）。