分支机构
部门
合同相关业务 部门
相关岗位
一分公司
副总经理
塑料事业部
塑料事业部
客户经理
销售经理
销售助理
业务部门经理
事业部总经理助理
装饰材料事业部
瓷砖部
销售经理 业务项目经理
装饰材料事业部
灯具项目组
销售经理 业务部门经理
装饰材料事业部
吊顶及隔墙部
销售经理
销售助理 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理
（2）审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节；
（3）合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在 线化；
（4）通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款及原条款做出清晰的 比对；
5）通过系统自带的报表功能，可快速配置内部所需报表。
2.现状调研和需求分析的范围和方法
现状调研的范围
合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门, 及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部 管理规定；合同全生命周期（合同起草，合同协商，合同审批，合同签 订，合同变更，合同终止，合同续签，其他）的合同业务流程及功能描 述；主数据（供应商，物料，合同模板，合同条款等）维护流程和功能 需求；ERP系统与ECM系统关系及集成需求。表格总结如下：
理软件）
ECM
1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标
调研现状
随着业务国际化、 信息化的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务 元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单 网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业
管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限, 通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，
XXXX合同管理调研信息整理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程
如下：
3.需求分析点-组织机构
企业组织机构及角色
ABCD组织机构图
【点击拖动可看大图】
总部机构图
【点击拖动可看大图】
独立事业部机构图
【点击拖动可看大图】
分子公司机构图
【点击拖动可看大图】
合同业务部门
合同管理相关的业务部门及岗位信息如下表：
缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问 题。
而且当前XXXX国际贸易有限公司的合同都是线下审核，虽然有流程规定说
明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内 的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏，在会审的业务上，或者出现层层
重复审核的情况，或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。
现状调研的方法
现状调研的工作方法主要依据IBM提供的合同管理项目需求调研模
板，采用问卷调查法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题
的表达形式、提问的顺序、答案的方式与方法都是固定的，是一种文字
交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜
在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果的质量 会有一些得不到保障。此次的问卷调查我们滚动式的进行，将信息点分 幵收集，信息收集上来以后经过多次整理并发给客户确认，最后输出
装饰材料事业部
人造板材部
销售经理 业务部门经理 业务项目经理
装饰材料事业部
五金制品部
销售经理
销售助理 销售助理（专） 业务部门经理
装饰材料事业部
装饰材料事业
部
事业部总经理 事业部司
燃料分公司
事业部总经理 事业部总经理助理 销售经理 销售助理
业务部门副经理 业务部门经理 业务项目经理
合同管理软件项目要实现的目标为：
1、降低风险： 通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、 审核过程中的差错和遗漏；
通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录，避免有
人随意变更条款但却没有说明， 审核人没有审核变更条款的情况； 避免审核版 本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮，避免线上线下内容
加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误 的控制漏洞。
需求分析的目标
需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过
合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合 同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统 防控合同管理风险的目的。
燃料分公司
业务总监
独立事业 部
冶金煤分公司
冶金煤分公司
客户经理 事业部总经理 事业部总经理助理
销售经理
销售助理 业务部门经理
业务总监
一分公司
钢材事业部
钢管部
采购经理 销售经理 销售助理
销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理
钢材事业部
卷板部
采购经理 采购助理 销售经理 销售助理 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理
调研项
备注
企业组织机构，合同业务部门，合
同用户角色及职责， 合同用户权限
4项
合同类别，合同模板，合同内部管 理规定
3项
合同全生命周期的业务流程及功
能描述
7项
主数据维护流程和功能需求
4项
ERP系统与ECM系统关系及集成需 求
1项
需求调研涉及到的部门为信息技术部，各个事业部，市场部，风控部,
企管部，供应链部，法务部，物流部，财务部，人力资源部等各大部门。
钢材事业部
型钢部
采购经理 销售经理 销售助理 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理
XXXXX项目
用户需求分析报告
文件状态：
[V]草稿
[]正式发布
[]正在修改
文件标
识：
iABCD七CM-05-07
当前版
本：
作 者：
完成日
期：
2015-05-07
版本历史
版本/状态
作者
参与者
起止日期
备注
本文档中用到的简称对照表
全称
简称
有限公司
XXXX
Emptoris Con tract Man ageme nt（合同管
不一致；
通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断，触发不同审批流， 降低
合同管理风险；
通过合同管理， 有效的实现风险预警管理， 包括：应收账款逾期、逾期收 货、增值税票未收等， 从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范 及事中的有效控制。
2、提高效率：
（1）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分， 大大降低审核时间， 提高审核效率； 审批权限合理下放， 减少领导层审批瓶 颈。