人事档案管理办法

第一条目的

为规范公司人事档案管理，方便查询和利用，遵照档案管理的相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司对人事档案的管理。

第三条人事档案的分类

根据员工从应聘录取试用转正离职四个环节及人事管理活动，将公司人事档案分为五类：

1、求职人员档案；

2、试用人员档案；

3、转正人员档案；

4、离职人员档案；

5、其他人事档案。

第四条人事档案应包括的内容

1、求职人员档案包括的内容

注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。

2、试用人员档案包括的内容

注：带“V”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。

3、转正人员档案包括的内容

注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。

4、离职人员档案包括的内容

注：带“√”为必须有的内容，带“☆”为根据实际情况而定，不作硬性规定。

5、其他人事档案的内容

其他人事档案是将各项人事管理活动中产生除以上四种档案内容以外的资料。包括培训活动过程记录资料、绩效考核的各种培训活动过程记录资料、绩效考核的各种过程记录资料、员工试用/ 转正的过程记录资料、员工考勤及休假的各种过程记录资料、及休假的各种过程记录资料、员工薪酬管理的各种过程记录资料等。

第五条人事档案的建立

1、求职人员档案是在招聘的过程中根据《员工招聘管理办法》收集求职者应聘资料、面试资料、测评资料，并根据录用需要，填写入职审批表，建立求职人员档案。

2、试用人员档案是在办理新员工试用、转正手续时根据《新员工试用管理办法》收集新员工试用、转正、聘用资料，在求职人员档案的基础上完善试用人员档案。

3、转正人员档案由负责管理人事档案的人员依据员工档案所含资料的规定，收集转正员工在职期间的档案资料。如定期收集员工考核记录、培训记录等。

4、离职人员档案是在办理离职员工手续时依据《员工离职管理办法》收集员工离职资料，在转正员工档案的基础上完善离职人员档案。

5、电子档案的建立

为了便于员工基础信息的查询，综合管理部需建立员工电子档案，员工电子档案包含以下内容：档案编号、姓名、部门、职位、出生年月、性别、族别、户籍、入党时间、入职时间、转正时间、劳动合同签订时间、劳动合同签订周期、社保办理时间、联系电话等。

6、其他人事档案的建立

（1）由负责组织培训的人员将培训过程的记录资料（如培训、讲师资料，培训机构、培训签到表等）收集整理后归为员工培训档按。

（2）由负责绩效考核的人员将绩效考核的各种过程记录资料（如考核评估表、工作总结、年度考核评分登记表等）收集整理成档。

（3）由负责办理员工试用/ 转正手续及考勤的人员将员工试用/ 转正及考勤过程记录资料收集整理归档。

（4）由负责办理员工薪酬的人员将员工薪酬管理的各种过程记录资料（如调资申请/ 审批表等）收集整理成档。

第六条人事档案的保管

1、人事档案的保管纳入公司档案管理范围。

2、人事档案原则上在综合管理部保管。

3、保管档案的人员不得向无关人员传播、议论档案内容，档案需存放于专用的档案保管柜内并单独设锁，无关人员不得接触人事档案。

第七条人事档案的查阅

因工作需要查阅人事档案的，必须按上签一级的原则，经批准后方可查阅。人事档案原则上不能借阅。

第八条人事档案的销毁

1、销毁人事档案并填写“档案销毁记录表”。

2、离职人员档案需保存3年后方可销毁，未经录用的应聘人员档案需保存1年后方可销毁，其他人事档案需保存1年后方可销毁，兼并企业与安置有关的资料需长期保存。

3、人事档案的销毁必须做清单记录，有总裁签字，2人以上同时在场进行销毁。第九条其他规定

1、本办法由综合管理部负责解释、修订。

2、本办法经总裁办公会和员工大会审议通过后生效。

3、本办法中有关条款与国家相关政策法规相抵触的，按国家政策执行。

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