公文管理办法(试行)文件编号：版本号：发布日期:二○○九年七月日实施日期：二○○九年七月日文件会签履历页公文管理办法（试行）1、目的1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。

1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。

2、适用范围2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。

2.2 股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。

3、定义3.1文件归口管理部门：指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。

3.2 公文文件：指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。

具体包括：（1）外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文；（2）请示、报告：指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告；（3）内部公文：指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。

4、职责4.1 总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责审核处理以股份公司名义上报、下发的公文文件，并对股份公司所属各子公司的公文管理工作负有检查、指导和监督职责。

4.2 各子公司、经营单位的综合管理部门负责本公司、经营单位的上报、下发的公文管理，各子公司、经营单位应指定专职或兼职人员担任本单位公文管理员，负责接收、处理股份公司下发或本单位下发的公文文件，负责相关信息的传递、处理和跟进落实。

4.3 股份公司、子公司各职能部门应指定专人兼职负责本部门的公文管理，或根据公文管理要求与文件收发流程管理需要设置信息接口人，负责本部门或本公司的对内、对外文件收发工作，建立文件收、发登记记录，根据文件处理时限跟踪文件处理进度，根据公文管理要求实施文件密级和急度管理，负责部门内部文件审核、编号、归档管理等工作。

5、工作流程5.1 公文文种及使用要求公文按文种划分，可分为：通知、通告、通报、决定、请示、申请、报告、纪要、工作联络函等。

5.1.1 通知：对股份公司及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”文种；5.1.2 通告：对股份公司及子公司需要向公司内部、外部告知关于所属部门或单位发生的重要事项，用“通告”文种；5.1.3 通报：上级部门向下级部门或特定对象传达重要情况，用“通报”文种；5.1.4 决定：对公司内部的重要事项做出规定或对重大行动做出安排，用“决定”文种；5.1.5 请示：下级部门事前向直接上级部门或领导请求指示、批准时，用“请示”文种；5.1.6 报告：下级部门事前中、事后向直接上级部门或领导汇报工作进度或待决事项，用“报告”文种；5.1.7 纪要：经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、决议事项或工作指示等，用“会议纪要”文种；5.1.8 工作联络函：对同级单位或部门、外单位进行工作沟通联络，需要接收单位或部门回复反馈的工作事项，用“工作联络函”文种。

5.2 公文的发文资格、效力5.2.1 发文资格股份公司、各子公司或经营单位为具备发文资格的主体，其他职能部门、模块、项目组等根据业务需要，可向公文归口管理部门提出发文申请，经审批后可作为发文主体。

未经公司或公文归口管理部门许可，其他部门或模块不得擅自对外发布公文。

5.2.2 发文效力公文经相关审批流程批准发布后，即对该文件的接收对象具有普遍约束力，所属任何部门或岗位必须严格执行，非公文直接接收对象应对公文所要求的执行事项向公文接收与执行部门提供支持与配合，接受文件归口管理部门的稽核、监督。

公文发放时由发文部门使用《文件发放登记表》（附件3）进行发放签收登记。

5.3 文件格式5.3.1正式公文包括但不限于以下文种：——公司重要人事任免决定、组织架构设置决定、重大事件的处理决定；——对公司内部各种重要事项所做出的规定、管理要求等；——对公司内部发布的需要周知或共同执行的事项通知、通报等；——各单位需要的效力作用于全单位的其他公文。

5.3.2 非正式公文指除正式公文规定以外的其它文件，主要指与公司经营管理结合不是很紧密，发送范围比较小，日常性、临时性事务公告等，如会议通知、事项通报、会议纪要、工作联络函等。

5.4公文管理要求完整规范的公文格式包括文件头、正文、文尾三部分。

公文格式模板详见附件1。

5.4.1 公文文件头、编号——股份公司名义发文用“股份有限公司文件”，文件编号为“【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，公文落款为股份公司全称、签发人及签发日期；——股份公司职能部门名义发文用“股份有限公司文件“，文件编号为“部门简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如总裁办发文编号为“办【2009】001号”，公文落款为股份公司全称、部门全称、签发人及签发日期；——子公司名义发文用“子公司全称+文件”，如长地万方公司发文，用“北京长地万方科技有限公司文件”，文件编号为“子公司简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如长地万方001号文编号为“长地【2009】001号”，公文落款为子公司全称、签发人、签发日期；——子公司职能部门名义发文用“子公司全称+文件”，文件编号为“子公司简称+部门简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如长地综合管理部001号文编号为“长地综【2009】001号”，公文落款为子公司全称、部门全称、签发人、签发日期。

5.4.2 公文密级及急度5.4.2.1密级：公司文件按保密程度分为绝密、机密、普通三级，绝密、机密文件应在文件首页左上角处标明“绝密”或“机密”字样，普通密级文件可省略标识。

——绝密：指文件内容涉及公司重大经营机密，一旦泄露将对公司利益产生重大影响的文件，绝密文件一般只发给指定范围的公司总裁、副总裁、总经理、副总经理及相应单位负责人等阅知；——机密：指文件内容涉及公司经营机密，不宜对外公开的文件，机密文件一般只发给指定范围的部长级或经理级以上管理人员等阅知；——普通：指文件内容可以对外公开的文件，如一般性事务通知、公告、决定、宣传资料、会议通知等，可以通过适当途径发给所有员工阅知。

5.4.2.2 急度：公司文件按办理流转时间要求的急缓程度不同分为特急、紧急、普通三级，特急、紧急文件应在文件首页左上角处标明“特急”或“紧急”字样，普通急度文件可省略标识。

——特急：指需要在收文后或发文后半个工作日内处理完毕的文件；——紧急：指需要在收文后或发文后一个工作日内（次日）处理完毕的文件；——普通：指按正常文件处理流程时限处理的文件，一般应在收文后或发文后三个工作日内处理完毕。

5.4.3 公文称谓公文称谓包括主送对象称谓与文件尾呈、报、抄、送称谓。

主送对象称谓一般为：——股份公司下发的文件主送对象为“各单位、部门”；——各子公司或职能部门发布的文件主送对象为“各部门”；文件尾表述一般为：——对上级领导或本单位领导用“呈报”；——对与此公文无直接关系但需要知会的同级单位或上级单位用“抄送”；——对同级部门或下属单位、部门用“发至”；——对此公文的编制、存档单位、部门用“存档”。

存档或印发份数以需要以书面纸质形式印发的份数为计算依据。

正式公文在文件落款单位或部门下方，应署文件落款对应的公司总裁、总经理或部门负责人姓名，署名方式可以书面签署，也可以电子签署。

5.5公文的审批、签发流程5.5.1 公文的审批流程5.5.1.1 以股份公司名义制定签发的文件，拟稿部门应填制《股份公司公文审批表》（附件2表1），按公文审批流程提交部门领导审核后，由股份公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，提交股份公司行政副总裁审核、股份公司总裁或其授权代理人签发。

5.5.1.2以股份公司部门名义制定签发的文件，拟搞部门应填制《股份公司部门公文审批表》（附件2表2），按公文审批流程提交部门审核后，由股份公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，提交文件签发部门分管副总裁（或部门负责人）或其授权代理人签发。

设有公文管理岗位的部门，可以由部门公文管理岗位负责进行公文审查与部门公文编号、公文发放管理工作。

5.5.1.3以子公司名义制定签发的文件，需要由股份公司相关业务部门或股份公司领导给予会签、批示的，由拟稿部门填制《子公司公文审批表》(附件2表3)，由子公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，经子公司总经理审核后，提报至股份公司总裁办公室。

需要由股份公司相关业务部门进行会签的，由股份公司总裁办公室提交相关业务部门会签后，提交股份公司行政副总裁审核、股份公司总裁或其授权代理人审批签发。

不涉及股份公司审批会签事项的子公司内部公文审批，由子公司公文归口管理部门负责参照本管理办法进行管理，不需提交股份公司审核。

5.5.2 股份公司公文签发流程5.5.3 股份公司职能部门公文签发流程5.5.4 下属子公司公文签发流程5.6 非正式公文管理要求5.6.1 请示与报告5.6.3.1 请示格式模板见附件7，报告格式模板见附件8。

5.6.3.2 请示与报告应严格区分，请示应一文一事，所请求指示事项应表述清晰明了，内容简明扼要，数据真实准确。

请示文件应由提出请示部门负责人审核后逐级提报，无特殊情况不得越级、多头报送。

对所请示内容涉及多个部门的请示，应提交相应部门注明会签意见后，再报主管领导审核提报。

5.6.3.3 报告由提出部门根据工作要求或领导指示要求进行编制。

报告文件应由作出报告部门负责人审核后逐级提报。

5.6.3.4 职能部门向公司领导请示或报告工作时，请示、报告对象称谓可用“公司领导”；子公司向股份公司请示或报告工作时，请示、报告对象称谓为对应负责该方面工作的直属主管部门，如“股份公司财务部”、“股份公司人力资源部”等，如需要呈报股份公司上级领导，可在请示、报告文件尾“呈”栏目内列明，由股份公司主管部门负责审核后向相应领导呈报。

5.6.3.5 向跨级部门或跨级领导请示、报告工作时，应以下属单位或部门的名义，并经其直属部门负责人、直属主管部门负责人审核会签后才能上报。