1目的
规范会议室管理，为客户提供优质的会议服务。

2范围
适用于大厦类服务中心会议室的管理。

3职责
3.1客户服务部负责会议室租用手续的办理，并负责有关会议要求信息的传
递及会场布置；
3.2工程部负责会议室的硬件设备设施的调试及启动；
3.3保洁部负责会议室的摆台（台形根据《会议预订单》要求执行），清洁
卫生、花草摆放、提供会议饮用开水等；
3.4保安部负责会议室的安全保卫、车辆引导、车位预留、电梯手动服务及
特殊保安服务等。

4程序
4.1会议预定
4.1.1客户服务人员根据客人提出的预定需求，填写《会议预订单》，注明会
议时间、会议服务要求、人数、电话、联系人及其它相关要求，超出规
定服务项目的部分婉言向客人解释说明，如属合理要求部分，需加收相
应费用；
4.1.2客户服务人员向客户出示《租用会议室承诺书》并请其签字确认；
4.1.3非大厦内部客户租用会议室应请客户提交《营业执照》复印件及相关合
法证明；
4.1.4确定会议预订后，客户服务人员要求客户在《客户服务收费单》上签字，
并在客户服务部收款处交款。

会议室使用收费按照《有偿服务收费标准》
中商务会议收费执行；
4.1.5若客户未提前一天通知客户服务部客户服务人员取消预订的会议，视同
会议实行，按会议室已使用收取费用；
4.2租用设备
4.2.1如需租用设备时，由客户服务人员按《商务会议收费标准》填写《客户
服务收费单》，请客户签字确认并预交押金，（免交押金需出具使用单
位设备使用损坏赔偿保证书）客户服务人员同工程人员与客户一起验证
设备是否完好。

4.2.2物品归还时，客户服务人员应向客户服务部主管报告并验收物品完好无
损后，如有押金为客户办理退还押金手续。

4.2.3租用的设备、物品如有损坏，由客户服务人员要求对方按价赔偿。

4.2.4如出现不能按期归还设备、物品，则视为客户继续租用设备并按天计算
设备租用费，客户服务人员应提前向客人说明加收费用规定。

4.3会议信息的传递
4.3.1由客户服务人员根据客户要求填写《会议预定单》。

4.3.2待客户确认后持《会议预定单》到相关部门请该部门主管签字确认。

4.4会议服务
4.4.1客户服务部
4.4.1.1 会议开始前30分钟，客户服务人员根据《会议预订单》的要求，对会
议室的布置情况进行检查。

4.4.1.2 会议开始前30分钟，应在大堂、电梯厅、会议室门口放置标有会议名
称、地点的指示牌。

4.4.1.3 会议开始时应在会议室门把手上挂好“请勿打扰”指示牌，会议开始前
客户服务人员应告知客人，会间如有需求如何同客户服务人员联系，在
会议进行时遇紧急情况，客户服务人员应协调各相关部门，处理会间应
急事务。

4.4.1.4 会议结束后，客户服务人员要检查会议室所有物品是否完好，并清点数
目，切断所有电源，关灯，关闭空调，关窗锁门。

4.4.2工程部：根据《会议预订单》按时开关会议室灯光、音响、及会议所需
设备等。

4.4.3保安部：根据《会议预订单》要求安排警力，电梯手动服务、车场车位
预留服务提供如特殊保安服务等。

4.4.4保洁部：根据《会议预订单》安排会前清洁摆台及准备会议饮用开水等；
待会议结束后进行会场清洁服务。

4.5《会议预订单》等记录需填写清晰、完整。

5支持性和相关性文件
5.1有偿服务收费标准（含：商务会议收费标准，各服务中心制定，报公司
及价格管理部门备案后执行）
5.2租用会议室承诺书（各服务中心制定，报法务部审批执行）
6质量记录及表格
6.1 会议预订单
6.2 客户服务收费单。