四川省兴旺建设工程项目管理有限公司贵州分公司(内部使用)监理资料档案管理制度签发人:二〇一四年十月贵阳目录第一章总则 (3)第二章资料管理的职责划分与要求 (3)一、资料管理职责划分 (3)二、资料管理要求 (5)第三章资料管理措施 (8)第四章资料归档管理制度 (8)一、资料归档制度 (8)三、资料保管制度 (10)第五章项目监理资料的组成与移交 (11)一、项目监理资料组成 (11)二、项目监理资料移交 (11)附件一:《资料借阅登记表》; (11)附件二:《公章使用登记表》; (11)附件三:《监理资料归档内容目录表》; (11)第一章总则一、为规范工程项目监理文件资料管理工作,保证工程监理文件资料能够完整、准确、安全与有效利用,根据GB/T50319-2013《建设工程监理规范》对监理文件资料管理规定,结合项目部工程实际,制定本制度。
二、监理文件资料指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理日志、旁站记录等及国家标准、规范与上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、影像等各种形式与载体的文件材料。
三、本管理制度适用于监理实施阶段的资料编制与管理,项目竣工后,应依据业主单位要求及相关部门要求进行归档与移交。
第二章资料管理的职责划分与要求项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作,业务上受公司的指导与监督。
一、资料管理职责划分1、监理部各技术岗位人员1、1、监理部各技术岗位人员按照在项目监理过程中的职责分工,按时完成相关资料的签认及整理,在审查无误后交专职资料员管理。
1、2、对专职资料管理员工作职责进行指导。
2、专职资料管理员2、1负责各种文件的收发、登记及整理、借阅、保管工作。
2、2做好本公司检测仪器的借用登记与归还登记。
2、3做好会议记录与各种文件资料的打印工作。
2、4做好影像资料的整理存储工作;电子档资料要符合要求。
2、5发放的图纸、资料、函件必须留原件一份,连同发放清单一起存档。
2、6对各种工程资料进行科学规范的编号、登记、复印。
2、7做好施工中各种检查资料的整理与施工各阶段验收资料的整理。
2、8负责工程技术资料的归档保存,并按重要性进行分类;应做到分类有序、查找方便、有追朔性。
2、9及时清理作废资料不被误用。
2、10做好监理部的图集、标准、规范等书籍的存放、借阅工作。
2、11相关部门借阅图纸及工程资料,应报总监同意,登记相关借阅内容及时间,到期归还时,须经双方签名确认。
2、12协助现场监理员、专业监理工程师完善各种资料。
2、13做好工程竣工资料的整理归档。
2、14及时向本公司移交监理部资料并登记。
2、15及时向建设单位移交监理部资料并登记。
2、16协助建设单位与本公司有关竣工后备案工作。
二、资料管理要求1、资料内容必须依照实际情况与有关技术规范及时与真实地填写,做到原始资料齐全、准确、系统。
分项工程每完工一项要收集整理一项,确保各种原始资料收集及时性,为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。
2、各种施工原始记录必须在施工现场与工序完成时同步进行,不得事后补填原始记录。
3、过程资料保存要求3、1自检资料由施工单位保存;共检资料原件由施工单位保存,监理单位仅存复印件(须注明原件在何处);监理抽检(含平行试验)资料原件由监理单位保存,必要时施工单位保留复印件。
3、2施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章,分项工程完工后,有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工资料,工地试验室只保存复印件;项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章,试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中,中心试验室只保存复印件。
3、3各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。
4、分部分项工程检验资料就是工程交工验收的重要依据。
对于承包人上报的分部分项工程检验资料,项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。
签署合格意见后,项目监理部应及时将上述资料退还承包人,为竣工资料组卷做准备。
与此同时,项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。
对于审查不合格的资料,项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。
5、项目监理部就是竣工文件编制工作的监督者,完成责任范围内的监理文件材料编制工作,且要监督所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作,要切实保证竣工文件档案的收集与编制质量。
6、工程具备竣工验收条件后21天内,承包人应按工程竣工验收的有关规定与合同文件的约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。
业主在收到该申请及符合相关要求的竣工资料后21天内,成立竣工验收委员会,并通知政府有关部门,组织竣工验收。
若工程验收通过,监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书,同时办理工程的移交工作。
若工程质量达不到合同约定的标准,则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见,在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令,要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复,承包人完成上述工作后,应重新提出验收申请。
7、组卷原则(1)组卷的原则:组卷应遵循监理资料的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管与借阅。
(2)监理资料可按建设工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
(3)案卷不宜过厚,一般不超过40mm;案卷内不应有重份资料;不同载体的资料一般应分别组卷。
(4)案卷内资料的排列:文字资料应按事项、专业顺序排列;图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;既有文字又有图纸的案卷,文字排前图纸排后。
8、资料编号系统说明1、编号图例XWGZ-JL-AA-BB其中:XWGZ表示四川省兴旺建设工程项目管理有限公司贵州分公司;JL表示资料类别,此处表示监理资料;AA表示资料中类别下分类编号;BB表示顺序号。
第三章资料管理措施一、工程资料编制与整理应与建设项目同步进行。
在工程实施阶段,检查工程进度与施工质量时,要同时检查工程档案的收集、整理情况。
进行单位、分部、分项工程质量等级评定与单项工程验收时,要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后,及时整理归档,基本做到工程完工,资料整理基本完成。
二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求,将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。
三、项目监理部应对承包人资料的编制与整理工作进行经常性监督检查,对检查中发现的不足项应要求其限期改正;整改不符合要求的,对应的分部分项工程不得进行中间计量。
第四章资料归档管理制度一、资料归档制度1、文件全部处理完毕后,已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。
办公室文员应做好以下两方面的工作:1、1、对文件处理表进行收集、整理,作为各监理人员处理文件的原始凭证。
1、2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。
2、资料管理员应及时对来往文件原件(含发文稿及文件处理表)进行整理与归档。
任何个人均不得保存应当归档的公文。
3、归档范围内的文件要根据其相互联系(如监理工程师通知单与回复单)、特征与保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理,保证归档文件齐全、完整,能正确反映项目的主要工作情况,便于保管与利用。
4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号与组卷,发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。
资料分类组卷详见附件3:《监理资料归档内容目录表》二、资料借阅制度项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外,还应建立完善的文件查阅登记制度。
对于一般性文件,查阅时实行登记;对于有密级规定的重要文件,查阅时必须征得项目监理部领导的同意。
具体如下:1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员,负责对项目监理部的资料进行管理。
2、所有资料均入柜、上锁,钥匙由资料主管工程师保管,需要借阅资料的人员,应先向资料主管工程师申请,资料主管工程师查证所借资料在柜后,借阅人登记签字后方能借出资料。
3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的,资料主管工程师应向其催要所借资料,借阅人因故不能按时归还的,应向资料主管工程师解释原因,资料主管工程师作以记录。
4、借阅人具有保管好所借资料的义务,发生所借资料丢失或资料严重破损的情况,借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还,资料主管工程师负责监督、检查。
5、本项目所发资料(无需归还),原则上仅发放一次,员工丢失所发资料的,应自行购买并不能因此影响工作与学习。
三、资料保管制度1、根据监理档案资料的重要性的不同,保管期限规定如下。
1、1、建设监理文件资料中的项目监理机构与负责人名单、建设工程监理合同、监理规划、监理月报中有关质量问题、监理会议中的有关质量问题、进度控制、质量控制、分包资质、监理通知、合同及其它事项管理、监理工作总结等需长期保存。
1、2、建设监理文件资料中造价控制资料短期保存,时间三年。
1、3、与建设工程监理有关资料中的工程质量检验记录(土建工程、安装工程)等记录,需长期保存;其它资料保存期三年。
第五章项目监理资料的组成与移交一、项目监理资料组成项目监理过程中,所形成的需归档的监理文件材料详见附件3:《监理资料归档内容目录表》表中所列内容。
二、项目监理资料移交1、项目监理部应在项目交工验收后三个月内,根据竣工文件编制要求,分别向业主、接管单位移交经系统整理过的全部竣工文件材料。
2、档案资料移交应按监理合同要求执行。
符合国家科技档案标准格式的案卷目录与卷内目录构成。
要求移交书内容应与实际档案内容完全一致,移交书封面的签章签名应当俱全。
此外,还应提交符合达标软件要求的转换目录电子版一份。
附件一:《资料借阅登记表》;附件二:《公章使用登记表》;附件三:《监理资料归档内容目录表》;资料借阅登记表注:此表必须填写详实,以打印表格形式保存,资料借阅时必须按此格式登记,未登记资料不予借出。
公章使用登记表附件三: 监理资料归档内容目录表(一类)监理资料归档内容目录表(二类)监理资料归档内容目录表(三类)卷内目录案卷封面卷盒封面案卷脊背总监理工程师: 档案移交经手人: 技术质量部审核人:接收单位: 档案接收经手人: 接收日期: 年月日。