第7章工资管理系统学习目标了解工资管理系统的任务特点，熟悉工资管理系统的业务流程和数据流程。

了解工资管理系统的主要功能，掌握工资管理系统的操作，能够根据需要建立工资管理账套，完成工资系统初始化，进行工资处理。

7.1 工资管理系统概述工资管理是电算化信息系统的重要组成部分。

在通用会计软件中，工资管理系统可为企业、行政、事业及科研单位建立多套工资管理，可按不同单位要求设置工资管理项目并定义工资计算公式;输入、修改工资数据和资料;选择工资发放形式，方便工资发放;自动计算所得税;自动进行工资数据的计算和汇总;在会计期末对工资费用进行分配和有关费用的计提和分配，并通过转账向总账系统和成本核算系统传递数据;可根据需要进行职员工资的维护。

此外，工资管理系统还提供了强大的工资分析和管理功能，制作各种类型的工资表。

工资管理系统的主要功能有工资计算、工资发放、工资费用分摊、工资统计、分析和个人所得税的核算。

7.1.1 工资管理的任务工资管理的主要任务是:（1）及时准确地计算每个职工的应付工资，反映和监督企业与职工的工资结算情况。

（2）正确地计算企业工资总额，反映和监督工资总额计划的执行情况，有计划地对工资总额进行控制。

（3）按照工资的用途正确地将工资费用计入产品成本及其他相关账户。

（4）正确提取职工福利费用。

7.1.2 工资管理的特点（1）业务处理政策性强。

工资计算的正确与否直接关系到职工的经济利益，各种奖金、补贴、津贴以及扣款等，应如实填报，并严格按照国家规定进行计算，既保护职工的利益，又保护国家的利益。

（2）及时性、准确性要求高。

工资的发放有较强的时间性限制。

必须严格按照规定的时间完成计算和发出工作，并保证工资的计算结果准确无误。

（3）处理业务重复性强，数据计算涉及各个部门。

工资管理的方法较固定，每个职工工资的计算方法都是重复同样的程序，但每一职工工资组成项目较多，增减金额计算繁琐，工作量较大。

（4）涉及面广。

工资管理涉及面广体现在它涉及很多部门及系统，如职工个人、人事劳资部门、职工所在部门、总务部门等，此外代发工资还涉及银行，交纳个人所得税涉及税务部门，交纳住房公积金涉及房改部门，交纳医疗保险、养老保险涉及保险公司等。

7.1.3 工资管理系统的应用方案不同企业中管理模式不同，工资核算也存在不同的核算模式，为此，用友ERP-U8工资管理系统提供单类别工资核算和多类别工作核算两种应用方案。

（1）单类别工资核算。

如果企业中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，那么就可以对全部员工实行统一的核算方案，即选用系统提供的单类别工资核算应用方案。

（2）多类别工资核算。

如果单位按周或月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需要进行统一工资核算管理，则需要根据不同的情况来选用系统提供的多类别工资核算应用方案。

①企业中存在不同类别的人员，不同类别的人员工资发放项目不同，计算公式也不相同，但需要进行统一工资核算管理。

如企业需要分别对在职人员、退休人员、离休人员进行工资核算，或者企业需要将临时工同正式职工区别开来，分别进行核算等情况。

②企业每月进行多次工资发放，月末需要进行统一核算，如企业采用周薪制，或工资奖金分次发放。

③企业在不同地区设有分机构，而工资核算由总部统一管理。

④工资发放时使用多种货币，如人民币、美元等对于不存在以上业务的单位，建议也建立多工资类别。

但是在实务当中，只使用一个工资类别。

通过这种设置方式，如果以后的业务模式发生了重大变化，则可以轻易而迅速的修改软件设置以符合业务流程，从而减少未来变化后设置的工作量。

7.1.4工资管理的业务流程工资管理的业务流程如下:财会部门在工资结算阶段接受以下部门的数据。

①人事部门提供职工调入、调出等变动文件。

②车间科室填制并报经劳资部门审核的考勤资料。

③生产部门提供的产量、质量统计数据。

④总务部门提供的房租、水电、煤气等代扣资料。

⑤工会劳资等部门提供的互助金、保险金等资料。

（2）根据上述工资管理的原始凭证填制工资结算凭证。

（3）会计部门根据车间、部门的工资结算表汇总编制工资结算汇总表。

（4）根据工资汇总表的内容，进行工资分配计算，填制记账凭证。

工资管理业务流程如图7-1所示图7-1 工资管理业务流程图7.1.5工资管理系统数据流程工资管理系统原始数据量大，涉及的部门比较多，为了提高原始数据的输入速度，先对输入数据进行分类，一般按工资数据变动频率的不同，将工资数据分为固定数据和变动数据两大类。

固定数据是指在较长时间内很少变动的数据，如职工姓名、职工工号等。

变动数据是指每个月都可能发生变化的数据，如加班、扣款项等。

对于数据量大的企业，通常将以上两类数据分别存储在固定工资信息文件和变动工资信息文件中。

固定数据文件供系统长期使用，只有在人员调出、调入、内部调动等情况下需要更新，每月电算化系统可以直接调用这些固定数据，不需要重新输入。

变动数据文件每月需要重新输入。

对于规模不大的企业，量较小或每月变动数据较少的企业，可将固定数据和变动数据集中在一起存储在一个工资文件中，先根据上月的工资复制本月工资文件，再将本月工资文件中的变动数据项全部清零后，重新输入变动数据，然后再进行各种处理。

工资数据分为固定数据和变动数据的情况下，工资管理系统数据流程如图7-2所示。

图7-2 工资管理系统数据流程图7.1.6 工资管理系统的功能模块为满足工资管理的需要，工资管理系统的功能一般有以下几个方面:（1）输入与职工工资管理有关的原始数据。

（2）按工资发放部门正确计算职工工资，并进行工资费用的分配和工资的转账。

（3）按工资发放部门及时输出“工资汇总表”和“工资单”、“工资分配表”等。

（4）及时提供工资信息的查询。

（5）为系统基本功能的实现提供必要的系统维护与管理。

工资管理系统的功能模块如图7-3所示。

图7-3 工资管理系统功能模块7.1.7工资管理系统的操作流程不同的应用模式，在操作流程上也有所区别。

进入系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，只有按正确的次序使用，才能保证少走弯路，并保证数据的正确性，特别是第一次使用的用户，更应遵守使用次序。

（1）新用户的操作流程选择多工资类别进行核算管理的企业，首次启用工资管理系统应按下列步骤进行操作：①安装工资管理系统，设置工资账套参数（选择多个工资类别）。

②设置所涉及到的部门、所有工资项目、人员类别、银行名称和账号长度。

③建立第一个工资类别，选择所管理的部门，录入人员档案。

④设置计件工资标准和方案。

⑤选择第一个工资类别所涉及到的工资项目并设置工资公式，录入工资数据。

⑥建立第二个工资类别并选择所管理的部门。

⑦录入人员档案或从第一个人员类别中复制人员档案。

⑧选择第二个工资类别所涉及到的工资项目并设置工资公式，录入工资数据。

⑨建立第三个工资类别并选择所管理的部门。

7.2 工资系统的初始化第一次使用工资管理系统时，需要进行系统初始化，建立工资账套，设置基础信息，建立工资类别，进行工资类别的初始设置等。

7.2.1 建立工资账套本单位核算账套建立完成后，以账套主管的身份注册进入企业门户，在企业门户中启用工资管理系统。

工资管理系统启用后，具有相应权限的操作员就可以登录本系统了。

如果是第一次进入，系统将自动启动建账向导。

系统提供的建账向导共分四步：即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码，具体操作步骤如下:（1）参数设置，屏幕显示如图7-4所示。

图7-4 参数设置①选择工资账套处理的工资类别个数:多个。

工资类别有两类:“单个”和“多个”。

当核算单位对所有人员的工资实行统一管理时，选择“单个”类别，当核算单位每月多次发放工资，以及不同职工发放工资的项目不同，计算公式也不同，但需要统一管理时，选择“多个”类别。

②选择工资账套处理的核算币别:人民币。

③是否核算计件工资，如选择“多个”类别，核算计件工资。

④单击“下一步”。

（2）扣税设置，屏幕显示如图7-5所示，选中“是否从工资中代扣个人所得税”。

图7-5 扣税设置用户选择“代扣个人所得税”后，系统自动在工资项目中生成工资项目“代扣税”，自动进行代扣税金的计算。

设置完毕后，单击“下一步”。

（3）扣零设置，屏幕显示如图7-6所示，选择“扣零”。

扣零设置是在每次发放工资时，将零头扣下，等到积累成整时再补上。

用户选择“扣零处理”后，选择扣零至元、角或分，系统自动在工资项目中生成工资项目“本月扣零”和“上月扣零”，自动进行扣零计算，设置完毕后，单击“下一步”。

图7-6 扣零设置（4）人员编码设置，屏幕显示如图7-7所示。

①设置人员编码长度，在系统规定的编码范围（10位）内，用户可根据需要自由定义编码长度。

人员编码长度中不包含所属部门编码。

②单击“完成”。

图7-7 人员编码设置7.2.2 基础信息设置建立工资管理账套后，需要对工资管理系统的基础信息进行初始设置，完成系统初始化。

具体内容包括:部门设置、人员类别设置、人员附加信息设置、工资项目设置、银行名称设置等。

1.部门设置为了按部门进行各类人员工资的核算，就需要设置部门档案。

部门档案与其他系统是共享的，设计时一定要考虑周详。

例如:沈阳市华宇有限公司部门档案见表7-1。

表7-1 沈阳市华宇有限公司部门档案表具体操作步骤如下:①在“设置”菜单中单击“部门设置”，屏幕显示如图7-8所示。

②单击“增加”按钮。

③输入部门编码、部门名称、负责人、部门属性等。

④单击“保存”按钮。

⑤重复步骤②～④，输入全部部门档案资料。

图7-8 部门设置2.人员类别设置为了进行工资费用的汇总和分配，就需要设置人员类别。

例如:沈阳市华宇有限公司人员类别有:管理人员、生产人员、销售人员。

具体操作步骤如下:①在“设置”菜单中单击“人员类别设置”，屏幕显示如图7-9所示。

②单击“增加”按钮，可输入本账套管理的人员类别。

③单击“删除”按钮，即可删除光标所在行的人员类别。

④输入完成，单击“返回”按钮。

图7-9 人员类别设置已使用的人员类别不允许删除，人员类别名称长度不得超过10个汉字。

人员类别只剩一个时不许删除。

3.人员附加信息设置为便于对人员进行管理，丰富人员档案内容，就需要设置人员附加信息。

例如:沈阳市华宇有限公司要增加性别、年龄、民族、职称、职务、工龄等信息。

具体操作步骤如下:①在“设置”菜单中单击“附加信息设置”，屏幕显示如图7-10所示。

图7-10 附加信息设置②单击“增加”按钮，在“信息名称”文本框中输入人员附加信息项目名称，或从“参照”下拉列表中选择项目，如选择“性别”，输入或选中的项目则出现在项目列表中。

按同样的方法，输入全部附加信息资料。

③如果想增加性别的参照值，选择栏目参照为“性别”，选择“是否参照”为“√”，然后点击“参照档案”，则系统显示如图7-11所示界面。