• （2）辅助性
• 秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办 会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。
• （3）综合性
• 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
• （4）服务性
• 秘书部门相对整个机关或企事业单位而言， 是一个综合性办事机构，不仅为领导部门 和上级机关服务，也为下级组织、其他部 门服务，又不仅是管理服务和信息服务， 而且包括生活服务和事物服务，所以说服 务性是秘书部门的本质特征。
• ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。 如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘 书机构。另外有些地方也会把一些尚未成 熟的或难以独立的部门也放入秘书机构， 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书 性质的部门的现象。
• 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构：
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董事会秘书处 董事会财务审计室
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
临时性的秘书工作机构
• 秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书 处”，视会议的规模大小、工作多少，采 用综理制或分理制，如大会秘书处下可再 分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
秘书工作机构的职能与要求
• 秘书工作机构的设置 • 秘书工作机构的职能 • 秘书工作机构的工作要求
引入：案例
• 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆 续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级 2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专 业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得 从头学起，弄不好还会影响职能部门的工 作效率，而秘书部门是综合办事部门，事 情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长 把他们统统安排到秘书科工作。
（三）秘书工作机构的地位和性质
• 从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。 • （1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机
构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合 作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召 集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权 力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程 序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工 作，通常又被称为“秘书工作机 ”。
县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部， 文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3 人，其中1位副科级干部，综合室4人，其 中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就 要退休了。想来想去只有这样安排才最合 理。秘书处长无话可说。
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• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担
全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，
秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，
平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;
其地位和作用可用下图表示
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
注意
• 无论是秘书工作机关还是秘书工作部门， 它们都处于最贴近首脑机关或领导部门的 中枢位置。它们的地位虽与直属下级组织、 职能部门平级，但其作用实际上高于直属 下级组织和职能部门。
• 基层组织和小型企事业单位，由于其规模 小，人员少，往往不设独立的“办公室”， 只配置一二名专职或兼职秘书，他们往往 与上司同在一间办公室，或在办公室外占 一席之地办公，被称为“秘书岗位”。
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董会法律事务部 党委办公室
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组织部
宣传部
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纪委(监察)
工会
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团委
信访处
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总经理办公室
人事部
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劳资部
生产技术部
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财务部
企划部
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通风处
安全管理监察部
•非煤Βιβλιοθήκη 业部• 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 问题是这样的安排是否真的合理呢？
秘书工作机构的设置
• 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时，
避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广，
头绪多，事务繁杂。
• 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上 下沟通不便。
其地位和作用可以用下图表示
首脑机关 秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。