第七章档案检索工作第一节档案检索工作的地位一、检索工作在整个档案工作中的地位1．检索是提供利用的先期工作档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。
2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节二、编制档案检索工具的基本要求是1．全，指信息存储丰富。
2．准，指检索准确。
3．快，指迅速。
4．便，指检索要方便。
三、应当注意的问题要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。
2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
四、排检方法（一）分类法以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。
在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。
但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
（四）按字序排检法编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。
但此法的普及面不广。
4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。
多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。
此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
（五）按地序排检法按照文件形成的地区排列。
此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。
如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
（六）主题法按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。
严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。
对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。
第三节中国档案分类法1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版《中国档案分类法》第二版。
《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。
第四节中国档案主题词表1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。
1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。
《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。
主表主题词款目如下例：Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音人民代表大会…………[BB]……范畴号D 人代大会……………………代项F 地方各级人民代表大会……分项全国人民代表大会S 国家权力机关………………属项会议*Z 国家机构*……………………族项C 人民代表大会制………………参项《中国档案主题词表》词间关系表词间关系含义简称符号等同关系正式主题词用项Y非正式主题词代项 D属分关系下位词分项 F上位词属项S族首词族词Z相关词相关关系参项 C族首主题词注以“*”符号。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
第五节档案著录档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。
赋予其分类标识的过程，称为分类标引。
赋予其主题标识的过程，称为主题标引。
表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
练习：文件名称：关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知文件内容："经请示内容国务院，现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。
"有关数据：分类号：A-236 档号：2-1-3-3文号：国档发（1986）2号；保管期限：长期文本：正本发文日期：1986年2月7日附件：《档案馆开放档案暂行办法》规格：16开，3页12.30第六节档案检索工具一、作用档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。
它的基本职能有两个方面：1）存储。
即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。
即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。
档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。
档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
（一）桥梁作用档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。
档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。
也有人将这种桥梁作用比喻为“打开信息宝库的钥匙”，使用它才可以开户档案信息宝库之门，满足特定的需求。
（二）交流作用档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。
利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。
（三）管理作用档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。
尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。
各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。
上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。
二、档案检索工具的分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。
目前比较常见的分类方法有以下几种。
1．按编制方式分为目录、索引、指南。
2．按载体形式分为书本式检索工具卡片式检索工具缩微检索工具机读式检索工具3．按检索范围分为全宗范围检索工具档案馆范围检索工具专题范围检索工具馆际检索工具4．按功能分馆藏性检索工具查检性检索工具介绍性检索工具需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。
但了解一下传统的目录，对建立数据库还是有帮助的。
三、常见档案检索工具1．案卷目录案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。
表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2．全引目录案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3．全宗目录全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。
全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。
4．分类目录分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。
各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。
5．主题目录主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。
主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6．专题目录专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7．文号索引文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。
也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。
8．人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。
人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。
人名索引可以分为综合性和专题性两种。
综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。
9．地名索引地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。
以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。
10．档案馆指南档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。
档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。
档案馆指南一般应包括6部分内容。
．说明或序言．目录．档案馆概况．馆藏档案情况介绍．馆藏资料情况介绍．附录11．全宗指南全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。
全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
（1）立档单位和全宗的历史概况在档案利用活动中，对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。
因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认识该机关档案的价值。
这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。