史志档案信息管理系统建设探讨
作者：谭绪刚
来源：《办公室业务》 2017年第8期
文/山东省潍坊市奎文区政府史志办公室谭绪刚
【摘要】随着现代信息技术的发展与应用，为史志档案信息资源的科学保管创造了有利条件。

为提升史志档案管理工作效率，需要建立起相应的信息管理系统，确保史志档案应有价值
得到发挥。

本文对史志档案信息管理系统建设进行了探讨，包括目录计算机检索系统建设和实
现全文数字化两个方面内容。

【关键词】史志档案；信息管理系统；建设
在我国社会发展过程中，史志档案的重要性日益凸显，数量不断增加。

对于各种史志档案
资料，需要进行科学与规范管理，切实体现出应有的价值。

对此，相关部门要真正提高重视程度，尽快转变思想观念，不断强化工作措施，大力推动史志档案信息管理系统建设步伐。

确保
史志档案得到有效的保存，提升档案资料的利用率，为社会经济建设提供服务。

一、史志档案目录信息检索系统建设
建设史志档案目录信息检索系统，能够更好地整理数据库中存储的全部数据，并提升检索
的速度。

系统主要建设内容包括以下几方面，能够促进史志档案检索更加便捷、快速。

（一）数据库和数据管理具备更强的开放性。

系统可以增加、删除和修改数据库中的数据，让各种档案类型需求得到满足，实现对史志档案信息的有效管理。

数据的增加、删除、修改和
排序等操作非常简单，并提供多种辅助输入功能，如重复、列表、抽词、编码和通改等。

（二）让档案查询更加准确和全面。

利用目录信息检索系统，只需要将关键词输入进去，
能够快速得到查询结果，同时提供拼音首字查询功能，并解决了重音字问题。

系统还可以提供
树型查询服务，查询由上至下进行，层次分明，将所需档案准确识别出来，满足档案人员检索
要求。

系统还具备自动漫游检索功能，能够自动在数据库内进行查找，并快速显示查找结果，
从而有效节省了查询的时间。

（三）具备较强的系统编目能力。

系统能够自动生成或手工自由设计报表，让各种类型档
案与报表的要求得到满足。

档案管理员能够按照将要形成的档案目录表，自行设计并修改档案
目录表结构，让系统的使用更加灵活，实现了工作效率的提升。

（四）具备档案利用统计功能。

应用计算机，能够快速、详细统计档案利用的状况，进行
档案统计，能够对全部档案的各种类别具体情况作出报表，便于档案管理人员及时制定合理决策。

这需要软件统计具备方便、灵活的特点，将需要统计的事项确定下来，操作计算机，就能
够清楚地进行统计，将报表完整、齐全地打印出来。

（五）将关键词在标题中自动标引出来。

能够在文件标题内，将关键词自动提取出来，通
过用关键词取代主题词的方式，为计算机进行词组自动标引提供了可行途径，降低了录入人员
标引关键词的难度。

二、实现对史志档案资料的全文数字化
对史志档案的数字化，主要方法就是全文存储档案资料，在史志档案信息管理系统里面，
主要利用目录来管理，在目录数据内集成全文信息、图像信息和浏览功能，然后开展管理工作。

将目录数据当成检索入口，这样能够对史志档案图文信息进行全文检索。

（一）档案数字化。

如果史志档案资料的载体是纸张，需要尽快转换载体，用光盘和硬盘
存储信息，对此应实现数字化。

数字化方式有很多，当前常用键盘录入的方式，不过存在较大
局限，即录入效率不高，无法保存史志档案原件信息，包括印鉴、图表和手迹等。

对此可以选
用扫描仪，提升输入效率，让史志档案信息保存更加完整、准确。

（二）图像压缩。

计算机内标准内码为键盘输入的文字，占据的存储空间很小，对图像文
件而言，占据的存储空间则很大。

对此，应压缩图像，减少图像文件占据的存储空间。

图像数
据被压缩后，进行浏览的过程中，能够按照一定比例进行放大和缩小，利用者能够根据自身需求，选择相应的图像比例，这样使图文信息提供与利用变得更加灵活。

（三）图像管理。

通常图像存储方式包括以下两点：一是对图像进行压缩，形成一个文件，并输入文件名，在光盘、硬盘上进行存储，今后如果需要利用，只需要根据文件名就能够实现
快速查找。

但是该方式需要对所有图像取名，比较麻烦，且因为每个图像为一个文件存储，在
光盘和硬盘上存储时，会形成大量碎片，存储效率不高，查找速度也很慢。

对此，可以建立一
个图像库与索引文件，在图像库内放入所有图像，并在索引文件内将每个图像文件具体位置指
出来。

（四）史志档案数据库管理。

实现史志档案数字化以后，若是在光盘和硬盘中分散存储，
则利用率很低，需要利用数据库进行管理，便于之后的阅览、统计和打印。

（五）光盘刻录。

图像文件在光盘中占用的存储空间最大，数据库、辅助文件以及程序等
都在计算机内存储，在查询输出过程中，光盘与计算机系统都必不可少。

利用史志档案信息管
理信息系统，可以在同一张光盘上集成图像文件、辅助文件、数据文件以及检索程序。

就算计
算机系统发生故障，也可以只用这张光盘，就可以进行检索。

三、结语
总之，在当前信息时代背景下，为史志档案管理工作带来了更多有利条件。

相关部门应引
起重视，加快史志档案信息管理系统的建设，充分运用信息技术手段管理史志档案。

这样才能
满足当前史志档案管理工作要求，提升档案管理工作效率，让史志档案的作用充分发挥出来。

【参考文献】
[1]马世仙.档案信息系统建设若干问题探讨[J].中国管理信息化,2017(03):179-180.
[2]张燕双.城建档案信息管理系统改造与应对措施[J].办公室业务,2014(07):167-168.。